Обучение и Решения · 12 мин
Как установить фильтр в 1С: настройка отборов в списках и отчётах
Как установить фильтр в 1С: настройка отбора в списках документов и справочников, быстрый поиск, расширенный отбор, сохранение настроек и типичные ошибки.
Фильтр в 1С — это отбор записей по заданным условиям: по контрагенту, дате, номенклатуре, организации и другим реквизитам. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP, Зарплата и управление персоналом) механизм отборов устроен одинаково, поскольку построен на базе системы компоновки данных. Освоив его один раз, вы сможете работать с фильтрами в любой форме списка и в любом отчёте.
Существует три основных способа отфильтровать данные: быстрый поиск по строке, расширенный отбор с условиями сравнения и отбор в настройках отчёта. Каждый подходит для своей задачи: поиск удобен для разовых запросов, расширенный отбор — для сложных условий, а настройки отчёта позволяют сохранить фильтр и использовать его повторно.
Ниже разобраны все три способа на примере типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3, а также типичные ошибки, проверка результата и границы того, что можно сделать без прав администратора.
Где в 1С применяются фильтры и что нужно знать заранее
Отборы работают практически во всех формах списков: журналы документов (реализации, поступления, счета-фактуры), справочники (контрагенты, номенклатура, сотрудники), регистры сведений и отчёты. Внешний вид кнопок может немного отличаться между конфигурациями, но логика едина: вы выбираете поле, условие сравнения и значение.
Перед настройкой полезно определить, по какому именно реквизиту вы будете фильтровать. Например, чтобы найти все документы по конкретному поставщику, нужен реквизит «Контрагент», а не «Организация» — частая путаница приводит к пустому результату. Если нужного поля нет в списке доступных, проверьте, не скрыто ли оно, или используйте кнопку «Подробно» в окне настройки отбора, чтобы увидеть все реквизиты объекта.
Учитывайте, что фильтрация не меняет данные в базе — она лишь ограничивает то, что вы видите на экране. Это безопасная операция: даже неудачно настроенный отбор ничего не удалит и не испортит. Достаточно сбросить настройки, чтобы вернуть полный список.
Быстрый поиск: как найти записи без настройки отбора
Самый простой способ отфильтровать данные — строка поиска в верхней части формы списка. В большинстве конфигураций она подписана как «Найти» или обозначена значком лупы. Введите фрагмент названия, номера документа или ИНН контрагента и нажмите Enter — список сократится до записей, содержащих введённый текст.
Дополнительно доступен поиск по текущей колонке через сочетание клавиш Ctrl+F: встаньте курсором в нужную колонку (например, «Номер»), нажмите Ctrl+F, введите значение и подтвердите. Программа найдёт совпадения именно в выбранной колонке. Это удобно, когда строка поиска ищет слишком широко и выдаёт лишние результаты.
Важное ограничение: быстрый поиск ищет по видимым и служебным полям, настроенным разработчиком конфигурации. Если нужный реквизит не участвует в поиске, запись не найдётся, даже если она существует. В таком случае переходите к расширенному отбору.
Как установить фильтр через «Настроить список»
Расширенный отбор — основной инструмент фильтрации. Откройте нужный список, например «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)». Найдите кнопку «Настроить список» на панели формы или откройте меню «Ещё» и выберите пункт «Настроить список». Откроется окно настройки с вкладками «Отбор», «Сортировка», «Группировка» и «Условное оформление».
На вкладке «Отбор» нажмите «Добавить новый элемент» (кнопка с плюсом или зелёным плюсом на панели). В появившейся строке укажите три вещи: поле (например, «Контрагент»), вид сравнения (например, «Равно») и значение (выберите контрагента из справочника). После нажатия «Завершить редактирование» или «ОК» список сразу отфильтруется.
