Документы и Печать · 8 мин
Отгружена продукция: какой документ оформить в 1С
Каким документом оформить отгрузку продукции в 1С: реализация товаров, счет-фактура, УПД, ТОРГ-12. Пошаговая инструкция, проводки и типичные ошибки.
Когда продукция отгружена покупателю, в 1С это событие отражается документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» — в 1С:Бухгалтерии 8, или «Реализация товаров и услуг» — в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации. Именно этот документ списывает товар со склада, формирует выручку, начисляет НДС и порождает печатные формы: ТОРГ-12, УПД, акт.
Однако одним документом дело не всегда ограничивается. В зависимости от схемы работы потребуются счёт на оплату, счёт-фактура, документ отгрузки без перехода права собственности или складской ордер. Разберём, какой документ выбрать в каждой ситуации и как проверить, что учёт сформирован корректно.
Какой документ отражает отгрузку в разных конфигурациях
Название документа зависит от конфигурации 1С, но суть одна — это документ реализации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он находится в разделе «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». В Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 — в разделе «Продажи» → «Реализации товаров и услуг».
Документ реализации выполняет сразу несколько функций: списывает себестоимость товара со счёта 41 (или готовой продукции со счёта 43), отражает выручку по кредиту 90.01, начисляет НДС проводкой Дт 90.03 Кт 68.02 и формирует задолженность покупателя по дебету 62.01. Если покупатель ранее внёс аванс, программа автоматически зачитывает его проводкой Дт 62.02 Кт 62.01.
Комплект документов при отгрузке
Полный комплект при продаже товаров или продукции обычно включает: договор (основание сделки), счёт на оплату (необязательный, но частый), товарную накладную или УПД, счёт-фактуру (если не используется УПД) и при необходимости транспортную накладную. В 1С счёт на оплату создаётся первым, а реализация — на его основании, что связывает документы в цепочку.
Если работаете по схеме «заказ покупателя → оплата → отгрузка», в торговых конфигурациях цепочка начинается с заказа. Реализация, созданная на основании заказа, автоматически подтягивает номенклатуру, цены и количество — это снижает риск расхождений.
Право собственности переходит в момент отгрузки
Выручка не признаётся, товар числится на счёте 45
Применяется при особых условиях договора
Проверьте ставку НДС в документе
Пошаговое оформление реализации в 1С:Бухгалтерии
Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать» → «Товары (накладная)». Заполните контрагента, договор и склад. В табличную часть добавьте номенклатуру с количеством и ценами — программа подставит ставку НДС из карточки номенклатуры.
Проверьте счета учёта по ссылке «Счета учёта» (или они подставятся автоматически из настроек счетов учёта номенклатуры). После проведения нажмите «Выписать счёт-фактуру» внизу формы или выберите печатную форму УПД — тогда отдельный счёт-фактура не нужен.
- 1Создайте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом «Товары (накладная)» или «УПД»
- 2Заполните контрагента, договор, склад и табличную часть с номенклатурой
- 3Проверьте счета учёта и ставки НДС
- 4Проведите документ и откройте проводки по кнопке «Дт/Кт»
- 5Выписывайте счёт-фактуру или распечатайте УПД в двух экземплярах
- 6Сверьте остаток по складу и задолженность покупателя по счёту 62
Отгрузка без перехода права собственности
Некоторые договоры предусматривают переход права собственности не в момент отгрузки, а, например, после оплаты или доставки на склад покупателя. В этом случае обычная реализация исказит учёт: выручка будет признана раньше времени.
В 1С:Бухгалтерии для такой ситуации выберите вид операции «Отгрузка без перехода права собственности». Товар спишется в дебет счёта 45 «Товары отгруженные», НДС начислится, но выручка по кредиту 90 не отразится. Когда право собственности перейдёт, создайте документ «Реализация отгруженных товаров» (раздел «Продажи»), который закроет счёт 45 и признает выручку.
Печатные формы и подписание
Из документа реализации доступны печатные формы: товарная накладная ТОРГ-12, УПД, акт об оказании услуг, транспортная накладная и счёт-фактура. Кнопка «Печать» в верхней части формы документа открывает список доступных форм. ТОРГ-12 и УПД печатаются в двух экземплярах — один остаётся у продавца с подписью покупателя о получении товара.
Если организация работает с электронным документооборотом (ЭДО), УПД отправляется контрагенту прямо из 1С через оператора ЭДО. Электронный УПД с квалифицированной подписью юридически равнозначен бумажному.
Проверка результата после проведения
После проведения документа откройте его движения кнопкой «Дт/Кт». Для обычной отгрузки с НДС должны быть проводки: Дт 62.01 Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 Кт 68.02 (НДС), Дт 90.02 Кт 41 (или 43) — списание себестоимости. Если какой-то проводки нет, проверьте счета учёта номенклатуры и настройки учётной политики.
Дополнительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 с отбором по контрагенту — задолженность должна совпадать с суммой накладной за вычетом оплат. Остатки по складу проверьте отчётом «Остатки товаров на складах» или ОСВ по счёту 41/43.
Как проверить результат
Есть Дт 62.01 Кт 90.01, Дт 90.03 Кт 68.02 и списание себестоимости
Отсутствует НДС или себестоимость — ошибка в счетах учёта
Создан, номер и дата соответствуют накладной, отражён в книге продаж
Счёт-фактура отсутствует или не проведён
Количество уменьшилось ровно на отгруженный объём
Отрицательный остаток или остаток не изменился
Дебет 62.01 равен сумме накладной минус оплаты
Задолженность дублируется или не формируется
Частые вопросы
Чем отличается ТОРГ-12 от УПД?
ТОРГ-12 — только товарная накладная, подтверждающая передачу товара; к ней отдельно оформляется счёт-фактура. УПД объединяет оба документа в одном. Если оформляете УПД, отдельные ТОРГ-12 и счёт-фактура не нужны.
Можно ли провести реализацию, если товара нет на складе?
Технически — да, если в настройках учёта отключён контроль остатков, но это приведёт к отрицательным остаткам и неверной себестоимости. Правильный путь — сначала оприходовать товар документом поступления, затем оформлять отгрузку.
Как оформить частичную отгрузку по счёту?
Создайте реализацию на основании счёта или заказа и вручную уменьшите количество в табличной части до фактически отгруженного. Остаток по счёту будет виден в отчётах по заказам, следующую реализацию снова создавайте на основании того же документа.
Нужен ли счёт-фактура при отгрузке на комиссию?
При передаче товара комиссионеру выручка у комитента не возникает, документ оформляется с видом операции «Передача на комиссию». Счёт-фактура выставляется позже — когда комиссионер отчитается о продаже и вы оформите «Отчет комиссионера».
Как исправить ошибку в уже проведённой реализации?
Если период не закрыт, откорректируйте сам документ и перепроведите его. Если отгрузка прошлого периода и отчётность сдана, используйте документ «Корректировка реализации», создаваемый на основании исходной накладной — он сформирует корректировочный счёт-фактуру.
Что важно запомнить
Отгрузку продукции оформляют документом «Реализация (акты, накладные, УПД)», на его основании выписывают счёт-фактуру или сразу печатают УПД. Особые условия перехода права собственности требуют отдельного вида операции. После проведения всегда проверяйте проводки, счёт-фактуру и складские остатки.