Документы и Печать · 12 мин
Сведения о грузе в ТТН: как правильно заполнить в 1С
Как заполнить сведения о грузе в товарно-транспортной накладной в 1С: пошаговая инструкция, типичные ошибки, проверка результата и частые вопросы.
Товарно-транспортная накладная (ТТН) — один из ключевых документов при перевозке грузов автомобильным транспортом. Раздел со сведениями о грузе вызывает больше всего вопросов: наименования должны совпадать с счетом-фактурой, количество мест и масса — с фактической отгрузкой, а любое расхождение способно обернуться претензиями перевозчика или покупателя. В 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP ТТН создается на основании реализации товаров, и большая часть данных подтягивается автоматически — но именно блок «Сведения о грузе» часто требует ручной доработки.
Типовая форма ТТН в 1С соответствует форме № 1-Т. Она состоит из товарного и транспортного разделов: товарный заполняет грузоотправитель, транспортный — перевозчик. Сведения о грузе относятся к товарному разделу и включают наименование товара, код, количество мест, вид упаковки, массу брутто и нетто, стоимость. Ошибка в любом из этих полей может привести к тому, что покупатель откажется принимать документ, а налоговая — признавать расходы на доставку.
Ниже разобрано, где в 1С находятся эти реквизиты, как их корректно заполнить, что проверить перед печатью и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации (УТ 11, КА 2, ERP 2), но общая логика применима и к УПП, и к «1С:Предприятие 8. Управление торговлей» более ранних редакций.
Где в 1С находится ТТН и какие данные подтягиваются автоматически
В типовых конфигурациях ТТН создается на основании документа «Реализация товаров и услуг». Откройте нужную реализацию, нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Товарно-транспортная накладная» (в некоторых версиях — «Транспортная накладная» или печатная форма «ТТН (1-Т)»). Программа автоматически перенесет в документ контрагента, адреса доставки, перечень товаров, количество и суммы.
Автоматическое заполнение охватывает только те данные, которые уже есть в системе. Наименование товара берется из карточки номенклатуры, количество — из табличной части реализации, стоимость — из итоговых сумм. А вот масса, количество грузовых мест и вид упаковки заполнятся только в том случае, если эти сведения заранее указаны в карточке номенклатуры (реквизиты «Вес», «Объем», единицы хранения и упаковки). Если справочник не заполнен, соответствующие графы в ТТН окажутся пустыми.
Поэтому первый шаг — проверить, что подтянулось автоматически, и понять, какие поля придется заполнять вручную. Это особенно важно для организаций с большим ассортиментом, где карточки номенклатуры велись небрежно.
Как заполнить наименование и код товара
Графа «Наименование товара» в ТТН должна совпадать с наименованием в счете-фактуре и накладной ТОРГ-12 — это одно из базовых требований при проверках. В 1С наименование подтягивается из реквизита «Наименование для печати» карточки номенклатуры, а если оно не заполнено — из рабочего наименования. Если в карточке товар назван сокращенно или с внутренними пометками («Товар 001 остаток»), в ТТН уйдет именно этот текст, и документ придется переделывать.
Чтобы исправить ситуацию, откройте карточку номенклатуры: «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» → нужная позиция. Заполните поле «Наименование для печати» полным официальным названием товара, как оно должно выглядеть в документах. После перезаполнения ТТН (кнопка «Заполнить» или перевыбор документа-основания) наименование обновится.
Код товара (артикул) подтягивается из реквизита «Артикул» карточки номенклатуры. Он не является обязательным с точки зрения формы 1-Т, но его наличие упрощает сверку при приемке и снижает риск споров с покупателем. Если артикулы в справочнике не ведутся, графа останется пустой — это допустимо, но для крупных поставок лучше проставить.
Масса, объем и количество мест: откуда берутся и как ввести вручную
Масса брутто и нетто — самые проблемные графы ТТН. 1С рассчитывает их из реквизита «Вес» в карточке номенклатуры с учетом указанных упаковок. Если вес не задан, графы окажутся пустыми, а перевозчик может отказаться принимать документ без указания массы груза. Вес задается в карточке номенклатуры на вкладке, где указываются единицы измерения и упаковки: откройте карточку, перейдите к реквизитам веса и объема, укажите вес единицы товара и единицу измерения (кг, г, т).
