1С 8: как сделать отчёт — от настройки типового до создания своего

Отчёты в 1С 8 строятся тремя основными способами: использованием типовых отчётов конфигурации, настройкой вариантов этих отчётов под свои задачи и разработкой собственного отчёта в конфигураторе на системе компоновки данных (СКД). Первые два способа доступны любому пользователю без программирования, третий требует прав разработчика и понимания структуры данных.

Большинство повседневных задач — оборотно-сальдовая ведомость, анализ продаж, остатки склада, ведомости по зарплате — закрывается типовыми отчётами с изменёнными настройками. Собственный отчёт имеет смысл создавать только тогда, когда типовой не выводит нужную комбинацию данных или требуется особая структура строк и колонок.

Ниже разобраны все три подхода: как найти и настроить готовый отчёт, как сохранить свой вариант, как построить отчёт через универсальный механизм и как создать новый объект отчёта в конфигураторе с запросом и схемой компоновки.

Найдите и откройте типовой отчёт конфигурации

В типовых конфигурациях (Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом) отчёты сгруппированы по разделам. В «1С:Бухгалтерии 8» это пункты меню «Отчёты» и «Операции», в УТ — раздел «Отчёты» внутри каждой подсистемы (продажи, склад, финансы). Также работает глобальный поиск: нажмите лупу в правом верхнем углу и введите название, например «Оборотно-сальдовая ведомость».

Стандартные отчёты для начала работы: оборотно-сальдовая ведомость и анализ счета (бухгалтерия), валовая прибыль и анализ продаж (торговля), остатки и доступность товаров (склад), расчётный листок и начисления (зарплата). Каждый из них формируется по кнопке «Сформировать» после указания периода.

Если отчёт не формируется или выдаёт пустой результат, проверьте три вещи: указан ли период, есть ли данные за этот период в базе, не стоит ли в настройках лишний отбор, отсекающий все записи. Пустой отчёт почти всегда означает проблему с отборами, а не с программой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Данные в отчёте

Норма

Суммы совпадают с оборотами по документам за период

Тревожный признак

Отчёт пуст или показывает часть данных

Отборы в настройках

Норма

Активны только нужные отборы

Тревожный признак

Стоит галочка на отборе, который отсекает записи

Период

Норма

Совпадает с отчётным периодом задачи

Тревожный признак

Период сброшен или стоит другой месяц/год

Настройте отчёт под свою задачу

Кнопка «Настройки» (или «Показать настройки») открывает панель, где задаются период, отборы, группировки, показатели и оформление. Это главный инструмент пользователя: один типовой отчёт через настройки превращается в десятки разных аналитических срезов.

Отборы и группировки

Отбор ограничивает данные: например, в отчёте по продажам оставить только одного менеджера или одну номенклатурную группу. Добавьте поле отбора, выберите вид сравнения («Равно», «В списке», «В группе») и укажите значение. Вид сравнения «В группе» удобен для папок справочников — отберёт всё содержимое папки с подпапками.

Группировки определяют структуру строк: по контрагентам, по товарам, по месяцам. Вложенные группировки дают детализацию — например, «Контрагент → Договор → Документ». Чем глубже детализация, тем дольше формируется отчёт и тем больше его объём.

Показатели, сортировка и оформление

На закладке «Показатели» (или «Поля») включаются и отключаются колонки: количество, сумма, себестоимость, прибыль. Сортировка задаёт порядок строк — по убыванию суммы продаж, по алфавиту. Условное оформление позволяет подсветить строки цветом по условию, например отрицательную прибыль красным.

1. 1
   Откройте отчёт и задайте период
2. 2
   Нажмите «Настройки» и перейдите на закладку «Отбор»
3. 3
   Добавьте нужные отборы и включите их галочками
4. 4
   На закладке «Группировка» задайте структуру строк
5. 5
   На закладке «Показатели» оставьте нужные колонки
6. 6
   Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
7. 7
   Сохраните настройки как вариант отчёта

Сохраните результат как свой вариант отчёта

Чтобы не настраивать отчёт заново при каждом открытии, сохраните настройки как вариант. Кнопка «Сохранить вариант» (в ряде конфигураций — через меню «Ещё») предложит ввести название, например «Продажи по менеджерам за месяц». Вариант появится в списке отчётов и будет доступен для выбора.

Варианты бывают пользовательскими (видны только вам) и общими — доступ к публикации общих вариантов зависит от прав. Если нужно, чтобы настройкой пользовались коллеги, попросите администратора сделать вариант общим или добавить его в панель отчётов раздела.

Полезная практика — отправка отчёта по расписанию. В конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем вариант отчёта можно настроить на автоматическое формирование и отправку по почте: меню «Ещё» → «Отправлять по расписанию» (при наличии соответствующей настройки в программе). Так руководитель получает ежедневный отчёт о продажах без ручных действий.

Сформируйте данные через универсальный отчёт

Если типового отчёта по нужному объекту нет, во многих конфигурациях доступен «Универсальный отчёт». Он строит данные по любому документу, справочнику или регистру: вы выбираете источник (например, регистр накопления «Продажи»), период, поля и группировки — и получаете таблицу без разработки.

Типовой порядок: откройте универсальный отчёт, выберите тип объекта (документ, справочник, регистр сведений или накопления), укажите конкретный объект, задайте период и отборы, добавьте группировки и показатели, сформируйте. Для регистров накопления доступны остатки и обороты, для регистров сведений — срез последних значений на дату.

