Товарная накладная в 1С 8.3: как сделать и провести

Товарная накладная в 1С 8.3 оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в конфигурациях «Бухгалтерия предприятия» и «Управление нашей фирмой», а в «Управлении торговлей» — документом «Реализация товаров и услуг». Документ одновременно списывает товар со склада, формирует выручку, начисляет НДС и служит основанием для печати ТОРГ-12 или универсального передаточного документа (УПД).

Чтобы накладная провелась без ошибок, заранее должны быть заполнены справочники: контрагент с договором, номенклатура с типом «Товар», склад, а также настроены счета учета. Если какой-то элемент отсутствует, программа либо не даст провести документ, либо проведет его с неверными проводками — и это придется исправлять вручную.

Ниже разобран полный цикл работы: от создания документа до печатной формы и проверки результата. Инструкции даны для типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» — наиболее распространенной конфигурации; отличия других конфигураций указаны отдельно.

Где находится документ и какие виды накладных бывают

В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид операции. Для отгрузки товара используется операция «Товары (накладная)» — именно она формирует классическую товарную накладную.

Доступные виды операций зависят от настроек функциональности программы. Если нужного варианта нет в списке, проверьте раздел Главное → Функциональность: там должны быть включены торговые операции и, при необходимости, учет по нескольким складам.

В «1С:Управление торговлей 11» аналогичный документ называется «Реализация товаров и услуг» и находится в разделе «Продажи». В «1С:Управление нашей фирмой» — «Расходная накладная» в разделе «Продажи». Логика заполнения во всех конфигурациях одинаковая: шапка с контрагентом и складом, табличная часть с товарами, итоги и печать.

Подготовка: что должно быть заполнено до создания накладной

Перед оформлением накладной проверьте четыре справочных объекта. Первый — карточка контрагента: в ней должны быть указаны наименование, ИНН, КПП и адрес, иначе печатная форма будет неполной. Второй — договор с контрагентом с видом «С покупателем»: без него документ не проведется в большинстве настроек.

Третий — номенклатура. У каждой позиции товара должен быть тип «Товар», заполненная единица измерения и ставка НДС. Четвертый — склад, на котором числится отгружаемый товар. Если ведется учет по нескольким складам, в документе нужно выбрать именно тот, с которого идет отгрузка.

Дополнительно убедитесь, что товар физически есть на остатках. Откройте отчет Склад → Остатки товаров на складах (или «Остатки номенклатуры» в зависимости от конфигурации) и сверьте количество. Проведение накладной при отсутствии остатка либо будет запрещено контролем остатков, либо создаст отрицательный остаток, который потом придется разбирать.

Пошаговое создание накладной в 1С:Бухгалтерии 8.3

Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите «Создать» → «Товары (накладная)». Заполните шапку документа: дату отгрузки, контрагента, договор и склад. Номер документа программа присвоит автоматически при записи.

Перейдите к табличной части «Товары». Добавьте строки кнопкой «Добавить» или подберите позиции через кнопку «Подбор» — она открывает справочник номенклатуры с остатками и ценами, что удобно при большом ассортименте. В каждой строке укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически.

Проверьте итоговую сумму документа и счета учета по ссылке «Счета учета» или на соответствующей закладке: обычно это 62.01 для расчетов с покупателем, 90.01.1 для выручки и 90.03 для НДС. Если счета подставились неверно, скорректируйте их вручную или настройте счета учета номенклатуры в одноименном регистре.

Нажмите «Провести». Признак успешного проведения — документ появился в журнале без пометки, а по кнопке «Дт/Кт» видны проводки: списание себестоимости со счета 41, признание выручки и начисление НДС.

1. 1
   Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и создайте документ с видом «Товары (накладная)»
2. 2
   Заполните контрагента, договор и склад в шапке
3. 3
   Добавьте товары через «Добавить» или «Подбор», укажите количество, цены и НДС
4. 4
   Проверьте счета учета и итоговую сумму
5. 5
   Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»
6. 6
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД через кнопку «Печать»

Печать ТОРГ-12 и УПД

После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа. В списке доступны «Товарная накладная (ТОРГ-12)» и «Универсальный передаточный документ (УПД)». ТОРГ-12 применяется, когда счет-фактура оформляется отдельно; УПД объединяет накладную и счет-фактуру в одном документе и удобен, когда покупатель принимает НДС к вычету.

Перед печатью проверьте заполнение полей формы: грузоотправитель, грузополучатель, поставщик, плательщик. Если товар отгружается со склада, адрес которого отличается от адреса организации, укажите это в карточке склада — иначе в ТОРГ-12 попадет неверный адрес грузоотправителя.

Для УПД в документе нужно указать статус (обычно «1» — документ о передаче товаров с функцией счета-фактуры) и при необходимости идентификатор госконтракта. Дата и номер УПД формируются из данных документа реализации.

