Обучение и Решения · 13 мин
Как в 1С провести обучение с отрывом от производства
Как в 1С:ЗУП оформить обучение с отрывом от производства: настройка видов отсутствий, учебный отпуск, командировка, сохранение среднего заработка и типичные ошибки.
Обучение с отрывом от производства — это период, когда сотрудник не выполняет трудовые обязанности, а направлен на учёбу: повышение квалификации, профессиональную переподготовку, сдачу экзаменов по ученическому договору. В 1С:ЗУП такой период нужно отразить корректно, чтобы время обучения попало в табель, не исказило расчёт среднего заработка и при необходимости было оплачено по правилам Трудового кодекса.
Практическая сложность в том, что в программе нет одного «стандартного» документа «Обучение». В зависимости от ситуации используются разные механизмы: учебный отпуск, командировка, отсутствие с сохранением среднего заработка или выделенный вид отсутствия, который настраивают администратор и расчётчик. Ошибка в выборе механизма приводит к неверным начислениям, проблемам при проверках и спорам с сотрудником.
Ниже разобраны основные сценарии оформления обучения с отрывом от производства в 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1): какой документ выбрать, как настроить вид расчёта и вид времени, как проверить отражение в табеле и чего не делать, чтобы не испортить данные учёта.
Определите основание: от него зависит весь учёт
Первый шаг — не в программе, а в кадровых документах. От основания зависит, оплачивается ли период обучения, каким видом времени он отражается в табеле и какие документы нужны. На практике встречаются четыре типовые ситуации.
Первая — обучение по инициативе работодателя: сотрудник направлен на повышение квалификации или переподготовку. Обычно за ним сохраняется средний заработок по месту работы, а если обучение проходит в другой местности — оформляется командировка с оплатой проезда и суточных. Основание — приказ руководителя и договор с образовательной организацией.
Вторая — учебный отпуск для сотрудников, совмещающих работу с получением образования (сессии, госэкзамены, защита диплома). Здесь действуют нормы главы 26 ТК РФ: отпуск оплачивается или не оплачивается в зависимости от вида обучения и успешности. Основание — справка-вызов из учебного заведения.
Третья — ученический договор: сотрудник проходит профессиональное обучение, и на период учёбы ему выплачивается стипендия. Четвёртая — обучение по инициативе самого сотрудника без оплаты: тогда оформляется отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон.
Как выбрать документ в 1С:ЗУП
Подготовьте программу: настройка видов расчёта и времени
Если в базе ещё не оформляли подобные периоды, сначала проверьте настройки. Откройте раздел «Настройка» — «Реквизиты и дополнительные сведения» или сразу перейдите в «Настройка — Начисления» и убедитесь, что в списке видов расчёта есть подходящее начисление для оплаты времени обучения. В типовой поставке есть начисления для командировки и учебного отпуска, а вот для «обучения с отрывом от производства на месте» часто требуется создать копию начисления «Оплата по среднему заработку» с понятным названием, например «Оплата времени обучения (средний заработок)».
Отдельно настройте вид времени: «Настройка — Виды рабочего времени». Создайте новый вид, например «Обучение с отрывом от производства», и укажите буквенный или цифровой код. В типовых формах табеля для таких периодов применяют код «ПК» (повышение квалификации с отрывом от работы) или «ПМ» (повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности) — уточните, какие коды приняты в учётной политике вашей организации.
В настройках созданного начисления на вкладке «Учёт времени» укажите, что начисление выполняется за отсутствие, и свяжите его с созданным видом времени. Тогда при вводе документа отсутствия программа автоматически заполнит табель правильным кодом, а расчётчик увидит начисление по среднему заработку.
Оформите отсутствие документом
Когда настройки готовы, период обучения вводится документом в разделе «Кадры» или «Зарплата». Для сценария «обучение на месте с сохранением среднего заработка» используйте документ «Отсутствие» (в некоторых релизах — «Отсутствие (болезнь, прогул, отсутствие)»). Создайте документ, выберите сотрудника, укажите вид отсутствия — ваш настроенный вид расчёта — и задайте даты начала и окончания обучения.
