Документы и Печать · 11 мин
Транспортная накладная в 1С: пошаговая инструкция
Как сделать транспортную накладную в 1С:Управление торговлей и ERP: пошаговая инструкция, настройка печатных форм, типовые ошибки и проверка результата.
Транспортная накладная — обязательный документ при перевозке груза автомобильным транспортом, она подтверждает заключение договора перевозки и нужна перевозчику, грузоотправителю и грузополучателю. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация) транспортная накладная формируется на основании документа отгрузки — «Реализация товаров и услуг» или «Перемещение товаров» — и печатается по унифицированной форме.
Главная сложность для пользователей — понять, где именно в программе находится этот документ, какие данные подтягиваются автоматически, а какие нужно заполнить вручную: сведения о перевозчике, водителе, автомобиле, пунктах погрузки и разгрузки. Ниже разобран полный порядок действий, настройка печатной формы и типовые ошибки.
Где в 1С находится транспортная накладная
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP документ «Транспортная накладная» находится в разделе «Продажи» (или «Склад и доставка» в зависимости от настроек интерфейса). Быстрее всего найти его через поле поиска в верхней части окна программы: начните вводить «транспортная», и система покажет нужный документ.
В большинстве случаев накладную создают не вручную из журнала, а на основании отгрузочного документа — так автоматически подтянутся грузоотправитель, грузополучатель, адреса и перечень товаров. Это снижает риск расхождений между реализацией и транспортным документом.
В 1С:Бухгалтерии отдельного документа «Транспортная накладная» нет — там доступна печать формы из документа «Реализация (акты, накладные)» через кнопку «Печать», если подключён соответствующий макет. Возможности зависят от версии конфигурации.
Подготовка: что включить и заполнить заранее
Перед созданием накладной проверьте, что в программе заполнены справочники, из которых документ берёт данные. В карточке контрагента-перевозчика должны быть указаны наименование, ИНН, адрес и телефон. В карточке собственной организации — фактический адрес отгрузки, если он отличается от юридического.
Если планируете регулярно оформлять перевозки, заведите в базе типовые элементы: физическое лицо-водителя (в справочнике «Физические лица»), данные автомобиля и прицепа. В УТ 11 и ERP для этого используется функциональность доставки: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка», где включается опция «Доставка» и связанные с ней настройки.
Также убедитесь, что у пользователя есть права на создание и печать документов этого вида. Если кнопка «Создать на основании» не показывает транспортную накладную, чаще всего причина именно в правах или отключённой функциональной опции.
Пошаговое создание накладной на основании реализации
Стандартный сценарий в УТ 11 и ERP выглядит так. Откройте проведённый документ «Реализация товаров и услуг», по которому товар уезжает со склада. Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Транспортная накладная». Программа создаст новый документ с уже заполненными полями грузоотправителя, грузополучателя и списка товаров.
Далее заполните блок перевозки: укажите перевозчика (контрагента или собственную организацию, если доставка своим транспортом), водителя, марку и госномер автомобиля, адреса погрузки и разгрузки, дату и время подачи машины. Поля, отмеченные красным подчёркиванием, обязательны для проведения.
После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Проверьте, что документ появился в журнале транспортных накладных и связан с реализацией — в форме документа это видно по кнопке «Связанные документы» или в структуре подчинённости.
- 1Откройте проведённую «Реализацию товаров и услуг», по которой отгружается товар
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Транспортная накладная»
- 3Укажите перевозчика, водителя, автомобиль и адреса погрузки и разгрузки
- 4Проверьте перечень товаров, количество мест и вес
- 5Проведите документ и распечатайте форму кнопкой «Печать»
- 6Проверьте связь документов через структуру подчинённости
Заполнение данных о перевозчике, водителе и грузе
Блок перевозчика — самый чувствительный к ошибкам. Если груз везёт сторонняя транспортная компания, выберите её из справочника контрагентов. Если доставка собственным транспортом, перевозчиком указывается ваша организация. Данные водителя (ФИО, номер водительского удостоверения, телефон) вводятся в соответствующие поля документа.
По грузу укажите количество мест, вид упаковки, вес брутто и, при необходимости, объём. Эти данные печатаются в накладной и используются перевозчиком для расчётов. Если часть сведений неизвестна в момент создания документа (например, фактический вес определится при взвешивании), документ можно сохранить, заполнить позже и перепровести.
Если товаров несколько или отгрузка частями
При частичной отгрузке создавайте транспортную накладную на основании конкретной реализации, а не заказа целиком — тогда в документ попадёт только фактически отгруженное количество. Одна реализация может иметь одну транспортную накладную; если рейсов несколько, оформляйте отдельные документы отгрузки.
