Как провести обучение сотрудника за счет работодателя в 1С

Оплата обучения сотрудников — частый способ повысить квалификацию персонала и удержать ключевых специалистов. Для бухгалтера и кадровика задача состоит из двух частей: правильно оформить документы (ученический договор, приказ, акты) и корректно отразить расходы и начисления в 1С, чтобы не получить доначисления по НДФЛ и страховым взносам.

В программах 1С (в первую очередь 1С:Зарплата и управление персоналом) для этого предусмотрены специальные механизмы: виды начислений с нужным налоговым кодом, документы отсутствий на время учебы, а в некоторых конфигурациях — отдельный подсистема обучения и развития персонала. Ниже разобран полный цикл: от решения об оплате до проверки отчетности.

Материал ориентирован на типовые конфигурации 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8. Названия документов и разделов могут немного отличаться в зависимости от релиза и настроек, но логика учета везде одинакова.

Когда обучение не облагается НДФЛ и взносами

Прежде чем заводить начисления в программе, определите налоговый статус оплаты. От этого зависит настройка вида расчета. Не облагается НДФЛ оплата обучения по основным и дополнительным образовательным программам в организациях, имеющих лицензию на образовательную деятельность, а также у иностранных организаций с соответствующим статусом (п. 21 ст. 217 НК РФ). Для страховых взносов действует аналогичное освобождение по ст. 422 НК РФ.

Если обучение не связано с производственной необходимостью или учебное заведение не имеет лицензии, оплата признается доходом сотрудника в натуральной форме и облагается НДФЛ. Взносы в этом случае зависят от того, предусмотрена ли оплата трудовым или коллективным договором. Именно поэтому копию лицензии учебного заведения нужно запросить до проведения оплаты.

Практичный подход: в 1С заводят два разных вида начисления — «Оплата обучения (не облагается)» и «Оплата обучения (облагается НДФЛ)» — и выбирают нужный при вводе документа. Это исключает ошибку, когда все суммы по умолчанию попадают в одну категорию.

Какие документы оформить до отражения в 1С

Программа отражает хозяйственные операции, но основанием для них служат первичные документы. Минимальный комплект: договор с образовательной организацией (заказчиком должен быть работодатель), приказ о направлении сотрудника на обучение, ученический договор (если обучение по инициативе работодателя и нужно зафиксировать обязательную отработку), акты об оказании услуг и платежные документы.

Ученический договор важен не только для налогов: он фиксирует срок обязательной отработки после обучения и порядок возмещения затрат при увольнении раньше срока. Без него вернуть деньги с уволившегося сотрудника практически невозможно, а спор о налоговой базе станет сложнее.

Если сотрудник учится с отрывом от работы, дополнительно оформляется приказ на отсутствие — в 1С:ЗУП для этого используются документы «Командировка» (если обучение в другой местности) или «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с соответствующим видом отсутствия, чтобы табель закрылся корректно.

Настройка вида начисления в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и создайте новый вид расчета, например «Оплата обучения за счет работодателя». На вкладке «Налоги, взносы, учет» укажите: НДФЛ — «Не облагается» (либо код дохода 2510 для облагаемого варианта компенсации стоимости), страховые взносы — «Доходы, не являющиеся объектом обложения» либо соответствующий необлагаемый вид, в зависимости от ситуации.

Способ отражения в бухучете задайте через статью затрат: обычно это счет 26, 44 или 91.2 в зависимости от учетной политики и характера обучения. Если обучение связано с профессиональной подготовкой персонала основного производства, затраты могут относиться на счета затрат по месту работы сотрудника.

Начисление удобно сделать разовым, вводимым документом «Разовое начисление» или «Премия» с измененным видом расчета. Так бухгалтер вводит сумму по конкретному акту, а не хранит ее в плановых начислениях сотрудника.

1. 1
   Получите от учебного заведения лицензию, договор и счет на оплату
2. 2
   Издайте приказ о направлении на обучение и подпишите ученический договор
3. 3
   Оплатите счет через банк (платежное поручение в 1С:Бухгалтерии)
4. 4
   Создайте в 1С:ЗУП разовое начисление с корректными настройками НДФЛ и взносов
5. 5
   При отсутствии на время учебы введите документ отсутствия
6. 6
   Проверьте отражение сумм в 6-НДФЛ и расчете по страховым взносам

Отражение оплаты учебному заведению

Сама оплата вузу или учебному центру проводится в 1С:Бухгалтерии документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику», затем «Поступление (акты, накладные)» на оказанные услуги. Счет затрат выбирается по учетной политике: расходы на обучение персонала обычно относят на счета учета расходов по обычным видам деятельности.

