Штатное расписание из 1С 8.3 Бухгалтерия: как распечатать

Печать штатного расписания из 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) занимает несколько минут, если документ уже ведётся в программе. Однако многие пользователи сталкиваются с тем, что нужного раздела нет в меню, печатная форма не формируется или выглядит иначе, чем ожидалось. Причина почти всегда в отключённой функциональности или в том, что кадровый учёт в базе ведётся в упрощённом режиме.

Важно понимать: 1С:Бухгалтерия — это не полноценная кадровая конфигурация. Документ «Штатное расписание» в ней существует, но в сокращённом виде по сравнению с 1С:ЗУП. Тем не менее для небольших организаций его возможностей обычно достаточно: можно указать подразделения, должности, количество ставок, оклады и надбавки, а затем вывести утверждённую форму на печать.

Ниже разобран полный путь: от включения нужной опции до вывода документа на принтер, а также варианты, когда штатное расписание в базе не ведётся и его нужно сформировать заново.

Где находится штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 8.3

Документ располагается в разделе «Зарплата и кадры». В панели навигации найдите пункт «Штатное расписание» — обычно он идёт вместе с другими кадровыми документами: приёмами на работу, кадровыми переводами и увольнениями. Откроется журнал, где хранятся все версии штатного расписания по датам.

Если пункта в меню нет, причина одна из двух: либо в настройках программы отключена функциональность кадрового учёта, либо учёт ведётся во внешней программе (например, в 1С:ЗУП), и соответствующая опция выключена. Проверьте это до того, как искать документ вручную через «Все функции».

Включение функциональности, если раздела нет в меню

Откройте «Администрирование» → «Функциональность» (в некоторых релизах — «Настройка функциональности»). На закладке «Зарплата и кадры» или «Сотрудники» установите флажки, связанные с кадровыми документами и штатным расписанием. После сохранения настроек раздел появится в меню без перезапуска программы.

Дополнительно проверьте настройку учётной политики по зарплате: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учёта зарплаты». Если указано, что учёт ведётся во внешней программе, кадровые документы в бухгалтерии будут недоступны — переключите режим на ведение учёта в этой программе, если это соответствует реальной практике вашей организации.

Создание и заполнение документа перед печатью

Если штатное расписание ещё не создано, в журнале нажмите «Создать». Укажите организацию (если в базе их несколько), дату утверждения и заполните табличную часть: подразделение, должность, количество ставок, оклад и надбавки. Должности и подразделения подбираются из соответствующих справочников — при необходимости создайте новые позиции прямо из формы документа.

Заполняйте количество ставок аккуратно: от этого значения зависит плановый фонд оплаты труда, который программа показывает в документе, и корректность печатной формы. После заполнения нажмите «Провести» — непроведённый документ лучше не печатать, чтобы черновик не попал в дело.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание»
2. 2
   Выберите актуальный документ по дате утверждения
3. 3
   Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа
4. 4
   Выберите форму «Штатное расписание (Т-3)»
5. 5
   Проверьте предварительный просмотр: организация, дата, ставки, оклады
6. 6
   Нажмите «Печать» в окне просмотра и выберите принтер

Печать штатного расписания: пошагово

Откройте нужный документ двойным щелчком. В командной панели формы нажмите кнопку «Печать» — программа предложит печатную форму, как правило, по унифицированной форме Т-3. После выбора формы откроется окно предварительного просмотра табличного документа.

В предварительном просмотре проверьте шапку: наименование организации, номер и дату документа, период действия. Убедитесь, что все строки помещаются на листы и не «обрезаются» по ширине. При необходимости измените масштаб или ориентацию страницы через настройки печати табличного документа («Файл» → «Параметры страницы» в окне просмотра).

Для вывода на принтер нажмите кнопку «Печать» в окне просмотра или сочетание клавиш Ctrl+P. Выберите принтер, диапазон страниц и количество копий. Если нужен электронный вариант, используйте «Файл» → «Сохранить» и формат PDF — так документ удобно отправить руководителю на подпись или в архив.

Проверка результата и типичные ошибки

После печати сверьте бумажный экземпляр с данными программы: количество ставок по каждой позиции, итоговое число ставок и месячный фонд оплаты труда в подвале формы. Расхождения чаще всего возникают из-за того, что распечатали неактуальную версию документа — в журнале всегда ориентируйтесь на самую позднюю дату утверждения.

Ещё одна частая ситуация — печатная форма выводится без подписей руководителя и главного бухгалтера. Данные для подписей берутся из сведений об организации и ответственных лицах. Проверьте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи» (или «Ответственные лица») и заполните должности и ФИО подписантов.

Альтернативы: когда штатное расписание в базе не ведётся

Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, печатать штатное расписание правильнее именно там — в ЗУП доступны полноценная форма Т-3, история изменений и отчёт «Штатная расстановка». В бухгалтерии в этом случае кадровых документов нет, и формировать их там не нужно.

Если штатное расписание в программе вообще не велось, а документ нужен срочно, есть два пути. Первый — заполнить документ задним числом в программе и распечатать стандартную форму. Второй — сформировать список сотрудников через отчёт (например, «Сотрудники» или справку по кадровым данным) и оформить расписание вручную в Excel, но это временное решение: при кадровых изменениях придётся править файл вручную.

Сравнение вариантов печати

Печать из 1С:Бухгалтерии

Подходит небольшим организациям, где кадровый учёт ведётся в бухгалтерской программе. Ограничение — упрощённые кадровые возможности и нет детальной истории изменений

Печать из 1С:ЗУП

Оптимально, если ЗУП уже используется: полноценная форма Т-3, индексации, штатная расстановка. Ограничение — требуется отдельная конфигурация

Ручное формирование в Excel

Вариант на один раз, когда база не заполнена. Ограничение — данные быстро устаревают и не связаны с учётом

FAQ: частые вопросы

Почему в меню нет пункта «Штатное расписание»?

Скорее всего, отключена функциональность кадрового учёта или в настройках зарплаты указано, что учёт ведётся во внешней программе. Откройте «Администрирование» → «Функциональность», включите раздел «Зарплата и кадры», затем проверьте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учёта зарплаты».

Можно ли распечатать штатное расписание на определённую прошлую дату?

В бухгалтерии каждая версия штатного расписания хранится отдельным документом со своей датой. Откройте журнал и выберите документ с нужной датой утверждения — печатная форма будет соответствовать тому периоду. Автоматической «реконструкции» на произвольную дату, как в ЗУП, здесь нет.

Как сохранить штатное расписание в PDF вместо печати?

В окне предварительного просмотра печатной формы откройте «Файл» → «Сохранить» (или «Сохранить копию») и выберите формат PDF. Документ сохранится с тем же форматированием, что и при выводе на принтер.

Почему в печатной форме нет подписей руководителя?

Подписи подтягиваются из данных об ответственных лицах организации. Перейдите в «Главное» → «Реквизиты организации» и заполните сведения о руководителе и главном бухгалтере с указанием должностей и периода действия полномочий.

Что делать, если таблица не помещается на лист при печати?

В окне предварительного просмотра откройте «Файл» → «Параметры страницы», переключите ориентацию на альбомную и уменьшите масштаб (например, до 80–90%). Также можно сузить неинформативные колонки непосредственно в табличном документе перед печатью.

Можно ли изменить саму печатную форму Т-3?

Стандартная форма встроена в конфигурацию и напрямую не редактируется. Можно скопировать табличный документ из предварительного просмотра и доработать его вручную перед печатью, либо подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» — для этого нужен файл внешней обработки.