Сравнение вариантов

ТОРГ-12 + отдельный счет-фактура

Подходит, когда покупатель привык к классическому комплекту документов или когда счет-фактура выставляется в другой день. Два документа вместо одного.

УПД

Один документ заменяет накладную и счет-фактуру, упрощает документооборот и ЭДО. Требует корректного заполнения статуса и полей счета-фактуры.

Собственная форма накладной

Допустима, если содержит обязательные реквизиты первичного документа. В 1С подключается через внешние печатные формы, требует настройки.

Накладная на основании счета или заказа

Если покупателю ранее выставлялся счет на оплату, накладную удобнее создать на его основании: откройте счет и нажмите «Создать на основании → Реализация (акт, накладная, УПД)». Контрагент, договор и таблица товаров с ценами перенесутся автоматически — останется проверить количество и склад.

Такой способ снижает риск расхождений между счетом и отгрузкой: цены и состав не придется вбивать повторно. В конфигурациях с заказами покупателей (Управление торговлей, УНФ) накладная аналогично создается на основании заказа, а программа контролирует, чтобы отгружено было не больше заказанного.

Проверка результата после проведения

Откройте проводки документа кнопкой «Дт/Кт». Для стандартной продажи должны быть движения: Дт 90.02.1 Кт 41.01 (себестоимость), Дт 62.01 Кт 90.01.1 (выручка), Дт 90.03 Кт 68.02 (НДС). Отсутствие проводки по себестоимости обычно означает, что товара не было на остатке и списывать было нечего.

Сверьте остатки: отчет «Остатки товаров на складах» после проведения должен показать уменьшение количества по отгруженным позициям. Дополнительно проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 62.01 — задолженность покупателя должна увеличиться на сумму накладной.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Есть списание себестоимости, выручка и НДС

Тревожный признак

Нет проводки Дт 90.02 Кт 41 — товар не был на остатке

Остатки по складу

Норма

Количество уменьшилось на отгруженное

Тревожный признак

Отрицательный остаток по позиции

Сальдо по 62.01

Норма

Дебиторка покупателя выросла на сумму накладной

Тревожный признак

Сумма не изменилась — документ не проведен

Печатная форма ТОРГ-12

Норма

Заполнены грузоотправитель, грузополучатель, суммы и НДС

Тревожный признак

Пустые поля адресов или нулевые суммы

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего встречается ошибка «Не хватает товара на складе». Причины: поступление не проведено, товар оприходован на другой склад или организацию, либо в накладной указано большее количество. Решение — найти и провести приходный документ либо исправить склад и количество, а не отключать контроль.

Вторая типичная проблема — неверные счета учета. Если в проводках вместо 41-го счета появился другой счет, откройте регистр «Счета учета номенклатуры» (раздел «Справочники» или карточка номенклатуры) и задайте счета для группы товаров или конкретной позиции. После исправления перепроведите накладную.

Третья ошибка — расхождение суммы накладной с оплатой покупателя из-за ручного изменения цен после выставления счета. Если цена изменилась, согласуйте это с покупателем и при необходимости перевыпустите счет, чтобы первичка и оплата сходились.

Частые вопросы

Можно ли оформить накладную без договора с контрагентом?

Зависит от настроек учетной политики и конфигурации. В типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» при ведении расчетов по договорам документ без договора не проведется. Проще всего создать договор с видом «С покупателем» прямо из формы документа — это займет меньше минуты.

Как распечатать накладную в двух экземплярах?

В форме печати ТОРГ-12 укажите количество экземпляров перед выводом на принтер. Либо откройте предварительный просмотр и задайте число копий в диалоге печати. Обычно оформляют два экземпляра: один остается у продавца, второй передается покупателю.

Чем накладная отличается от счета-фактуры в 1С?

Накладная подтверждает факт передачи товара и формирует проводки по списанию и выручке. Счет-фактура — налоговый документ для НДС, он создается отдельно на основании реализации и попадает в книгу продаж. УПД объединяет оба документа в один.

Как исправить ошибку в уже проведенной накладной?

Если период открыт, откройте документ, внесите изменения и перепроведите — проводки пересчитаются автоматически. Если период закрыт и отчетность сдана, исправление оформляется корректировкой реализации, а не правкой исходного документа.

Можно ли создать накладную с нескольких складов одним документом?

В типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» склад указывается один в шапке документа, поэтому для отгрузки с разных складов создают отдельные накладные. В «Управлении торговлей 11» возможна отгрузка с нескольких складов через ордерную схему, но для бухгалтерских целей документы всё равно разделяются.

Почему в ТОРГ-12 не выводится грузоотправитель?

Поле грузоотправителя заполняется из карточки склада или организации. Откройте карточку склада и проверьте, указан ли там адрес и привязка к организации. После заполнения перевыпустите печатную форму — данные подтянутся автоматически.