Количество грузовых мест определяется упаковками. Если в реализации товар указан в упаковках (коробах, палетах), 1С может посчитать число мест автоматически. Если товар отгружается штучно, а фактически упакован в коробки, количество мест придется указать вручную в ТТН — в типовой форме документа для этого есть соответствующие поля в табличной части или на отдельной вкладке грузовых мест (зависит от конфигурации).
При ручном вводе ориентируйтесь на фактическую отгрузку, а не на расчетные данные. Если склад упаковал 100 штук товара в 5 коробов, в ТТН должно быть 5 мест с указанием вида упаковки «коробка», а масса брутто — с учетом веса тары. Расхождение между ТТН и фактической загрузкой — типичный повод для претензий при приемке.
- 1Откройте документ «Реализация товаров и услуг», по которому отгружается груз
- 2Нажмите «Создать на основании» и выберите транспортную накладную (ТТН)
- 3Проверьте автоматически заполненные наименования, количество и суммы — они должны совпадать с реализацией
- 4Откройте карточки номенклатуры и заполните вес, объем и наименование для печати там, где данных нет
- 5Вернитесь в ТТН, перезаполните документ и введите вручную количество мест и вид упаковки по фактической отгрузке
- 6Укажите массу брутто и нетто; при отсутствии расчетных данных введите фактические значения
- 7Заполните транспортный раздел: перевозчик, водитель, автомобиль, пункты погрузки и разгрузки
- 8Распечатайте ТТН и сверьте с ТОРГ-12 и счетом-фактурой до подписания
Заполнение стоимостных показателей груза
В грузовом разделе ТТН указывается стоимость товара: сумма без НДС, сумма НДС и итоговая стоимость. В 1С эти данные подтягиваются из реализации автоматически и пересчитывать их вручную не нужно — и не стоит. Любая ручная правка сумм в ТТН при неизменной реализации создает расхождение между документами, которое всплывет при сверке.
Если стоимость в ТТН не совпадает с ожидаемой, причина почти всегда в исходной реализации: измененные цены, скидки, частичная отгрузка. Исправлять нужно документ-основание, а затем перезаполнять ТТН. Прямая правка печатной формы «на бумаге» недопустима — электронный документ и его распечатка должны совпадать.
Отдельная ситуация — перевозка груза, не являющегося продажей (перемещение между складами, возврат поставщику). В этом случае ТТН создается на основании документа «Перемещение товаров» или «Возврат товаров поставщику», и стоимость подтягивается по учетным ценам. Проверьте, что суммы отражают реальную стоимость груза — от нее зависит размер ответственности перевозчика.
Как проверить ТТН перед печатью и подписанием
Проверка занимает несколько минут, но избавляет от переделки документов и споров с контрагентами. Сначала откройте предварительный просмотр печатной формы: кнопка «Печать» → «Товарно-транспортная накладная (1-Т)». Убедитесь, что все графы грузового раздела заполнены: наименования читаемы, количество мест и масса присутствуют, суммы совпадают с реализацией.
Затем сверьте ТТН с сопутствующими документами: ТОРГ-12 (или УПД) и счетом-фактурой. Наименования, количество и стоимость должны совпадать построчно. В 1С это удобно делать, открыв оба документа рядом или воспользовавшись структурой подчиненности — она показывает все связанные документы по цепочке отгрузки.
Последний этап — сверка с фактической отгрузкой. Попросите склад подтвердить количество мест, вид упаковки и ориентировочную массу. Если склад ведется в 1С (документы «Расходный ордер на товары»), данные можно сверить в системе. После подписания ТТН обеими сторонами исправить документ без согласования уже нельзя — ошибка превратится в претензионную работу.
