Путевой лист в 1С 8.3 Бухгалтерия: где найти и как работать с документом

В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» (редакция 3.0) путевые листы находятся в разделе «Покупки» → «Путевые листы». Однако у многих пользователей этот пункт отсутствует в меню — причина в том, что функциональность учёта путевых листов по умолчанию отключена и её нужно активировать в настройках программы.

Документ «Путевой лист» предназначен для учёта расхода топлива по автотранспорту организации: на основании пробега и норм расхода программа рассчитывает количество израсходованного топлива и формирует проводки по списанию ГСМ на затраты. Без путевого листа списать топливо по нормам в типовой конфигурации можно только через документ «Требование-накладная», что менее удобно и хуже выглядит при налоговой проверке.

Ниже разберём, как включить и найти документ, как его заполнить, какие настройки нужны для корректного расчёта и какие типичные ошибки мешают проведению.

Как включить путевые листы, если их нет в меню

Если в разделе «Покупки» нет пункта «Путевые листы», функциональность отключена. Откройте «Главное» → «Функциональность» (или «Администрирование» → «Функциональность» в некоторых релизах), перейдите на закладку «Запасы» и установите флажок «Путевые листы». После нажатия «ОК» или «Закрыть» пункт появится в разделе «Покупки».

1. 1
   Откройте «Главное» → «Функциональность»
2. 2
   Перейдите на закладку «Запасы»
3. 3
   Установите флажок «Путевые листы»
4. 4
   Закройте окно настроек
5. 5
   Проверьте: в разделе «Покупки» появился пункт «Путевые листы»

Если флажок установлен, а документ всё равно не виден, проверьте права пользователя: у учётной записи должна быть роль, допускающая работу с документами закупки и складского учёта. Также пункт меню мог быть убран из командного интерфейса вручную — тогда откройте журнал через «Все функции» → «Документы» → «Путевые листы» (режим «Все функции» включается через кнопку с шестерёнкой в правом верхнем углу или через главное меню).

Где именно находится документ и как его создать

Журнал путевых листов открывается по пути «Покупки» → «Путевые листы». В журнале нажмите кнопку «Создать» — откроется форма нового документа. Типовая форма содержит шапку с реквизитами и табличную часть маршрута.

В шапке указываются:

• Организация — подставляется из настроек пользователя;
• Дата — дата поездки (обычно день выпуска автомобиля на линию);
• Транспортное средство — выбирается из справочника «Транспортные средства» (подчинён основным средствам);
• Водитель — сотрудник из справочника «Физические лица»;
• Топливо — номенклатура вида ГСМ (например, «Бензин АИ-92») со склада, на котором учитывается топливо;
• Показания спидометра — на начало и конец поездки; программа сама считает пробег.

В табличной части «Маршрут» указываются пункты назначения и расстояние — эти данные нужны для печатной формы и обоснования производственного характера поездки.

Подготовка справочников перед первым заполнением

Чтобы документ провёлся корректно, заранее заполните связанные справочники. Транспортное средство должно быть заведено в справочнике «Основные средства» с указанием, что это автотранспорт, а в карточке транспортного средства — заданы нормы расхода топлива (базовая норма на 100 км, при необходимости — надбавки). Именно по этим нормам программа рассчитывает количество списываемого топлива.

Номенклатура топлива должна иметь вид номенклатуры с типом «Товары» (или отдельный вид «Топливо» в свежих релизах) и числиться на складе, указанном в документе. Само топливо должно быть оприходовано — например, документом «Поступление (акты, накладные)» или «Поступление топлива» при заправке по топливным картам. Если остатка на складе нет, документ не проведётся с ошибкой нехватки.

Заполнение и проведение путевого листа

После заполнения шапки проверьте показания спидометра: пробег считается как разница между конечным и начальным показанием. Расход топлива программа рассчитывает автоматически по формуле «пробег × норма / 100» с учётом заданных в карточке ТС коэффициентов (зимняя надбавка, работа в городе и т.п., если они предусмотрены релизом).

На закладке или в поле «Счёт затрат» укажите, куда списывается топливо: 20, 25, 26 или 44 счёт — в зависимости от того, как используется автомобиль. Проверьте аналитику: подразделение, номенклатурную группу или статью затрат. От этого зависит, куда попадёт сумма в отчётах и в налоговом учёте.