Печать транспортной накладной
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в его форме. В типовых конфигурациях доступна печатная форма транспортной накладной, а также связанные формы — например, заявка на перевозку или сопроводительная ведомость, в зависимости от конфигурации и её версии.
Перед печатью откройте предварительный просмотр и сверьте ключевые поля: наименования сторон, адреса, перечень груза, данные автомобиля. Если какое-то поле пустое в печатной форме, но заполнено в документе — вероятно, используется устаревший макет или данные введены не в те реквизиты.
Транспортная накладная оформляется в нескольких экземплярах: для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Распечатайте нужное количество копий сразу — количество копий задаётся в диалоге печати.
Как проверить результат
Заполнены грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, перечень груза и данные автомобиля
Пустые поля сторон или отсутствует перечень товаров
В структуре подчинённости реализации видна транспортная накладная
Накладная не связана с отгрузкой — создана вручную без основания
Документ проведён, виден в журнале транспортных накладных
Документ только записан или помечен на удаление
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — отсутствие пункта «Транспортная накладная» в меню «Создать на основании». Причины: не включена функциональность доставки в настройках, у пользователя нет прав, либо документ отгрузки не проведён. Проверяйте в этом порядке: сначала проведение реализации, затем функциональные опции, затем права.
Вторая распространённая ошибка — расхождение данных между реализацией и накладной, когда накладную создают вручную из журнала и заполняют «с нуля». Такой документ не связан с отгрузкой, и при сверке с перевозчиком возникают вопросы. Всегда создавайте накладную на основании документа отгрузки.
Особые сценарии и ограничения
Если доставку оформляет сам поставщик и вам нужна только печать формы для своего водителя, достаточно стандартного сценария: перевозчиком указывается собственная организация. Если же перевозку оформляет сторонняя компания и выставляет вам свою накладную, ваш документ в 1С нужен для внутреннего учёта и сверки — сверяйте номера и даты с бумажным оригиналом.
В 1С:Бухгалтерии, где нет отдельного документа, печатная форма транспортной накладной формируется из реализации. Если в вашей версии такой формы нет, варианты решения: обновить конфигурацию, подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки», либо оформлять накладную в специализированной конфигурации.
Как выбрать действие
Проверка результата и сверка с перевозчиком
После оформления убедитесь, что комплект документов полный: реализация (или УПД), транспортная накладная в нужном количестве экземпляров, при необходимости — доверенность на водителя или данные электронного документооборота. Все бумажные экземпляры должны совпадать с данными в 1С.
Периодически сверяйте журнал транспортных накладных с актами перевозчика: совпадают ли номера, даты, адреса и стоимость перевозки. Расхождения проще исправить сразу, чем при закрытии месяца или налоговой проверке.
Что важно запомнить
Транспортную накладную в 1С создавайте на основании проведённой реализации, заполняйте данные перевозчика и водителя, проверяйте печатную форму через предварительный просмотр и храните связь документов для сверки. Если пункта в меню нет — проверяйте функциональные опции и права.
Часто задаваемые вопросы
Чем транспортная накладная отличается от товарно-транспортной накладной (ТТН)?
Транспортная накладная подтверждает только договор перевозки и не содержит товарного раздела для оприходования. ТТН (форма 1-Т) совмещает товарный и транспортный разделы. Какую форму применять, стороны определяют в договоре; в 1С доступны оба варианта печати в зависимости от конфигурации.
Можно ли создать транспортную накладную без документа реализации?
Технически да — через журнал документов кнопкой «Создать». Но тогда все данные придётся вводить вручную, а связь с отгрузкой потеряется. Такой способ оправдан только для разовых перевозок без отражения продажи, например при перемещении между своими объектами без документов в базе.
Почему в печатной форме пустые поля, хотя документ заполнен?
Чаще всего данные введены не в те реквизиты (например, адрес указан в свободном комментарии, а не в поле адреса погрузки) или конфигурация использует устаревший макет. Проверьте заполнение полей документа и обновите конфигурацию до актуальной версии.
Сколько экземпляров накладной нужно распечатать?
Минимум три: для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Если в цепочке участвует экспедитор или требуется экземпляр для бухгалтерии перевозчика, количество увеличивается. Число копий задаётся в диалоге печати 1С.
Как оформить накладную, если доставка собственным транспортом?
Порядок тот же: создайте накладную на основании реализации, но в поле перевозчика укажите собственную организацию, а в полях водителя и автомобиля — данные вашего сотрудника и машины. Для учёта собственного транспорта удобно заранее завести автомобили и водителей в справочниках.
Можно ли отправлять транспортную накладную в электронном виде из 1С?
Да, если подключён сервис электронного документооборота (1С-ЭДО или оператор ЭДО) и контрагент также работает с электронными документами. Документ подписывается электронной подписью и отправляется прямо из базы. Настройка выполняется в разделе обмена электронными документами.