Документы и Печать · 9 мин
Транспортная накладная в 1С 8.3 Бухгалтерия: где находится и как её оформить
Где найти и как оформить транспортную накладную в 1С Бухгалтерии 8.3: путь через раздел Продажи, печатные формы, настройка реквизитов перевозчика и типичные ошибки.
Транспортная накладная — документ, который подтверждает передачу груза перевозчику и нужен при доставке товаров покупателю или при перевозке между собственными складами. В 1С Бухгалтерии 8.3 отдельного документа «Транспортная накладная» в стандартном интерфейсе нет: программа формирует её как печатную форму на основании документа отгрузки. Поэтому искать её нужно не в списке документов, а внутри реализации товаров или перемещения.
Основной путь выглядит так: открываете раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)», открываете нужную реализацию и нажимаете кнопку «Печать». В выпадающем списке доступных форм будет пункт «Транспортная накладная». Если его там нет — значит, форму не нашли по причинам, которые разобраны ниже: не заполнены реквизиты доставки, устаревшая версия конфигурации или форма скрыта настройкой.
Ниже разобраны все способы найти и оформить транспортную накладную: через реализацию, через перемещение товаров, через настройку печатных форм, а также что делать, если нужного пункта в меню нет.
Где находится транспортная накладная: основной путь
Стандартный сценарий начинается с документа отгрузки. Откройте раздел «Продажи» в верхней панели, затем пункт «Реализация (акты, накладные, УПД)». Найдите в журнале нужную реализацию и откройте её двойным щелчком.
В открытом документе нажмите кнопку «Печать» в командной панели. В списке форм выберите «Транспортная накладная». Программа сформирует документ по типовой форме, утверждённой Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (форма из приложения к Постановлению Правительства № 2116).
Если реализаций много, удобно пользоваться отбором в журнале по контрагенту или периоду, чтобы быстро найти нужный документ. Печатная форма доступна и из списка документов: выделите реализацию, нажмите «Печать» в командной панели журнала — список форм будет тем же.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)»
- 2Найдите и откройте нужный документ реализации
- 3Заполните реквизиты доставки (ссылка «Доставка» в шапке документа)
- 4Нажмите «Печать» → «Транспортная накладная»
- 5Проверьте форму, при необходимости отредактируйте и распечатайте
Заполнение реквизитов доставки перед печатью
Печатная форма транспортной накладной собирается из двух источников: табличной части реализации (номенклатура, количество) и реквизитов доставки. Если реквизиты не заполнены, поля перевозчика, автомобиля и водителя в печатной форме окажутся пустыми.
В шапке документа реализации найдите поле «Доставка» (в некоторых версиях — закладка «Доставка» или гиперссылка рядом с адресом). Откроется форма, где указываются: перевозчик (контрагент), автомобиль (марка, госномер), водитель (ФИО, данные удостоверения), адрес погрузки и адрес доставки, сроки.
Данные об автомобиле и водителе можно ввести вручную прямо в этой форме. Перевозчик выбирается из справочника «Контрагенты» — если перевозите сами, в качестве перевозчика указывают собственную организацию.
После заполнения нажмите «ОК» или запишите документ, затем снова вызовите печатную форму. Все введённые сведения подтянутся в соответствующие разделы накладной.
Транспортная накладная при перемещении между складами
Если груз перевозится между собственными складами организации, основанием служит документ «Перемещение товаров» (раздел «Склад» → «Перемещение товаров»). В нём также доступна печать транспортной накладной через кнопку «Печать».
Логика заполнения аналогична: сначала укажите реквизиты перевозки в документе, затем формируйте печатную форму. Адрес погрузки подставляется из данных склада-отправителя, адрес доставки — из склада-получателя, если адреса заданы в карточках складов.
Проверьте карточки складов (раздел «Справочники» → «Склады»): поле с адресом должно быть заполнено, иначе в накладной адреса придётся вписывать вручную уже в печатной форме.
Что делать, если пункта «Транспортная накладная» нет в меню печати
Самая частая причина — устаревшая версия конфигурации. Форма транспортной накладной появилась в релизах Бухгалтерии 3.0 после выхода соответствующих правил перевозок. Проверьте версию: раздел «Администрирование» → «О программе». Если релиз старый, обновите конфигурацию штатными средствами.
