Как создать счет-фактуру в 1С: пошаговая инструкция

Счет-фактура — основной документ, подтверждающий начисление НДС и право покупателя на вычет. В программах 1С он создается автоматически на основании документов реализации или авансов, но умеет пользователь и оформить его вручную. Ниже разобраны типовые сценарии для конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей», а также исправительные и авансовые счета-фактуры.

Перед созданием документа убедитесь, что в учетной политике организации включен учет НДС, а в карточке организации заполнены ИНН, КПП и юридический адрес — эти данные подставляются в печатную форму, и их отсутствие приведет к ошибкам при выгрузке в ЭДО или проверке контрагентом.

Что проверить перед созданием счета-фактуры

Счет-фактура в 1С — не самостоятельный первичный документ, а регистрация налогового события на основании реализации, аванса или корректировки. Поэтому основная подготовка сводится к проверке исходного документа: реализация должна быть проведена, номенклатура — содержать корректные ставки НДС, а договор с контрагентом — заполнен.

Откройте раздел «Администрирование → Настройки налогов и отчетов → НДС» и убедитесь, что система налогообложения организации предполагает начисление НДС. Если организация на упрощенке без обязанностей налогового агента, документ «Счет-фактура» может быть недоступен или не требоваться.

Контрольные точки

Как проверить готовность

Ставка НДС в документе реализации

Норма

Заполнена по каждой строке (20%, 10% или «Без НДС»)

Тревожный признак

Пустые ставки — сумма НДС в счете-фактуре будет нулевой или искаженной

Реквизиты контрагента

Норма

ИНН, КПП и адрес заполнены в карточке

Тревожный признак

Пустой ИНН — покупатель не сможет принять НДС к вычету

Проведение реализации

Норма

Документ проведен, статус без ошибок

Тревожный признак

Реализация не проведена — счет-фактура создастся с нулевыми суммами

Создание счета-фактуры на основании реализации

Это основной сценарий, который закрывает большинство задач. Откройте документ «Реализация (акты, накладные)», по которому нужно выставить счет-фактуру, и нажмите кнопку «Создать на основании → Счет-фактура выданный». В «1С:Бухгалтерии» также доступна прямая ссылка «Выписать счет-фактуру» внизу формы реализации.

Программа автоматически заполнит дату (по умолчанию — дату реализации), номер (следующий по порядку в рамках префикса организации), контрагента, договор и табличную часть с суммами НДС. Проверьте совпадение дат: счет-фактура должен быть выставлен в течение пяти календарных дней с даты отгрузки, и 1С по умолчанию соблюдает это правило, если даты документов корректны.

После проверки нажмите «Провести и закрыть». Документ попадет в журнал счетов-фактур, а его данные — в книгу продаж при формировании декларации по НДС.

1. 1
   Откройте проведенный документ «Реализация (акты, накладные)»
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Счет-фактура выданный»
3. 3
   Проверьте дату, номер, контрагента и суммы НДС
4. 4
   Нажмите «Провести и закрыть»
5. 5
   Распечатайте или отправьте документ по ЭДО

Ручное создание через журнал счетов-фактур

Если нужно создать документ без привязки к конкретной реализации или посмотреть все выставленные счета-фактуры, откройте раздел «Продажи → Счета-фактуры» (в «1С:Бухгалтерии») или «Продажи → Счета-фактуры выданные» (в «Управлении торговлей»). Нажмите «Создать» и выберите вид документа.

В форме вручную укажите контрагента, договор и документ-основание — без основания провести счет-фактуру в типовой конфигурации не получится, так как суммы и НДС рассчитываются именно из него. Поле «Документ основание» заполняется выбором из списка реализаций по этому контрагенту.

Счет-фактура на аванс

При получении предоплаты от покупателя организация обязана начислить НДС с аванса и выставить авансовый счет-фактуру. В «1С:Бухгалтерии» это делается регламентной обработкой: откройте «Операции → Регистрация счетов-фактур на аванс» (или «Продажи → Счета-фактуры на аванс» в зависимости от релиза), укажите период и нажмите «Заполнить».

Программа подберет все необработанные авансы по расчетам с покупателями, рассчитает НДС по расчетной ставке и сформирует документы пакетно. Проверьте список перед проведением: в него не должны попасть авансы, по которым отгрузка уже выполнена в том же периоде, и суммы без НДС.

После отгрузки товара под этот аванс авансовый НДС принимается к вычету — в типовой конфигурации это происходит автоматически при формировании записей книги покупок.

Исправительный и корректировочный счет-фактура

Если в выставленном счете-фактуре обнаружена ошибка (неверный адрес, ИНН, ставка), создается исправительный документ. Откройте исходный счет-фактуру и нажмите «Создать на основании → Счет-фактура исправительный» либо исправьте сам документ реализации — тогда 1С предложит зарегистрировать исправление автоматически.

Если изменилась цена или количество по соглашению сторон (возврат части товара, скидка), оформляется корректировочный счет-фактура на основании документа «Корректировка реализации». Не путайте эти два вида: исправление устраняет ошибку в реквизитах, корректировка отражает изменение стоимости.

Печать и отправка покупателю

Для печати откройте счет-фактуру и нажмите кнопку «Печать → Счет-фактура». Форма соответствует постановлению Правительства РФ № 1137. Если нужен универсальный передаточный документ (УПД), печатайте его из документа реализации — в нем статус «1» объединяет накладную и счет-фактуру.

При работе через ЭДО документ отправляется кнопкой «Отправить» из формы или журнала. Подписание происходит электронной подписью, поэтому проверьте, что сертификат действителен и настроен обмен с оператором ЭДО.

Перед сдачей декларации по НДС полезно сверить количество счетов-фактур в журнале с количеством строк в книге продаж. Расхождение почти всегда означает непроведенный документ или счет-фактуру, созданный «мимо» регламентной обработки.

Частые вопросы

Можно ли создать счет-фактуру без документа реализации?

В типовых конфигурациях — нет: поле «Документ основание» обязательно, потому что суммы и НДС берутся из первичного документа. Сначала оформите реализацию, поступление аванса или корректировку, затем регистрируйте счет-фактуру.

Почему кнопка «Создать счет-фактуру» неактивна?

Чаще всего реализация не проведена, у пользователя недостаточно прав, либо в настройках учетной политики отключен учет НДС. Также проверьте, не создан ли счет-фактура ранее — ссылка на него отображается внизу формы реализации.

Как изменить номер счета-фактуры?

Номер присваивается автоматически при записи. Ручное изменение возможно, если у пользователя есть право редактирования номеров, но делать это стоит только для устранения разрывов нумерации, согласовав с главным бухгалтером.

Нужен ли счет-фактура при работе на УСН?

Упрощенцы в общем случае не выставляют счета-фактуры. Исключения: уплата НДС как налоговым агентом, работа по агентской схеме с выделением НДС, или добровольная уплата НДС при превышении лимита доходов. В этих случаях документ оформляется по тем же правилам.

Как найти все счета-фактуры за квартал?

Откройте журнал «Продажи → Счета-фактуры», установите отбор по периоду и организации. Для контроля удобно сравнить список с отчетом «Книга продаж» за тот же квартал.