Если обучение оформляется как командировка, создайте документ «Командировка», укажите период, место назначения и основание. Программа рассчитает оплату по среднему заработку, а в табеле проставит код командировки. При необходимости дополнительно вводятся авансовый отчёт и оплата проезда — это уже блок учёта расходов, а не зарплаты.
Для учебного отпуска создайте документ «Отпуск», выберите вид отпуска «Отпуск учебный оплачиваемый» или «неоплачиваемый», укажите период по справке-вызову. Программа рассчитает отпускные по среднему заработку и корректно отразит дни в табеле кодом «У» или «УД».
- 1Получите основание: приказ о направлении на обучение, договор с образовательной организацией или справку-вызов
- 2Проверьте настройки: вид расчёта для оплаты периода и вид времени с кодом для табеля
- 3Создайте документ отсутствия: «Отсутствие», «Командировка» или «Отпуск» с нужным видом
- 4Укажите сотрудника, точные даты начала и окончания обучения
- 5Проведите документ и проверьте начисления в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц
- 6Сверьте табель: дни обучения должны быть отмечены правильным кодом и не дублироваться с явкой
Проверьте расчёт среднего заработка и табель
После проведения документа откройте «Зарплата — Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц и найдите сотрудника. Строка оплаты времени обучения должна появиться автоматически. Если её нет — чаще всего документ отсутствия не проведён, указан неверный период или в настройках начисления не включён расчёт по среднему заработку.
Средний заработок рассчитывается по общим правилам: из начислений и отработанного времени за расчётный период. Если сотрудник недавно принят и расчётного периода нет, программа использует данные фактически отработанных дней — проверьте сумму вручную, так как в таких случаях ошибки встречаются чаще. Детализацию расчёта можно посмотреть через кнопку «Показать подробности расчёта» в документе начисления.
В табеле (раздел «Зарплата — Табель» или отчёт «Табель учёта рабочего времени Т-13») дни обучения должны быть отмечены выбранным кодом, а не «НН» (неявка по невыясненным причинам) и не явкой. Двойная отметка — когда за один день стоит и явка, и отсутствие — признак того, что документ отсутствия пересекается с другим кадровым документом, например с графиком или ранее введённым отсутствием.
Как проверить результат
Есть начисление по среднему заработку за дни обучения
Строки нет или сумма равна нулю при оплачиваемом обучении
Дни обучения отмечены кодом обучения/командировки/учебного отпуска
Стоит «НН», явка или двойные отметки за один день
Оплата обучения видна отдельной строкой с понятным названием
Начисление называется непонятно или попало не в тот месяц
Один документ отсутствия на период обучения
На тот же период введены отпуск, больничный или другая командировка
Особые сценарии и тонкости
Обучение части дня
Если сотрудник учится не полный день, а несколько часов, документ «Отсутствие» позволяет указать отсутствие в течение дня — поставьте соответствующий флажок и задайте часы. Тогда в табеле за этот день отразятся и явка, и часы обучения, а оплата по среднему заработку будет рассчитана пропорционально часам. Не заводите целодневное отсутствие «для простоты» — это завысит оплату и исказит табель.
Обучение в выходные дни
Если занятия приходятся на выходные по графику сотрудника, вопрос оплаты регулируется внутренними документами организации и соглашением сторон. В программе такие дни не попадут в расчёт автоматически, если документ оформлен только на рабочие дни. Зафиксируйте порядок оплаты в приказе о направлении на обучение, чтобы у расчётчика не было разночтений.
Длительное обучение с переходом на другой месяц
Если обучение длится несколько месяцев, документ отсутствия можно ввести одним периодом — программа сама распределит начисления по месяцам при расчёте зарплаты. Убедитесь, что в каждом месяце расчётчик видит свою часть начисления, а в отчётах по среднему заработку период исключается корректно: время, оплачиваемое по среднему, и суммы за него не входят в базу последующих расчётов среднего заработка.