Вторая причина — в документе используется вид операции, для которого форма не предусмотрена (например, реализация услуг без отгрузки товаров). Создайте реализацию с видом операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия» — там печать транспортной накладной доступна.
Третья причина — изменённый состав печатных форм через «Дополнительные отчеты и обработки» или доработки конфигуратора. Если база дорабатывалась, уточните у специалиста, сопровождающего 1С, не заменён ли стандартный макет печати.
Редактирование и настройка печатной формы
Сформированная транспортная накладная открывается в табличном редакторе, где часть ячеек доступна для ручной правки. Если какое-то поле не заполнилось автоматически (например, номер путевого листа или примечания), впишите значение прямо в ячейку перед печатью.
Для постоянных изменений формы (логотип, дополнительные колонки) не редактируйте макет вручную в каждом документе — правильнее подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Это сохранит изменения для всех документов и не нарушит обновление конфигурации.
Также в разделе «Администрирование» → «Параметры учета» → «Печать» можно задать подписи ответственных лиц, которые будут автоматически подставляться в формы.
Проверка результата и обмен с контрагентами
После формирования накладной сверьте ключевые блоки: сведения о грузоотправителе и грузополучателе, данные перевозчика и транспортного средства, перечень груза с количеством мест и массой (если ведётся учёт по весу), даты погрузки и доставки.
Масса и объём подставляются из карточек номенклатуры, если там заполнены соответствующие реквизиты веса и объёма. Если в печатной форме эти графы пустые — проверьте единицы измерения в справочнике «Номенклатура».
Транспортную накладную можно отправить контрагенту по ЭДО, если подключён сервис 1С-ЭДО и контрагент его поддерживает. В остальных случаях форму распечатывают в трёх экземплярах: для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.
Как проверить результат
Заполнены организация-перевозчик, автомобиль, водитель
Поля пустые — не заполнена ссылка «Доставка» в документе
Подтянулись из карточек складов или введены в документе
Пустые адреса — проверьте карточки складов
Номенклатура и количество совпадают с табличной частью реализации
Расхождения — документ изменён после формирования, сформируйте форму заново
FAQ
Транспортная накладная — это отдельный документ в 1С Бухгалтерии?
Нет. В типовой Бухгалтерии 8.3 это печатная форма, которая строится на основании реализации товаров или перемещения. Отдельный учётный документ для перевозок есть в конфигурациях «Управление торговлей» и «ERP», где ведётся расширенный транспортный учёт.
Почему в печатной форме пустые поля перевозчика и водителя?
Эти данные не берутся из табличной части реализации. Их нужно заполнить по ссылке «Доставка» в шапке документа до формирования печати. После заполнения сформируйте форму заново.
Можно ли оформить транспортную накладную без реализации?
Без документа-основания типовая форма не формируется. Если нужна накладная на внутреннюю перевозку, используйте документ «Перемещение товаров». Для разовых нестандартных ситуаций форму можно заполнить вручную в редакторе, но такой документ не будет связан с учётными данными.
Чем транспортная накладная отличается от ТОРГ-12 и УПД?
ТОРГ-12 и УПД подтверждают переход права собственности на товар и служат основанием для бухгалтерского и налогового учёта. Транспортная накладная подтверждает договор перевозки и факт передачи груза перевозчику. При доставке покупателю обычно оформляют оба документа.
Нужно ли обновлять конфигурацию, если формы нет в меню печати?
Да, если релиз старый. Форма транспортной накладной поддерживается в актуальных релизах Бухгалтерии 3.0. Перед обновлением сделайте резервную копию базы и убедитесь, что доработки конфигурации не конфликтуют с обновлением.
Как подставить вес и объём груза в накладную?
Вес и объём берутся из карточек номенклатуры: откройте справочник «Номенклатура», в карточке товара заполните вес и объём единицы. После этого сформируйте печатную форму заново — показатели подтянутся автоматически.
Что важно запомнить
Транспортная накладная в 1С Бухгалтерии 8.3 — это печатная форма документа реализации или перемещения: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» → открыть документ → «Печать» → «Транспортная накладная». Предварительно заполните реквизиты доставки по ссылке в шапке документа, иначе поля перевозчика, автомобиля и водителя останутся пустыми.