Документы и Печать · 10 мин
Сертификат соответствия в 1С: что это и как с ним работать
Что такое сертификат соответствия в 1С, где хранится, как привязать к номенклатуре и сериям, настроить сроки действия и контроль при отгрузке товара.
Сертификат соответствия — это документ, подтверждающий, что товар соответствует требованиям технических регламентов, ГОСТов или иных стандартов. В программах 1С (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация) под сертификатом соответствия понимают элемент специального справочника, в котором фиксируются реквизиты бумажного документа: номер, дата выдачи, срок действия, орган, выдавший документ, и привязка к конкретной номенклатуре или серии товара.
Проще говоря, в 1С не «оформляют» сертификат в юридическом смысле — его выдают аккредитованные органы по сертификации. В учётной системе сертификат регистрируют, чтобы контролировать наличие и сроки действия документов на продаваемые товары, передавать реквизиты покупателям в отгрузочных документах и не допустить отгрузку продукции с просроченным сертификатом.
Механизм работы с сертификатами встроен в типовые торговые конфигурации и включается функциональной опцией. Далее разберём, где находится этот справочник, как его заполнить, как связать сертификат с товаром и какие ограничения есть у типового функционала.
Что такое сертификат соответствия в контексте 1С
В 1С сертификат соответствия — это учётный объект, а не печатная форма. Он отражает факт существования бумажного (или электронного) документа, выданного органом по сертификации, и связывает его с товарами в базе. Сам документ в системе не создаётся и не подписывается — 1С только хранит его реквизиты и, при необходимости, скан-копию в присоединённых файлах.
Типовой справочник называется «Сертификаты номенклатуры» (в некоторых конфигурациях — «Сертификаты соответствия»). Каждый элемент содержит ключевые поля:
- номер и дата регистрации сертификата;
- срок действия (даты начала и окончания) либо признак «бессрочный»;
- орган, выдавший документ;
- статус (действующий, недействующий);
- тип документа — обязательная сертификация, декларация соответствия, добровольный сертификат;
- список номенклатуры или серий, к которым относится документ.
- 1Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура».
- 2Установите флаг «Сертификаты номенклатуры» и сохраните настройку.
- 3Перейдите в справочник «Сертификаты номенклатуры» через раздел «Номенклатура».
- 4Проверьте, что в карточке товара появилось поле для указания сертификации.
Такое разделение важно: декларация соответствия и сертификат соответствия — разные документы по процедуре получения, но в 1С они обычно учитываются в одном справочнике с указанием вида документа.
Где в 1С хранятся сертификаты и как включить механизм
В Управлении торговлей 11 и ERP справочник сертификатов находится в разделе «НСИ и администрирование» или «CRM и маркетинг» — точное расположение зависит от версии конфигурации. Чаще всего путь такой: «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» → «Сертификаты номенклатуры». Если пункт не отображается, механизм выключен функциональной опцией.
Чтобы включить учёт сертификатов, откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» и установите флаг «Сертификаты номенклатуры». После этого в карточке номенклатуры появится возможность указать вид сертификации, а справочник станет доступен для заполнения.
Доступ к справочнику регулируется правами. Пользователю с ролью только на оформление продаж может быть недоступно создание сертификатов — тогда реквизиты вносит сотрудник с правами на ведение нормативно-справочной информации.
Как зарегистрировать сертификат на товар
Создайте новый элемент справочника и заполните реквизиты строго по бумажному документу: номер, дату выдачи, срок действия, наименование органа сертификации. Ошибка в номере или дате приведёт к расхождению с оригиналом при проверке покупателем или контролирующим органом, поэтому данные переносят без сокращений и «исправлений».
Далее укажите область действия сертификата. В типовых конфигурациях доступна привязка к списку номенклатуры — один сертификат может покрывать несколько товаров, если это прямо указано в приложении к документу. Если ведётся учёт по сериям, сертификат можно привязать к конкретной серии: например, партия товара с одним сертификатом, следующая партия — с другим.
К элементу справочника удобно прикрепить скан документа через механизм присоединённых файлов. Это ускоряет ответы на запросы покупателей: скан отправляется прямо из базы, без поиска бумажной папки.
Настройка карточки номенклатуры и серий
В карточке товара указывается, подлежит ли он сертификации и как вести учёт: без сертификата, по сертификату на товар в целом или по сертификатам на каждую серию. Третий вариант используют для товаров, у которых каждая производственная партия получает отдельный документ — например, в пищевой, химической или строительной отрасли.
Если выбран учёт по сериям, то при оприходовании товара в серии указывается конкретный сертификат. Тогда при отгрузке система автоматически подставляет реквизиты сертификата той серии, которая списывается со склада. Это самый надёжный вариант для партийного товара.
Для товаров без обязательной сертификации поле можно оставить пустым. Не заполняйте его формальными значениями «не требуется» в виде отдельного сертификата — это засоряет справочник и усложняет отчёты по срокам действия.