Нажмите «Провести». Программа сформирует проводку вида Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 10.03 «Топливо» на рассчитанное количество и стоимость топлива по средней себестоимости. Посмотреть результат можно кнопкой «Дт/Кт» (показать проводки) прямо из формы документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт счёта затрат — Кт 10.03 на количество и сумму по норме

Тревожный признак

Проводок нет или количество равно нулю

Остаток топлива на складе

Норма

Остаток уменьшился на расход по путевому листу

Тревожный признак

Остаток ушёл в минус или не изменился

Оборотно-сальдовая ведомость по 10.03

Норма

Количество и сумма списания совпадают с путевым листом

Тревожный признак

Есть отрицательные остатки по складу или номенклатуре

Печать путевого листа

Из формы документа по кнопке «Печать» доступна печатная форма путевого листа. В типовой конфигурации обычно предлагаются формы для легкового и грузового автомобиля (по межотраслевым образцам, например формы № 3 и № 4-с, применявшиеся для госучреждений). Коммерческие организации вправе разработать собственную форму, но она должна содержать обязательные реквизиты, установленные законодательством о перевозках.

Если типовая печатная форма не подходит — например, нужна форма с дополнительными реквизитами или регулярными рейсами — используйте внешнюю печатную форму, подключаемую через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки», либо доработайте макет силами программиста.

Типичные ошибки и ограничения типовой конфигурации

Чаще всего пользователи сталкиваются с такими проблемами: документ не проводится из-за отсутствия остатка топлива; расход равен нулю, потому что не заполнена норма в карточке ТС; сумма списания не совпадает с ожиданиями, потому что себестоимость считается по среднему за месяц и «пляшет» от закрытия к закрытию месяца.

Учтите ограничение: типовая «1С:Бухгалтерия 8.3» ведёт простой учёт — один автомобиль, один водитель, один вид топлива на документ. Если у организации автопарк, сменные водители, несколько видов ГСМ на одну машину или учёт по топливным картам с несколькими АЗС, типовых возможностей может не хватить. В таких случаях рассматривают отраслевые решения (например, конфигурации для управления автотранспортом) или доработку.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Пункта «Путевые листы» нет в разделе «Покупки»Включите флажок «Путевые листы» в «Главное» → «Функциональность» → «Запасы»

Документ есть, но не проводится из-за нехватки топливаОприходуйте топливо документом поступления и повторите проведение

Расход топлива равен нулюЗаполните норму расхода в карточке транспортного средства и перепроведите документ

Один автомобиль обслуживают несколько водителей или видов топливаОформляйте отдельный путевой лист на каждую смену или рассмотрите отраслевое решение

Альтернатива: списание ГСМ без путевого листа

Если функциональность путевых листов не нужна, топливо можно списать документом «Требование-накладная» («Склад» → «Требования-накладные»): указывается номенклатура топлива, количество по норме и счёт затрат. Проводки будут аналогичными — Дт затратного счёта Кт 10.03.

Минус способа в том, что требование-накладная не содержит маршрута, показаний спидометра и данных водителя, поэтому для обоснования расходов придётся хранить бумажные путевые листы отдельно. При проверке удобнее, когда расчёт списания привязан к документу, содержащему все реквизиты поездки.

Частые вопросы

Почему в разделе «Покупки» нет пункта «Путевые листы»?

Функциональность отключена по умолчанию. Откройте «Главное» → «Функциональность» → закладка «Запасы» и установите флажок «Путевые листы». Если флажок стоит, а пункта нет, проверьте права пользователя или найдите документ через режим «Все функции».

Можно ли оформить путевой лист задним числом?

Технически — да, если период не закрыт датой запрета редактирования и по складу ещё не выполнено закрытие месяца. После ввода документа задним числом перепроведите последующие документы по складу и повторите закрытие месяца, чтобы себестоимость пересчиталась корректно.

Как списать топливо, купленное за наличные по чекам?

Сначала оформите авансовый отчёт на водителя с оприходованием топлива на склад и счёт 10.03, затем введите путевой лист. Без оприходования путевой лист не сможет списать топливо — на складе не будет остатка.

Почему сумма списания в путевом листе изменилась после закрытия месяца?

Количество топлива фиксируется при проведении, а стоимость рассчитывается по средней себестоимости, которая уточняется регламентной операцией закрытия месяца. Если в течение месяца были поступления по разным ценам, итоговая сумма списания может отличаться от предварительной — это нормальное поведение.

Подходит ли типовой путевой лист для грузовых перевозок с путевыми листами на смену?

Для базовых сценариев — да: документ поддерживает легковой и грузовой транспорт. Но если нужны сменные задания, несколько водителей, учёт работы в режиме междугородних рейсов или интеграция с ГЛОНАСС, типовой «Бухгалтерии» недостаточно — потребуется отраслевое решение или доработка.

Обязательно ли использовать именно типовую печатную форму из 1С?

Нет. Организация вправе применять собственную форму путевого листа, утверждённую в учётной политике, при условии наличия всех обязательных реквизитов. В 1С такую форму можно подключить как внешнюю печатную форму через «Дополнительные отчёты и обработки».