Документы и Печать · 12 мин
Журнал доверенностей в 1С 8.3: где искать и как с ним работать
Где находится журнал доверенностей в 1С 8.3: пути в Бухгалтерии, УТ и ERP, как создать, распечатать и вывести реестр доверенностей, типовые проблемы и решения.
Доверенность в 1С 8.3 — это документ, который оформляют при получении товарно-материальных ценностей представителем организации или при передаче полномочий сотруднику. Пользователи часто не могут найти журнал доверенностей, потому что в разных конфигурациях он расположен в разных разделах интерфейса, а в некоторых случаях скрыт настройками прав или функциональности.
В типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» доверенности ведутся в разделе покупок, в торговых конфигурациях — в закупках или в разделе нормативно-справочной информации. Ниже разобраны точные пути для основных конфигураций, способы вывести журнал, если его не видно, и порядок формирования реестра выданных доверенностей.
Важно понимать разницу: документ «Доверенность» фиксирует факт выдачи полномочий конкретному лицу, а журнал доверенностей — это список таких документов с возможностью отбора, печати реестра и контроля сроков действия. Именно журнал нужен бухгалтеру для внутреннего контроля и подготовки к проверкам.
Где находится журнал доверенностей в 1С:Бухгалтерии 8.3
В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8.3» откройте раздел Покупки в верхней или боковой панели разделов. В группе документов найдите пункт «Доверенности» — это и есть журнал, где отображаются все оформленные доверенности с датами, номерами, контрагентами и ответственными лицами.
Если в разделе «Покупки» пункта «Доверенности» нет, проверьте настройку панели навигации: нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу раздела, выберите «Настройка навигации» и перенесите «Доверенности» из правого списка (доступные команды) в левый (выбранные команды). После этого пункт появится в меню постоянно.
Ещё один быстрый способ — строка поиска. Нажмите на значок лупы в правом верхнем углу окна программы или используйте поле поиска в панели функций и введите «Доверенности». Система покажет ссылку на журнал документов независимо от настроек интерфейса.
- 1Откройте раздел «Покупки» в панели разделов
- 2Найдите пункт «Доверенности» в списке документов
- 3Если пункта нет — настройте панель навигации через значок шестерёнки
- 4Альтернатива: строка поиска → введите «Доверенности»
- 5Откройте журнал и проверьте, что отображаются ранее созданные документы
Где искать доверенности в УТ 11, КА 2 и ERP 2
В «1С:Управление торговлей 11» доверенности на получение товаров расположены в разделе Закупки. Откройте раздел и в группе документов закупки найдите «Доверенности на получение ТМЦ» либо аналогичный пункт. В некоторых настройках интерфейса он доступен через подменю «См. также» внизу формы раздела.
В ERP Управление предприятием 2 и Комплексной автоматизации 2 логика та же: раздел «Закупки» → документы → доверенности. Дополнительно эти конфигурации поддерживают выдачу доверенностей прямо из документа поступления: в карточке заказа поставщику или поступления товаров есть команда создания связанной доверенности, которая автоматически заполняется данными поставщика и перечнем ценностей.
Во всех трёх конфигурациях универсальный способ доступа — меню «Все функции» (кнопка с тремя полосками и стрелкой в левом верхнем углу, либо через главное меню). Если пункт «Все функции» не отображается, включите его: главное меню → Сервис → Параметры → установите флажок «Отображать команду "Все функции"». Затем раскройте ветку «Документы» и найдите «Доверенность» в списке.
Почему журнал доверенностей не отображается
Самая частая причина — ограничение прав доступа. Если пользователь работает под ролью без доступа к документу «Доверенность», пункт меню может быть виден, но журнал откроется пустым, либо команда будет недоступна вовсе. Проверить это просто: попросите открыть тот же раздел пользователя с полными правами. Если у него журнал виден и заполнен — проблема в правах, и настраивать их нужно через профили групп доступа в разделе «Администрирование».
Вторая причина — отключённая функциональность. В некоторых конфигурациях часть документов скрывается настройками функциональных опций. Откройте «Администрирование» → «Настройка программы» (или «Функциональность») и проверьте, включены ли опции, связанные с закупками и оформлением доверенностей.
Третья ситуация — персональные настройки интерфейса конкретного пользователя. Кто-то мог случайно убрать команду из панели навигации. Это не влияет на данные: документы никуда не делись, нужно лишь вернуть команду через «Настройку навигации» или сбросить настройки раздела.
Как выбрать действие
Как создать доверенность и что заполнить
В журнале доверенностей нажмите кнопку «Создать». Откроется карточка документа. Обязательные данные: сотрудник, на которого выдаётся доверенность (физическое лицо из справочника), контрагент-поставщик, срок действия доверенности и перечень товарно-материальных ценностей, которые сотрудник уполномочен получить.
Перечень ценностей заполняется либо вручную в табличной части, либо автоматически — если доверенность создаётся на основании документа заказа поставщику или поступления. Второй способ надёжнее: номенклатура, количество и реквизиты поставщика подтянутся без ручного ввода, что исключает расхождения при оприходовании.
Обратите внимание на срок действия. По общим правилам делопроизводства срок доверенности ограничен, а для разовых операций обычно ставят конкретную дату. Просроченная доверенность — формальный повод для претензий при проверке, поэтому дату окончания заполняйте осознанно, а не «с запасом» на год.
Как распечатать доверенность и сформировать реестр
Из карточки документа печатная форма вызывается кнопкой «Печать». В типовых конфигурациях доступна унифицированная форма М-2 (и М-2а для отрасли, где применяется) — именно её традиционно используют для доверенностей на получение материальных ценностей. Форма заполняется автоматически из данных документа, включая паспортные данные сотрудника, если они внесены в карточку физического лица.