Условий может быть несколько. По умолчанию они объединяются логикой «И»: показываются только записи, удовлетворяющие всем условиям одновременно. Если нужна логика «ИЛИ», добавьте группу условий через кнопку «Сгруппировать условия» и выберите тип группы «Или». Например, можно показать документы либо по одному контрагенту, либо по другому.
- 1Откройте нужный список документов или справочник
- 2Нажмите «Ещё» → «Настроить список» или кнопку настройки на панели
- 3На вкладке «Отбор» добавьте новый элемент
- 4Выберите поле, вид сравнения и значение
- 5Нажмите «ОК» и убедитесь, что список отфильтровался
- 6Для отмены снимите флажок у условия или удалите его
Виды сравнения: какое условие выбрать
От правильного вида сравнения зависит, найдётся ли что-то вообще. Вид «Равно» требует точного совпадения и подходит для ссылочных полей — контрагентов, организаций, складов. Для текстовых полей удобнее «Содержит»: условие «Наименование содержит кабель» найдёт все товары с этим словом в названии независимо от регистра и позиции слова.
Для дат используйте «Больше или равно», «Меньше или равно» или «В периоде». Типичная ошибка — ставить «Дата равно 15.03»: у документов дата хранится со временем, и точное совпадение почти никогда не срабатывает. Правильно задавать период: «больше или равно 15.03. 00:00» и «меньше или равно 15.03. 23:59», либо использовать условие «В периоде», если оно доступно.
Полезные специальные виды: «В списке» позволяет выбрать сразу несколько значений (например, три склада), «Не заполнено» находит записи с пустым реквизитом, «В группе» и «В группе из списка» фильтруют по иерархии справочника — например, все контрагенты из папки «Поставщики» вместе с вложенными папками.
Отбор в отчётах и сохранение настроек
В отчётах (оборотно-сальдовая ведомость, анализ продаж, карточка счёта) фильтр настраивается через кнопку «Настройки» или «Показать настройки». На вкладке «Отбор» логика та же: поле, вид сравнения, значение. Отличие в том, что настройки отчёта можно сохранить: кнопка «Сохранить настройки» или «Варианты отчёта» → «Сохранить» позволяет зафиксировать фильтр под понятным именем, например «Продажи по складу №2».
Сохранённые варианты доступны из списка вариантов отчёта и не привязаны к конкретной дате — период обычно задаётся отдельно перед формированием. Это удобно для регулярных задач: один раз настроив отбор по подразделению или менеджеру, вы в дальнейшем просто открываете сохранённый вариант и нажимаете «Сформировать».
В некоторых конфигурациях сохранённые настройки можно передать другому пользователю через механизм обмена настройками или сделать общими — для этого могут потребоваться права администратора. Если кнопка сохранения недоступна, уточните у администратора, включён ли у вашей роли доступ к сохранению вариантов отчётов.
Какой способ фильтрации выбрать
Разовый поиск по названию или номеру. Быстро, но без сложных условий и без сохранения
Точные условия по любым реквизитам списка, группы «И/ИЛИ». Настройка действует, пока вы в форме
Фильтры с сохранением варианта для регулярного использования. Только внутри конкретного отчёта
Как проверить, что фильтр работает правильно
После установки отбора убедитесь, что результат соответствует ожиданиям. Во-первых, посмотрите на количество записей: если список внезапно пуст, скорее всего, условие слишком строгое или выбрано не то поле. Во-вторых, проверьте несколько записей вручную: откройте документ и убедитесь, что реквизит действительно совпадает со значением фильтра.
Признак активного отбора в типовых формах — подсвеченная панель настройки или строка с перечнем условий над списком. Если данные «пропали», первым делом проверьте, не включён ли забытый фильтр: откройте «Настроить список» и посмотрите, есть ли активные условия. Снятие флажка с условия временно отключает его без удаления — удобно для проверки.
