Как оформить заказ-наряд в 1С

Заказ-наряд — основной рабочий документ автосервисов, сервисных центров и компаний, оказывающих услуги с использованием материалов. Он фиксирует договорённость с клиентом: какие работы будут выполнены, какие запчасти и материалы уйдут в работу, сколько это стоит и когда заказ будет готов. В программах 1С документ «Заказ-наряд» одновременно играет роль коммерческого предложения, задания исполнителю и основания для списания материалов со склада.

Документ встречается в конфигурациях «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ), «1С:Управление автосервисом», отраслевых решениях для сервисных центров, а в «1С:Комплексная автоматизация» и ERP аналогичную роль выполняют заказы на услуги и производственные наряды. Логика везде схожая: шапка с контрагентом, табличные части «Работы» и «Материалы» (или «Запчасти»), итоговая сумма, статусы выполнения.

Ниже разобран порядок оформления заказ-наряда на примере типовой логики УНФ и отраслевых решений: от подготовки справочников до закрытия наряда и проверки результата. Точные названия команд могут отличаться в зависимости от конфигурации и её версии — ориентируйтесь на смысл действий.

Где найти документ «Заказ-наряд» и что подготовить заранее

В «1С:Управление нашей фирмой» документ находится в разделе Продажи → Заказ-наряды (в некоторых релизах — «Работы → Заказ-наряды»). В отраслевых конфигурациях для автосервиса ищите раздел «Сервис», «Автосервис» или «Приёмка заказов». Если документа нет в интерфейсе, проверьте настройки функциональности: в УНФ заказ-наряды включаются в разделе «Настройки → Продажи» либо в карточке настройки учёта.

Прежде чем оформлять первый наряд, убедитесь, что заполнены справочники. Понадобятся: номенклатура с типом «Работа» или «Услуга» (для строк работ), номенклатура с типом «Запас» (для материалов и запчастей), контрагенты, сотрудники-исполнители, склад и ценообразование (виды цен, прайс). Без этого документ придётся заполнять вручную «с нуля», что провоцирует ошибки в ценах и списаниях.

Отдельно проверьте остатки материалов на складе, если планируете списывать запчасти через наряд. При отрицательных остатках проведение либо будет запрещено, либо уведёт склад в минус — в зависимости от настроек контроля остатков.

Создание документа и заполнение шапки

Откройте список заказ-нарядов и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию (если в базе их несколько), контрагента-заказчика и договор, если ведёте учёт по договорам. В автосервисных конфигурациях дополнительно заполняется карточка автомобиля: госномер, VIN, пробег — эти данные потом попадут в печатную форму и историю обслуживания.

Обратите внимание на поля «Дата начала» и «Дата окончания» (или «Срок исполнения»). Они влияют на планирование загрузки исполнителей и на отчёты по просроченным заказам. Если клиент оставил предоплату, в ряде конфигураций её можно зафиксировать прямо в шапке или связанным документом оплаты.

Поле «Исполнитель» (или «Бригада», «Механик») заполните сразу, если ведёте расчёт зарплаты от выработки. В УНФ по данным заказ-нарядов можно начислять сдельную оплату труда — но только если исполнитель указан в документе, а в карточке работы задана расценка или норма времени.

Заполнение табличной части «Работы»

На вкладке «Работы» (или «Услуги») добавляйте строки по кнопке «Добавить» и выбирайте работы из справочника номенклатуры. Для каждой строки укажите количество (часто это нормо-часы), цену и при необходимости скидку. Сумма по строке рассчитается автоматически.

Если прайс настроен, цена подставится из действующего вида цен. Не редактируйте цены вручную без необходимости: ручные правки не отражаются в прайсе, и в следующем заказе цена снова подтянется стандартная — возникнет расхождение, которое сложно отследить. Если цена для клиента особая, корректнее оформить скидку или отдельный вид цен.

В некоторых конфигурациях для работы можно указать исполнителя прямо в строке — это удобно, когда над одним нарядом работают несколько человек. Также проверьте, как считается стоимость: за единицу, за нормо-час или фиксированно — это задаётся в карточке номенклатуры работы.

1. 1
   Откройте вкладку «Работы» и добавьте строку
2. 2
   Выберите работу из номенклатуры (тип «Работа» или «Услуга»)
3. 3
   Проверьте количество и единицу измерения (нормо-часы, штуки)
4. 4
   Убедитесь, что цена подтянулась из прайса, при необходимости задайте скидку
5. 5
   Укажите исполнителя в строке, если работают несколько человек
6. 6
   Сверьте итоговую сумму по вкладке

Заполнение табличной части «Материалы» (запчасти)

Вкладка «Материалы» (в автосервисных решениях — «Запчасти») отвечает за то, что будет списано со склада. Добавляйте позиции из номенклатуры с типом «Запас», указывайте количество и склад списания. Цена здесь может быть продажной (если материалы выставляются клиенту отдельной строкой) или нулевой для клиента, но с учётной себестоимостью (если материалы входят в стоимость работ).