Как проверить результат
Совпадают построчно, включая единицы измерения
Сокращения, внутренние пометки, разные формулировки
Заполнены и соответствуют фактической упаковке
Пустые графы или расчетные данные без учета тары
Полностью совпадают, включая НДС
Расхождения после ручных правок
Указаны фактические адреса с точностью до объекта
Только юридический адрес или пустые поля
Особые сценарии: перемещение, возврат, частичная отгрузка
ТТН при перемещении между складами
При перевозке товара между собственными складами ТТН создается на основании документа «Перемещение товаров». Грузоотправителем и грузополучателем выступает одна организация, но с разными адресами — проверьте, что в справочнике складов заполнены фактические адреса, иначе в ТТН подставятся пустые значения или один и тот же адрес в обеих графах. Стоимость груза подтянется по себестоимости, что корректно для целей ответственности перевозчика.
ТТН при возврате поставщику
Документ создается на основании «Возврата товаров поставщику». Грузоотправитель и грузополучатель меняются местами относительно обычной реализации — 1С делает это автоматически, но адреса и реквизиты стоит проверить. Сведения о грузе подтягиваются из табличной части возврата; если возвращается часть товара, убедитесь, что в ТТН попали только возвращаемые позиции.
Частичная отгрузка
Если по одному заказу товар отгружается несколькими машинами, на каждую отгрузку оформляется отдельная реализация и отдельная ТТН. Не пытайтесь указывать в одной ТТН весь объем заказа «с запасом» — при приемке расхождение между документом и фактическим грузом создаст проблемы обеим сторонам. В 1С удобно контролировать частичные отгрузки через состояние заказа клиента.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Обязательно ли указывать массу груза в ТТН?
Да, графы массы в форме 1-Т предназначены для заполнения, и перевозчики обычно требуют их заполнения — от массы зависят условия перевозки и ответственность. Если точный вес неизвестен, укажите значение по данным взвешивания на складе или расчетное с пометкой, согласованной с перевозчиком.
Что делать, если ТТН уже подписана, а в ней ошибка?
Исправления в подписанный документ вносятся по согласованию всех сторон: ошибочная запись зачеркивается, вносится верная, исправление заверяется подписями и печатями. В 1С исправьте данные в документе, распечатайте новый экземпляр и проведите замену через перевозчика. Если ошибка в суммах — корректируйте документ-основание.
Почему в ТТН не подтягивается количество мест?
Количество мест рассчитывается из упаковок, указанных в реализации. Если товар в документе указан в базовых единицах (штуках), а не в упаковках, число мест не посчитается. Либо укажите упаковки в табличной части реализации, либо введите количество мест вручную в ТТН по фактической отгрузке.
Можно ли заполнить ТТН без документа реализации?
В типовых конфигурациях ТТН вводится на основании отгрузочного документа — так обеспечивается связность учета. Создание «пустой» ТТН без основания технически возможно в некоторых конфигурациях, но приводит к разрыву документооборота: сведения о грузе придется вводить полностью вручную, а сверка с учетными данными станет невозможной.
Чем ТТН отличается от транспортной накладной в 1С?
ТТН (форма 1-Т) применяется, когда перевозку выполняет сторонний перевозчик, и включает товарный и транспортный разделы. Транспортная накладная (форма по Правилам перевозок грузов) подтверждает заключение договора перевозки и товарный раздел не содержит. В 1С доступны обе печатные формы — выбор зависит от условий договора с перевозчиком.
Нужно ли заполнять ТТН при доставке собственным транспортом?
Если доставку выполняет сам грузоотправитель своим транспортом, ТТН обычно не оформляется — достаточно ТОРГ-12 или УПД. Однако многие компании оформляют транспортную накладную и в этом случае для подтверждения маршрута и расходов на доставку. Требование уточняйте в учетной политике и договоре с покупателем.
Что важно запомнить
Сведения о грузе в ТТН в 1С заполняются из реализации и карточек номенклатуры: наименования и суммы подтягиваются автоматически, а массу, объем и количество мест нужно заранее вести в справочнике или вводить вручную по фактической отгрузке. Перед печатью сверьте ТТН с счетом-фактурой и реальной упаковкой груза — после подписания исправить документ можно только по согласованию всех сторон.