Для отчётов контрольный приём — сформировать тот же отчёт без отбора и сравнить итоги. Если отфильтрованный вариант показывает больше, чем полный, значит, в настройках ошибка (например, группа «ИЛИ» вместо «И»). Итог отфильтрованного отчёта всегда должен быть меньше или равен итогу полного.
Как проверить результат
Список не пуст, записей заметно меньше, чем без фильтра
Список пуст или количество не изменилось
В открытых документах реквизит совпадает со значением отбора
В списке есть записи, не подходящие под условие
Итог с отбором меньше или равен полному итогу
Итог с отбором больше полного — ошибка в логике условий
Ограничения, права и когда обращаться к специалисту
Обычному пользователю доступны все описанные способы — для них не нужны специальные права. Ограничения возникают в двух случаях. Первый — ролевой доступ к данным: если ваша роль не видит часть документов (например, по чужой организации), никакой фильтр их не покажет, и это норма, а не сбой. Второй — доработанные формы: в сильно изменённых конфигурациях состав полей отбора может быть ограничен разработчиком.
Если нужного поля нет в списке доступных для отбора, а фильтровать по нему необходимо регулярно, это задача для программиста 1С: реквизит добавляется в настройки динамического списка формы. Самостоятельно через конфигуратор без навыков разработки этого делать не стоит — ошибка в запросе динамического списка может нарушить работу формы для всех пользователей.
Для массовой обработки данных (например, найти и изменить тысячи записей) фильтры списка не предназначены — используйте штатные групповые обработки, например «Групповое изменение реквизитов», где отбор тоже настраивается, но применяется уже к изменению данных. Такие операции выполняйте только с резервной копией и, желательно, с участием администратора.
Что важно запомнить
Фильтр в 1С ставится через «Настроить список» для списков и через «Настройки» в отчётах; для разового поиска достаточно строки поиска. Ключ к правильному результату — верное поле, подходящий вид сравнения и проверка итогов. Сохраняйте варианты отчётов, чтобы не настраивать отбор заново.
Частые вопросы об установке фильтров в 1С
Почему отбор по дате не находит документы?
Чаще всего причина в том, что дата документа хранится вместе со временем, а условие «Равно» требует точного совпадения до секунды. Задавайте диапазон через условия «Больше или равно» и «Меньше или равно» либо используйте вид сравнения «В периоде», если он доступен в вашей конфигурации.
Как отфильтровать список сразу по нескольким контрагентам?
Используйте вид сравнения «В списке»: в поле значения добавьте нужных контрагентов через кнопку выбора. Не создавайте несколько отдельных условий «Контрагент равно» — они объединяются логикой «И», и список окажется пустым, поскольку один документ не может относиться к двум контрагентам одновременно.
Фильтр пропал после закрытия формы — это нормально?
Да, в большинстве типовых форм отбор списка действует только в текущем сеансе работы с формой и не сохраняется. Если фильтр нужен постоянно, используйте сохранение вариантов отчёта, а для списков — сохранённые настройки формы, если конфигурация это поддерживает.
Как полностью сбросить все фильтры в списке?
Откройте «Ещё» → «Настроить список» и удалите все условия на вкладке «Отбор» или снимите с них флажки. Также в меню «Ещё» многих форм есть пункт «Установить стандартные настройки», который возвращает форму к исходному виду, включая сортировку и оформление.
Нужного поля нет в списке доступных для отбора. Что делать?
Сначала нажмите кнопку отображения всех полей (в окне выбора поля — «Показать все» или аналогичную). Если поля всё равно нет, значит, оно не включено в настройки динамического списка формы — это исправляет только разработчик через конфигуратор. Обратитесь к администратору или сопровождающему специалисту 1С.
Можно ли фильтровать по реквизиту, которого нет в колонках списка?
Да, отбор не зависит от видимости колонок: фильтровать можно по любому реквизиту, доступному в настройках списка, даже если соответствующая колонка не выведена на экран. При необходимости колонку можно добавить через «Ещё» → «Изменить форму».