Если паспортные данные не выводятся на печать, откройте справочник «Физические лица» (или «Сотрудники»), найдите нужного человека и заполните документ, удостоверяющий личность, по гиперссылке в карточке. После этого переформируйте печатную форму.
Реестр (журнал учёта) выданных доверенностей формируется из списка документов. Установите в журнале нужный период через кнопку отбора, затем используйте команду вывода списка: «Ещё» → «Вывести список». Отметьте колонки: номер, дата, срок действия, физическое лицо, контрагент — и выведите список в табличный документ для печати или сохранения в Excel. Этот реестр заменяет бумажный журнал учёта доверенностей.
Доверенности в других конфигурациях и альтернативные варианты
В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) доверенности находятся в разделе «Закупки» или «Деньги» в зависимости от версии — используйте поиск по программе, это быстрее всего. В «1С:Зарплата и управление персоналом» типового документа «Доверенность» на получение ТМЦ нет: эта конфигурация не предназначена для складского учёта, и доверенности там оформляют только в изменённых (доработанных) решениях.
Если организация выдаёт доверенности не только на получение ТМЦ, но и на представительство (в банк, налоговую, контрагентам), типовой документ 1С для этого не предназначен. Такие доверенности обычно ведут в отдельном бумажном журнале, в Excel-реестре или через механизм «Прочие документы»/внутренние документы, если он есть в конфигурации. Не смешивайте их с доверенностями на получение ценностей — у них разный учёт и разные сроки хранения.
Способы доступа к журналу
Стандартный путь для ежедневной работы; ограничение — пункт может быть скрыт настройками навигации
Быстрый доступ без настройки меню; требует помнить название объекта
Работает всегда, независимо от интерфейса; неудобен для постоянного использования
Доверенность создаётся с автозаполнением; журнал всё равно нужен для контроля и реестра
Как проверить корректность учёта доверенностей
Периодически сверяйте три вещи: наличие проведённой доверенности у каждого поступления, которое получал представитель по доверенности; соответствие сроков действия датам получения товара; полноту реестра за отчётный период. Это занимает немного времени, если делать регулярно, и сильно упрощает подготовку к проверкам.
Для контроля удобно настроить в журнале отбор по периоду и отсортировать список по дате. Документы с пометкой удаления или непроведённые стоит разобрать сразу: либо провести, либо удалить окончательно, чтобы они не искажали реестр.
Как проверить результат
Список доверенностей за выбранный период отображается с номерами и датами
Журнал пуст, хотя доверенности точно создавались — проверяйте период отбора и права
Заполнены организация, сотрудник с паспортными данными, поставщик, срок, перечень ценностей
Пустые поля паспорта или поставщика — не заполнены карточки справочников
Выводится список только за нужный период с нужными колонками
В список попадают все документы базы — не установлен отбор по периоду
Доверенность создана на основании заказа/поступления, перечни совпадают
Перечень в доверенности расходится с фактически полученным товаром
Если доверенности выдаются регулярно, выведите пункт журнала в панель навигации раздела «Покупки» у всех пользователей, которые этим занимаются, и договоритесь о едином правиле нумерации и сроков действия. Это снимает большинство вопросов при внутреннем контроле без дополнительных доработок программы.
Частые вопросы о журнале доверенностей в 1С 8.3
Что важно запомнить
Журнал доверенностей в 1С 8.3 находится в разделе «Покупки» (Бухгалтерия) или «Закупки» (УТ, ERP). Если его не видно — используйте поиск или «Все функции», проверьте права и настройки навигации. Реестр выводится командой «Вывести список» из журнала с отбором по периоду.
Где в 1С:Бухгалтерии 8.3 найти доверенности, если раздела «Покупки» нет?
Откройте меню «Все функции» (если его нет — включите через «Сервис» → «Параметры» → «Отображать команду "Все функции"»), раскройте ветку «Документы» и найдите «Доверенность». Либо используйте строку поиска в правом верхнем углу окна программы.
Почему журнал доверенностей пустой, хотя документы создавали?
Чаще всего установлен отбор по периоду, который не включает даты документов — сбросьте или расширьте отбор. Если не помогло, проверьте права пользователя на документ «Доверенность» и убедитесь, что документы проведены, а не записаны в другой информационной базе.
Как распечатать список всех выданных доверенностей за квартал?
В журнале установите отбор по периоду (кнопка отбора над списком), затем «Ещё» → «Вывести список», отметьте нужные колонки и выведите в табличный документ. Полученный реестр можно распечатать или сохранить в Excel.
Можно ли в 1С оформить доверенность на представительство в налоговой или банке?
Типовой документ «Доверенность» предназначен для получения товарно-материальных ценностей. Доверенности на представительство ведите отдельно: в бумажном журнале, электронном реестре или через доступные в конфигурации внутренние документы.
Почему в печатной форме М-2 пустые паспортные данные сотрудника?
Программа берёт данные из карточки физического лица. Откройте справочник «Физические лица» (или «Сотрудники»), заполните документ, удостоверяющий личность, затем заново сформируйте печатную форму доверенности.
Можно ли создать доверенность автоматически из поступления товаров?
Да. В УТ 11, КА 2 и ERP откройте заказ поставщику или поступление и используйте команду создания на основании — доверенность заполнится поставщиком и перечнем ценностей автоматически. В Бухгалтерии 8.3 доверенность обычно создаётся из журнала с ручным заполнением.