В налоговом учете расходы на обучение принимаются при соблюдении условий ст. 264 НК РФ: обучение по программам профессиональной подготовки и переподготовки, наличие договора и лицензии у образовательной организации. Храните подтверждающие документы вместе с актами — их запрашивают при камеральных проверках декларации по прибыли.

Если оплата производится за обучение сразу за длительный период (например, год), бухгалтерия может учитывать сумму через счет 97 «Расходы будущих периодов» с равномерным списанием. В 1С:Бухгалтерии это настраивается в документе поступления через указание счета 97 и параметров списания.

Учет отсутствия и стипендии на период обучения

Если сотрудник направлен на обучение с отрывом от работы по инициативе работодателя, за ним сохраняется средний заработок по месту работы (ст. 187 ТК РФ). В 1С:ЗУП для этого используется документ «Отсутствие с сохранением оплаты» или направление как служебная командировка, если обучение проходит в другой местности — тогда средний заработок считается по правилам командировки.

По ученическому договору сотруднику может выплачиваться стипендия. В программе ее оформляют отдельным видом начисления: стипендия по ученическому договору облагается НДФЛ, но не облагается страховыми взносами в части, не превышающей установленных норм. Настройте для нее отдельный вид расчета, не смешивая с оплатой обучения.

Проверьте, как отсутствие попадает в табель: вид времени должен соответствовать ситуации (например, «ПК» — повышение квалификации с отрывом от работы). Неверный код в табеле — частая причина вопросов при проверках и кадровых аудитах.

Контрольные точки

Как проверить результат

6-НДФЛ, раздел 2

Норма

Необлагаемая оплата обучения не формирует базу по НДФЛ

Тревожный признак

Сумма попала в облагаемый доход — неверный код дохода в начислении

Расчет по страховым взносам

Норма

Оплата обучения отражена как необлагаемая сумма

Тревожный признак

Сумма включена в базу для взносов

Табель учета рабочего времени

Норма

Дни обучения закрыты корректным кодом отсутствия

Тревожный признак

Дни отмечены как явка или прогул

Удержание затрат при увольнении сотрудника

Если сотрудник увольняется до окончания срока отработки, установленного ученическим договором, работодатель вправе потребовать возмещения затрат на обучение пропорционально неотработанному времени. В 1С:ЗУП такое удержание оформляется отдельным видом удержания при расчете увольнения — документ «Увольнение» позволяет добавить удержание по прочим операциям.

Учтите ограничение: общий размер удержаний при увольнении ограничен ст. 138 ТК РФ, если сотрудник не возмещает сумму добровольно. На практике часто заключают соглашение о добровольном возмещении, тогда сумма вносится в кассу или на расчетный счет и отражается документом поступления, а не удержанием из зарплаты.

НДФЛ при возмещении корректируется: ранее необлагаемая оплата обучения может стать облагаемым доходом, если условия освобождения перестали выполняться. Этот момент стоит просчитать заранее и зафиксировать порядок в ученическом договоре.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оплатить обучение сотрудника в организации без лицензии?

Можно, но оплата будет признана доходом сотрудника и облагается НДФЛ. В 1С для этого используют начисление с кодом дохода 2510. Вопрос по страховым взносам зависит от того, прописана ли такая оплата в трудовом или коллективном договоре.

Какой документ в 1С:ЗУП использовать для разовой оплаты обучения?

Чаще всего — «Разовое начисление» (раздел «Зарплата») с заранее созданным видом расчета «Оплата обучения». Альтернатива — документ «Премия» с заменой вида начисления, если разовые начисления в базе не используются.

Нужно ли отражать обучение в табеле, если сотрудник учится без отрыва от работы?

Нет, если сотрудник продолжает работать в обычном режиме, табель заполняется как обычно. Специальные коды отсутствия применяются только при отрыве от работы на время занятий.

Облагается ли стипендия по ученическому договору страховыми взносами?

Стипендия по ученическому договору в пределах установленных законодательством норм не облагается страховыми взносами, но облагается НДФЛ. В 1С настраивается отдельный вид начисления с соответствующими параметрами налогообложения.

Как вернуть затраты, если сотрудник уволился сразу после обучения?

Если подписан ученический договор — удержанием при увольнении в пределах ограничений ТК РФ либо по соглашению о добровольном возмещении. Без ученического договора взыскать затраты через суд практически невозможно.

Принимаются ли расходы на обучение в налоговом учете по налогу на прибыль?

Да, при соблюдении условий: договор заключен работодателем, у образовательной организации есть лицензия, обучение связано с профессиональной подготовкой или переподготовкой кадров. Подтверждающие документы (договор, акты, лицензия) должны храниться в учете.