Обучение и Решения · 12 мин
Фильтры в 1С: как пользоваться отбором в списках, документах и отчётах
Как пользоваться фильтрами в 1С: быстрый поиск, отбор в списках, настройка условий, сравнение вариантов отбора, типичные ошибки и ответы на частые вопросы.
Фильтры в 1С — это механизм отбора данных, который позволяет показать в списке только нужные записи: документы за период, контрагентов из конкретной группы, товары с определённым артикулом. Без отбора пользователь вынужден пролистывать тысячи строк, а с ним нужная информация находится за несколько секунд.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Зарплата и управление персоналом) существует несколько способов фильтрации: быстрый поиск по строке, отбор по значению в текущей колонке, расширенный отбор с произвольными условиями и отборы в отчётах. Каждый инструмент решает свою задачу, и умение их комбинировать заметно ускоряет ежедневную работу.
Материал ориентирован на пользователей, работающих в интерфейсе «Такси» — он используется во всех актуальных типовых конфигурациях на платформе 8.3. Большинство описанных действий выполняются мышью без каких-либо прав настройки и доступны даже с минимальными правами.
Какие виды фильтров есть в 1С и когда какой применять
Прежде чем настраивать отбор, полезно понимать, какой инструмент подходит под конкретную задачу. В типовых конфигурациях доступны четыре основных механизма.
Строка поиска — поле в верхней части списка. Выполняет поиск по всем отображаемым колонкам одновременно. Подходит, когда вы помните фрагмент названия, номера или фамилии, но не знаете, в какой именно колонке он находится.
Отбор по значению в колонке — быстрый способ: выделяете ячейку с нужным значением и нажимаете кнопку на панели или пункт контекстного меню. Список мгновенно сокращается до строк с таким же значением.
Расширенный отбор («Настроить список») — полноценный конструктор условий: равно, не равно, содержит, в списке, больше, меньше, в периоде и другие виды сравнения. Позволяет комбинировать условия по «И» и «ИЛИ».
Отборы в отчётах — настраиваются на закладке «Отбор» в настройках отчёта и работают по тем же принципам, но применяются к данным всей информационной базы, а не только к видимому списку.
Сравнение способов фильтрации
Быстро ищет фрагмент текста по всем колонкам. Ограничение: нельзя задать точное условие и комбинировать критерии.
Один клик по ячейке — и список отфильтрован. Ограничение: только точное совпадение по одному полю.
Полный набор условий, групп И/ИЛИ, сохранение настроек. Требует больше действий, но подходит для сложных выборок.
Работает по всей базе, сохраняется в варианте отчёта. Не влияет на списки документов и справочников.
Как быстро найти запись через строку поиска
Строка поиска находится в верхней части формы списка, рядом с кнопками командной панели. Если её не видно, нажмите кнопку с изображением лупы или сочетание клавиш Ctrl+F — фокус переместится в поле поиска.
Введите фрагмент текста — например, часть названия организации или номер документа — и нажмите Enter. Программа покажет только те строки, где встречается введённый текст. Поиск выполняется по всем видимым колонкам списка, поэтому добавление нужной колонки в настройках списка расширяет область поиска.
Чтобы сбросить результат поиска и вернуть полный список, очистите поле поиска и нажмите Enter повторно, либо нажмите крестик внутри поля. Важно помнить: строка поиска ищет подстроку, поэтому слишком короткий фрагмент может вернуть много лишних записей.
Как отфильтровать список по значению в колонке
Это самый быстрый способ отбора, когда нужное значение уже видно на экране. Например, в журнале документов вы видите строку с нужным контрагентом и хотите посмотреть все документы только по нему.
- Выделите ячейку с нужным значением (контрагент, склад, организация, сотрудник).
- Нажмите кнопку «Найти: по значению» на панели инструментов списка или выберите одноимённый пункт в контекстном меню правой кнопки мыши.
- Список перестроится и покажет только строки с таким же значением в данной колонке.
- Чтобы отменить отбор, нажмите кнопку «Отменить поиск» (обычно рядом с кнопкой поиска) или сочетание Ctrl+Q.