Удобно завести в наименовании вида расчёта и вида времени слово «обучение» — тогда в расчётных листках и табеле период сразу читается, и у сотрудника, и у проверяющего не возникает вопросов, что это за отсутствие.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оформить обучение обычным прогулом или отпуском без сохранения зарплаты, хотя по приказу период должен оплачиваться по среднему заработку. Сотрудник недополучает деньги, а организация получает риск претензий при проверке. Всегда сверяйте вид документа с приказом о направлении на обучение.
Вторая ошибка — забыть про НДФЛ и взносы. Оплата времени обучения по среднему заработку облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке; в типовой конфигурации настройки налогообложения у нового начисления нужно проверить вручную на вкладке «Налоги, взносы, бухучёт». Не оставляйте там пустые или неподходящие категории.
Третья ошибка — ввод документов задним числом после закрытия периода. Если месяц уже рассчитан и выплачен, корректное оформление делается через документы перерасчёта или вводом отсутствия текущей датой с периодом прошлого месяца — программа предложит перерасчёт. Не редактируйте проведённые документы закрытого периода напрямую.
Когда безопаснее привлечь специалиста
Самостоятельная настройка безопасна, пока вы работаете в копии рабочей базы или в тестовой базе и только создаёте новые элементы справочников. Риск возрастает, когда требуется менять формулы начислений, дорабатывать конфигурацию или исправлять данные прошлых периодов, по которым уже сдана отчётность.
Перед любыми изменениями настроек в рабочей базе сделайте резервную копию. Если организация использует доработанную конфигурацию, обмен с 1С:Бухгалтерией или ЭДО для кадровых документов, согласуйте новые виды расчёта с администратором: неподдерживаемые элементы могут не выгрузиться или выгрузиться с ошибками.
Что важно запомнить
Обучение с отрывом от производства в 1С:ЗУП оформляется документом отсутствия, выбранным по основанию: командировка, учебный отпуск или отдельный вид отсутствия с оплатой по среднему заработку. Заранее настройте вид расчёта и вид времени, после проведения проверьте начисление, НДФЛ со взносами и табель, а изменения в закрытых периодах делайте только через перерасчёты.
Частые вопросы
Можно ли оформить обучение с отрывом от производства без доработки конфигурации?
Да. В типовой 1С:ЗУП 3.1 достаточно штатных средств: создаётся новый вид расчёта копированием начисления по среднему заработку и новый вид времени, после чего период вводится документом «Отсутствие». Доработка конфигурации не требуется.
Чем отличается оформление обучения от учебного отпуска в 1С?
Учебный отпуск — это гарантия работнику, получающему образование, оформляется по справке-вызову документом «Отпуск» с соответствующим видом. Обучение с отрывом от производства — направление по инициативе работодателя, оформляется приказом и отражается через «Отсутствие» или «Командировку». Основания, коды в табеле и порядок оплаты различаются.
Облагается ли оплата времени обучения НДФЛ и взносами?
Оплата по среднему заработку за время обучения облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. При создании нового вида расчёта проверьте настройки налогообложения на соответствующей вкладке, чтобы начисление корректно попало в 6-НДФЛ и расчёт по взносам.
Какой код ставить в табеле на время обучения?
Выбор кода зависит от принятой в организации системы обозначений. На практике для повышения квалификации с отрывом от работы применяют коды «ПК» и «ПМ» (при обучении в другой местности), для учебного отпуска — «У» или «УД». Закрепите используемые коды в учётной политике или приказе, чтобы табель был единообразным.
Что делать, если обучение уже прошло, а в программе его не отразили?
Если период ещё не закрыт, введите документ отсутствия нужными датами и пересчитайте зарплату. Если месяц рассчитан и выплачен, введите документ текущей датой — программа сформирует перерасчёт прошлого периода. Не редактируйте напрямую проведённые документы закрытых месяцев.
Нужно ли оформлять обучение в 1С, если сотрудник учится вечером после работы?
Нет. Если учёба проходит в нерабочее время и не затрагивает график сотрудника, в учёте рабочего времени и зарплате отражать нечего. Документы в 1С требуются только тогда, когда обучение занимает рабочие часы или дни по графику сотрудника.