Ключевой момент — различие двух моделей. Первая: материалы продаются клиенту отдельно, тогда их стоимость входит в сумму наряда. Вторая: материалы — внутренний расход, клиент платит только за работу. Во втором случае себестоимость материалов всё равно спишется и повлияет на финансовый результат, просто не попадёт в счёт клиенту. Не смешивайте модели в одном документе без понимания, как считается итог.

В отраслевых решениях для автосервиса часто есть разделение «запчасти клиента» и «запчасти сервиса». Запчасти клиента принимаются на ответственное хранение и не списываются с вашего склада — обязательно используйте правильный тип строки, иначе исказите складской учёт.

Статусы, проведение и закрытие наряда

После заполнения нажмите «Провести». Документ сформирует движения: резерв или списание материалов (в зависимости от настроек), задолженность клиента, выработку исполнителей. Порядок списания материалов в разных конфигурациях различается: где-то материалы списываются при проведении наряда, где-то — при переводе его в состояние «Выполнен» или при создании на его основании акта выполненных работ.

Статусная модель обычно выглядит так: «Открыт» (или «Новый») → «В работе» → «Выполнен» → «Оплачен / Закрыт». В УНФ состояния настраиваются в справочнике состояний заказ-нарядов. Не пропускайте промежуточные статусы массово: отчёты по незавершёнке и загрузке мастеров строятся именно по ним.

Оплату оформляйте связанными документами: «Оплата от покупателя», «Приходный кассовый ордер» или эквайринговая операция — вводятся на основании наряда. Тогда в карточке заказа будет видно, что долг закрыт, а взаиморасчёты сойдутся автоматически.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе после проведения

Норма

Материалы из наряда списаны, остатки неотрицательные

Тревожный признак

Минус по позициям или отсутствие списания при закрытом наряде

Взаиморасчёты с клиентом

Норма

Долг равен сумме наряда минус оплаты

Тревожный признак

Долг не совпадает с документами или дублируется задолженность

Выработка исполнителей

Норма

Работы из наряда видны в отчёте по выработке

Тревожный признак

Исполнитель пустой, выработка не учтена

Печать заказ-наряда для клиента

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. Типовые варианты: «Заказ-наряд» (полная форма с работами и материалами), «Счёт на оплату», иногда «Акт приёма-передачи автомобиля». В автосервисных конфигурациях печатная форма обычно включает данные автомобиля, перечень работ с ценами и итог с НДС или без — в зависимости от системы налогообложения.

Если типовая форма не подходит, её можно доработать через механизм внешних печатных форм, не меняя конфигурацию. Это безопаснее прямой правки макета: при обновлении программы внешняя форма сохранится, а изменённый типовой макет может быть затёрт.

Типичные ошибки при оформлении заказ-нарядов

Первая группа ошибок — организационные: наряд оформляется задним числом после выполнения работ, из-за чего материалы списываются не в том периоде, а себестоимость «прыгает». Вторая группа — ошибки заполнения: работы вносятся произвольным текстом вместо выбора из справочника, что ломает отчёты по выработке и статистику продаж услуг.

Частые вопросы по заказ-нарядам в 1С

Чем заказ-наряд отличается от счёта на оплату?

Счёт — это только предложение оплатить, он не списывает материалы и не формирует задание исполнителям. Заказ-наряд — рабочий документ полного цикла: работы, материалы, исполнители, статусы выполнения. Счёт при необходимости печатается на основании наряда.

Можно ли изменить заказ-наряд после проведения?

Да, документ можно отредактировать и перепровести, если по нему не созданы подчинённые документы (оплата, акт). Если оплата уже оформлена, сначала отмените или скорректируйте её, иначе взаиморасчёты разойдутся. Существенные изменения после выдачи документа клиенту лучше оформлять дополнительным согласованием или новой версией наряда.

Как оформить предоплату по заказ-наряду?

Создайте документ оплаты (поступление на расчётный счёт или приходный кассовый ордер) на основании наряда или с указанием его в поле «Документ расчётов». Программа зачтёт аванс автоматически при закрытии наряда. Проверьте результат в отчёте по взаиморасчётам с контрагентом.

Материалы не списались при закрытии наряда — в чём причина?

Чаще всего дело в настройках: в некоторых конфигурациях списание происходит не самим нарядом, а созданным на его основании документом (акт выполненных работ, расходная накладная). Также проверьте, что в строках материалов указан склад и что документ переведён в состояние, при котором выполняется списание.

Как посмотреть прибыль по конкретному заказ-наряду?

Используйте отчёты «Валовая прибыль» или «Анализ заказ-наряда» (название зависит от конфигурации) с отбором по документу. Отчёт покажет выручку по работам и материалам минус себестоимость списанных запасов. Если себестоимость равна нулю — проверьте, были ли материалы оприходованы на склад до списания.