Контроль сроков действия и отгрузки
Основная практическая ценность учёта сертификатов в 1С — контроль сроков. Система позволяет отслеживать документы с истекающим сроком действия и блокировать или предупреждать об отгрузке товара с недействующим сертификатом, если такой контроль настроен.
Проверяйте список сертификатов с помощью отбора по дате окончания действия. Регулярный просмотр — например, раз в неделю — позволяет заранее запросить у поставщика новый документ, а не обнаруживать просрочку в момент отгрузки.
Учтите ограничение: типовой механизм контролирует только те товары, где сертификация настроена в карточке номенклатуры и сертификат реально указан. Если поле пустое, система не напомнит о проблеме — поэтому важна дисциплина первичного заполнения.
Передача реквизитов покупателям и печать
Покупатели — особенно оптовые сети и госзаказчики — регулярно требуют реквизиты сертификатов вместе с отгрузочными документами. В 1С реквизиты сертификата можно вывести в печатную форму реализации или сформировать отдельный реестр сертификатов по отгрузке, если такая форма предусмотрена конфигурацией или добавлена доработкой.
При работе по ЕДИ (обмену электронными документами) реквизиты сертификатов передаются в составе электронного УПД или товарной накладной, если соответствующие поля заполнены. Проверьте на тестовой отгрузке, что данные корректно попадают в электронный документ и видны контрагенту.
Если типовой печатной формы с реквизитами сертификатов недостаточно, доработку делает программист 1С: добавляется вывод таблицы сертификатов по позициям документа. Это штатная задача, не требующая изменения типовой логики учёта.
Ограничения типового функционала и когда нужна доработка
Типовой механизм покрывает базовые задачи: хранение реквизитов, привязку к номенклатуре и сериям, контроль сроков. Но есть ситуации, где его недостаточно: автоматическая блокировка отгрузки по просроченному сертификату, сложные отчёты по покрытию товарного запаса сертификатами, интеграция с реестрами сертификатов для проверки подлинности.
Перед заказом доработки сформулируйте требование предметно: «запретить проведение реализации, если хотя бы по одной позиции нет действующего сертификата» — это конкретная задача. Формулировка «сделайте удобно» приводит к лишним затратам и спорам о результате.
Для небольшого ассортимента иногда рациональнее вообще не включать серийный учёт, а вести сертификаты на уровне товара — так меньше ручного ввода при оприходовании. Решение зависит от того, различаются ли документы между партиями одного товара.
Как выбрать вариант учёта
FAQ
Чем сертификат соответствия отличается от декларации соответствия в 1С?
С точки зрения учёта в 1С — почти ничем: оба документа регистрируются в одном справочнике с указанием типа. Различие юридическое: декларацию оформляет сам заявитель (производитель или импортёр), а сертификат выдаёт аккредитованный орган. В карточке элемента выберите корректный вид документа, чтобы реквизиты корректно отражали природу документа.
Можно ли в 1С оформить (получить) сам сертификат соответствия?
Нет. 1С — учётная система, она не выдаёт разрешительные документы. Сертификат оформляется через аккредитованный орган по сертификации, а в 1С только вносятся его реквизиты для контроля и передачи покупателям.
Что делать, если сертификат бессрочный?
В карточке сертификата предусмотрен признак бессрочного действия — установите его вместо заполнения даты окончания. Тогда документ не будет попадать в отборы по истекающим срокам. Учтите, что бессрочность определяется самим документом и законодательством, а не желанием пользователя.
Почему в печатной форме реализации не выводятся реквизиты сертификата?
Чаще всего причина в том, что в карточке номенклатуры не включён учёт сертификации, сертификат не привязан к товару или серии, либо используемая печатная форма не содержит соответствующего блока. Проверьте заполнение по цепочке: карточка товара → серия → сертификат, затем при необходимости закажите доработку формы.
Как быстро найти все товары с истекающими сертификатами?
Откройте справочник «Сертификаты номенклатуры» и установите отбор по дате окончания действия — например, «до конца следующего месяца». По каждому найденному элементу видно список связанной номенклатуры, поэтому можно сразу составить перечень товаров и запросить у поставщиков новые документы.
Можно ли хранить скан сертификата прямо в базе 1С?
Да, через механизм присоединённых файлов: в карточке сертификата добавьте скан PDF или изображения. Учитывайте, что большое количество файлов увеличивает объём базы — для массового хранения используйте хранение в томах на диске, которое настраивается в параметрах работы с файлами.
Что важно запомнить
Сертификат соответствия в 1С — это элемент справочника с реквизитами документа о соответствии товара стандартам. Включите опцию учёта, привяжите сертификаты к номенклатуре или сериям, регулярно контролируйте сроки действия и не отгружайте товар с просроченными документами.