Ограничение универсального отчёта — он работает с одним источником данных. Соединить в одной таблице продажи и закупки, план и факт через него не получится — для таких задач нужен отчёт на СКД с запросом к нескольким таблицам.

Сравнение способов сделать отчёт

Типовой отчёт с настройками

Подходит для стандартной аналитики; ограничение — только предусмотренные разработчиком поля и связи

Универсальный отчёт

Подходит для произвольного объекта конфигурации; ограничение — один источник данных, простая структура

Отчёт на СКД в конфигураторе

Подходит для любой логики и нескольких источников; требует прав разработчика и знания запросов

Создайте собственный отчёт в конфигураторе на СКД

Система компоновки данных (СКД) — штатный механизм 1С 8, который берёт на себя вывод отчёта: вы пишете только запрос к данным и настраиваете структуру, а группировки, итоги, отборы и оформление платформа строит автоматически. Программировать вывод в табличный документ вручную не нужно.

Пошаговое создание отчёта

Откройте конфигуратор, в дереве конфигурации найдите ветку «Отчёты», добавьте новый объект. На закладке «Основные» нажмите «Открыть схему компоновки данных» и согласитесь создать схему. В конструкторе запроса выберите таблицы — например, виртуальную таблицу «Продажи.Обороты» — и нужные поля: номенклатура, количество, сумма оборота. Параметры периода (НачалоПериода, КонецПериода) добавьте в виртуальной таблице через кнопку параметров.

Далее перейдите на закладку «Настройки» схемы компоновки. В структуре добавьте группировку по номенклатуре, в выбранные поля — показатели. Сохраните. Отчёт готов: в режиме предприятия он появится там, куда вы его добавили через командный интерфейс подсистем, и сформируется по кнопке «Сформировать».

Пример простого запроса для схемы компоновки:

ВЫБРАТЬ
ПродажиОбороты.Номенклатура КАК Номенклатура,
ПродажиОбороты.КоличествоОборот КАК Количество,
ПродажиОбороты.СуммаОборот КАК Сумма
ИЗ
РегистрНакопления.Продажи.Обороты(&НачалоПериода, &КонецПериода, , ) КАК ПродажиОбороты

Для соединения нескольких источников используйте левые соединения в запросе или наборы данных типа «Объединение». Вычисляемые поля (закладка «Вычисляемые поля») позволяют добавить показатели вроде процента прибыли, не усложняя запрос.

Выведите отчёт во внешний файл и типичные ошибки

Если отчёт нужен разово или его должен видеть пользователь без доступа к конфигуратору, сохраните созданный отчёт как внешний: в конфигураторе «Файл → Сохранить как» с расширением .erf. В режиме предприятия внешний отчёт открывается через «Файл → Открыть». Это удобный способ передать отчёт заказчику или протестировать разработку на копии базы.

Сформированный табличный документ выгружается в Excel, PDF, HTML через «Файл → Сохранить копию» или кнопку сохранения на панели. Для печати используйте предварительный просмотр — там же настраиваются поля, ориентация и масштаб, чтобы широкая таблица помещалась на лист.

Если отчёт на СКД формируется медленно, чаще всего помогает перенос условий из настроек отбора в параметры виртуальной таблицы запроса: данные отсекаются на уровне СУБД до компоновки, а не после выборки. Это особенно заметно на регистрах с большим числом записей.

Частые вопросы

Почему типовой отчёт формируется пустым, хотя документы есть?

Проверьте период, активные отборы и то, проведены ли документы. Также убедитесь, что смотрите данные по нужной организации — в многофирменной базе отбор по организации часто стоит по умолчанию. Если документы введены «задним числом» после закрытия периода, проверьте дату запрета изменения данных.

Как дать пользователю отчёт без доступа к конфигуратору?

Сохраните настройки типового отчёта как общий вариант и добавьте его в панель отчётов раздела — либо передайте внешний отчёт (.erf), который пользователь откроет через «Файл → Открыть». Для регулярной работы предпочтительнее вариант внутри конфигурации: он не потеряется и доступен по правам.

Чем внешний отчёт отличается от встроенного?

Внешний отчёт — отдельный файл, который не требует изменения конфигурации и легко передаётся. Встроенный хранится внутри конфигурации, участвует в подсистемах и правах доступа, обновляется вместе с программой. Для постоянного использования лучше встроенный, для разовых задач и тестирования — внешний.

Можно ли сделать отчёт без знания языка запросов?

Да. Настройки типовых отчётов и универсальный отчёт запросов не требуют. В конфигураторе конструктор запроса собирает текст визально: вы выбираете таблицы и поля мышью, а запрос формируется автоматически. Ручная правка нужна только для сложных соединений и условий.

Как автоматически отправлять отчёт руководителю каждое утро?

В конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем откройте вариант отчёта, в меню «Ещё» выберите настройку рассылки, задайте расписание и получателей. Потребуется, чтобы в программе была настроена учётная запись почты и выполнялись регламентные задания — это проверяет администратор.

Отчёт формируется несколько минут — что делать?

Сократите период, уберите лишние группировки и детализацию до документов, перенесите отборы в параметры виртуальной таблицы запроса. Если отчёт типовой и тормозит у всех пользователей — проблема в объёме данных или индексах, это задача администратора или специалиста по оптимизации.