Приём особенно удобен в журналах документов: можно последовательно сузить выборку, применяя отбор по нескольким колонкам. Однако учтите, что в ряде конфигураций повторный отбор по другой колонке заменяет предыдущий, а не добавляется к нему — поведение зависит от настроек конкретной формы списка.
- 1Откройте нужный список (документы, справочник, регистр)
- 2Выделите ячейку с требуемым значением
- 3Нажмите «Найти по значению» на панели или в контекстном меню
- 4Проверьте, что список сократился до нужных строк
- 5Для возврата полного списка нажмите «Отменить поиск» (Ctrl+Q)
Как настроить расширенный отбор через «Настроить список»
Когда нужны условия сложнее точного совпадения — диапазон дат, несколько значений, «содержит» или отрицание — используйте расширенную настройку. Откройте список, нажмите кнопку «Ещё» в командной панели и выберите пункт «Настроить список».
В открывшемся окне на закладке «Отбор» нажмите «Добавить новый элемент». Затем последовательно задайте три части условия: поле (из какого реквизита брать данные), вид сравнения и значение. Например: «Дата — Больше или равно — 01.01.» для отбора документов с начала периода.
Доступные виды сравнения зависят от типа поля. Для строк — «Равно», «Содержит», «Начинается с»; для дат — «Больше», «Меньше», «В периоде»; для ссылочных полей — «Равно», «В списке», «В группе» (последнее выбирает элементы вместе со всеми вложенными в папку). Условие «В группе» особенно полезно для иерархических справочников: оно отбирает элементы выбранной папки и всех её подпапок.
Несколько условий по умолчанию объединяются по «И» — строка должна удовлетворять всем одновременно. Чтобы объединить условия по «ИЛИ», нажмите кнопку «Сгруппировать условия» и выберите «Группа ИЛИ». Это позволяет, например, показать документы либо по одному контрагенту, либо по другому.
Если отбор по дате не даёт результатов, проверьте вид сравнения: условие «Равно» для даты с временем почти никогда не сработает, потому что документ хранит дату с точностью до секунды. Используйте «Больше или равно» и «Меньше» для границ периода.
Как сохранить настройки отбора и применять их повторно
Если одна и та же выборка нужна регулярно — например, «непроведённые документы за текущий месяц» — настраивать её каждый раз нерационально. В окне «Настроить список» нажмите кнопку «Сохранить настройки» (или «Выбрать настройки / Сохранить» в зависимости от версии) и задайте понятное имя.
Сохранённые настройки появляются в списке стандартных вариантов и применяются одним выбором из меню. В ряде конфигураций настройку можно сделать доступной другим пользователям — для этого требуются соответствующие права, обычно есть у старшего пользователя или администратора.
Чтобы вернуться к виду списка по умолчанию, в окне настройки нажмите «Установить стандартные настройки». Это удалит все добавленные отборы, сортировки и группировки — удобно, когда список «сломался» после экспериментов и показывает не то, что ожидается.
Как пользоваться отборами в отчётах
В отчётах на системе компоновки данных (это большинство отчётов типовых конфигураций) отбор настраивается через кнопку «Настроить» или «Показать настройки». На закладке «Отбор» добавьте условие, выберите поле, вид сравнения и значение — логика та же, что и в списках.
Отличие в масштабе: отбор отчёта применяется ко всей информационной базе, а не к заранее загруженному списку. Поэтому в отчёте можно отбирать по полям, которых нет в колонках списка, — например, по статье затрат, подразделению или проекту.
Готовую комбинацию отборов удобно сохранить как вариант отчёта: кнопка «Сохранить вариант» (или «Ещё → Сохранить вариант отчёта»). Вариант появится в панели отчётов раздела и откроется с заданными настройками в один клик.
Частые ошибки при работе с фильтрами и как их избежать
Самая распространённая причина «пропавших» данных — забытый отбор. Пользователь настроил фильтр вчера, закрыл программу, а сегодня список открывается уже отфильтрованным, потому что настройки списка сохраняются между сеансами. Признак: записей заметно меньше обычного, а поиск ничего не находит. Решение — «Ещё → Настроить список → Установить стандартные настройки».
Вторая типичная ошибка — поиск по точному совпадению текста с лишними пробелами или другим регистром. Условие «Равно» чувствительно к полному совпадению строки; если не уверены в написании, используйте «Содержит» с уникальным фрагментом.
Третья ошибка — попытка объединить условия по «И», когда нужно «ИЛИ». Например, отбор «Контрагент равно А» и «Контрагент равно Б» одновременно вернёт пустой список, потому что документ не может принадлежать двум контрагентам сразу. Здесь нужна группа «ИЛИ» или вид сравнения «В списке» с перечислением обоих значений.
Как проверить результат отбора
Число записей уменьшилось и соответствует ожиданиям
Список пуст или не изменился — условие задано неверно
В панели списка видно напоминание об установленном отборе
Отбор есть, но вы о нём забыли — данные кажутся пропавшими
Заведомо подходящая запись присутствует в выборке
Известная запись отсутствует — перепроверьте вид сравнения и значение
Ограничения фильтров и когда нужны другие инструменты
Отбор в списке работает только с полями, доступными в запросе этого списка. Если нужного реквизита нет среди предлагаемых полей, отобрать по нему в данной форме нельзя — потребуется отчёт, где состав полей шире, или доработка формы программистом.
Фильтры не изменяют данные — они лишь управляют отображением. Это безопасный инструмент: экспериментировать с условиями можно свободно, максимум что произойдёт — список временно покажет не те строки. Осторожность нужна только при переходе к групповым обработкам, которые изменяют отобранные записи.
Для регулярной аналитики с множеством условий удобнее отчёты и сохранённые варианты, а для разовых сложных выборок по всей базе — консоль запросов или универсальный отчёт, если он доступен в вашей конфигурации.
Как выбрать инструмент
Частые вопросы о фильтрах в 1С
Почему после отбора пропали документы, которые точно есть в базе?
Чаще всего причина в комбинации нескольких условий: активный отбор из прошлого сеанса складывается с новым. Откройте «Ещё → Настроить список» и нажмите «Установить стандартные настройки» — список вернётся к полному виду. Также проверьте, не ограничен ли период журнала документов.
Как отобрать записи сразу по нескольким значениям одного поля?
Используйте вид сравнения «В списке»: в окне настройки отбора выберите поле, укажите «В списке» и добавьте нужные значения через кнопку выбора. Это короче и надёжнее, чем создавать группу условий «ИЛИ» вручную.
Сохраняются ли настройки отбора после закрытия программы?
Да, настройки списка обычно сохраняются автоматически и восстанавливаются при следующем открытии. Это удобно для постоянных выборок, но может стать причиной «пропавших» данных, если про отбор забыли. Стандартные настройки возвращают вид по умолчанию.
Может ли отбор случайно изменить или удалить данные?
Нет. Отбор влияет только на отображение строк в списке или отчёте и никак не изменяет сами данные. Риск появляется только при использовании групповых обработок, которые выполняют действия над отобранными записями, — там условие нужно проверять особенно тщательно.
Чем отбор в списке отличается от отбора в отчёте?
Отбор списка работает с полями конкретной формы и нужен для повседневной навигации. Отбор отчёта применяется ко всей базе, поддерживает больше полей и сохраняется в варианте отчёта. Для разовой навигации удобнее список, для анализа и печати — отчёт.
Почему условие «Содержит» находит слишком много лишнего?
Условие ищет вхождение подстроки в любом месте значения, поэтому короткий фрагмент совпадает со множеством записей. Удлините фрагмент до уникального сочетания символов или добавьте второе условие по другому полю, чтобы сузить выборку.
Что важно запомнить
Для быстрого поиска используйте строку поиска и отбор по значению в ячейке, для сложных условий — «Настроить список» с видами сравнения и группами И/ИЛИ. Фильтры не меняют данные, но забытый отбор — главная причина «пропавших» записей: при сомнениях сбрасывайте настройки к стандартным.