Документы и Печать · 11 мин
Образец акта выполненных работ в 1С: как найти, распечатать и настроить
Как найти, распечатать и настроить образец акта выполненных работ в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей. Пошаговая инструкция, типичные ошибки, FAQ.
Акт выполненных работ — документ, которым закрываются услуги и работы перед заказчиком. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) печатная форма акта уже встроена: она формируется из документа «Реализация (акты, накладные, УПД)» или «Реализация товаров и услуг» одной кнопкой, без ручной верстки в Word.
Проблема обычно не в отсутствии образца, а в том, что стандартная форма не всем подходит: кому-то нужен акт по форме КС-2 для строительства, кому-то — акт с расшифровкой этапов, кому-то — двусторонний акт с местом для печатей заказчика. Ниже разберём, где лежит типовой образец, как его вывести на печать, что заполнить в документе, чтобы акт сформировался корректно, и как доработать шаблон под свои требования.
Где в 1С находится образец акта выполненных работ
В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт формируется из документа «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)» или «Услуги, аренда». Путь: раздел «Продажи» — «Реализация (акты, накладные, УПД)» — кнопка «Реализация» — «Услуги (акт)». После заполнения документа кнопка «Печать» в командной панели предложит форму «Акт об оказании услуг».
В Управлении торговлей и ERP акт создаётся документом «Реализация товаров и услуг», где в табличной части выбираются номенклатурные позиции с типом «Услуга» или «Работа». Печатная форма вызывается так же — через кнопку «Печать» в форме документа или из списка документов с возможностью групповой печати.
Для строительных организаций в отраслевых решениях и в конфигурациях с подсистемой строительства доступны формы КС-2 (акт о приемке выполненных работ) и КС-3 (справка о стоимости). Они формируются из специализированных документов, а не из обычной реализации услуг.
Как сформировать и распечатать акт: пошаговая инструкция
Последовательность одинакова для большинства типовых конфигураций. Главное условие — документ должен быть проведён, иначе часть данных (например, нумерация или итоговые суммы) может отображаться некорректно.
- 1Откройте «Продажи — Реализация (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Услуги (акт)».
- 2Заполните контрагента, договор и организацию — от них зависят реквизиты сторон в акте.
- 3Добавьте в табличную часть услуги: номенклатуру с типом «Услуга», количество, цену, ставку НДС.
- 4Заполните поле содержания услуги, если требуется текстовая формулировка в акте.
- 5Проведите документ кнопкой «Провести».
- 6Нажмите «Печать — Акт об оказании услуг» и проверьте сформированный табличный документ.
- 7Отправьте на принтер или сохраните в PDF через «Файл — Сохранить как».
Признак корректно сформированного акта: в шапке указаны наименования и реквизиты обеих сторон, номер и дата совпадают с документом, табличная часть содержит все позиции с суммами, итог и сумма НДС сходятся с документом, внизу есть подписи сторон с расшифровкой.
Если нужно напечатать акты пачкой за период, откройте список документов реализации, выделите нужные строки с зажатой Ctrl и выберите «Печать — Акт об оказании услуг» — программа сформирует один общий табличный документ со всеми актами.
Что заполнить в документе, чтобы акт выглядел правильно
Печатная форма берёт данные из нескольких источников, и ошибки в акте почти всегда означают незаполненные поля в документе или справочниках, а не поломку шаблона.
- Карточка организации — полное наименование, ИНН, КПП, адрес, банковские реквизиты. Проверьте: «Главное — Реквизиты организации».
- Карточка контрагента — полное наименование и адрес для блока «Заказчик».
- Договор — номер и дата договора выводятся в шапке акта как основание.
- Номенклатура услуги — полное наименование попадает в акт, поэтому сокращения вроде «усл. конс.» лучше заменить на полноценную формулировку.
- Подписанты — в Бухгалтерии настраиваются через «Ответственные лица организации», в УТ — через роли и физлиц.
Как изменить типовой образец под свои требования
Есть три уровня доработки, от простого к сложному. Выбирать стоит минимально достаточный, чтобы не усложнять обновление конфигурации.
Настройка без программирования
В некоторых конфигурациях доступны пользовательские макеты: «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм». Здесь можно открыть макет акта, изменить формулировки, добавить логотип или статичный текст (например, пункт о сроке приёмки работ) и сохранить как пользовательский макет. Программа начнёт использовать его вместо типового.
Внешняя печатная форма
Если нужно изменить структуру акта — добавить колонки, расшифровку этапов, место под печать заказчика — создаётся внешняя печатная форма в формате .epf. Она подключается через «Дополнительные отчеты и обработки» и появляется в меню «Печать» рядом с типовыми формами. Конфигурация при этом остаётся на поддержке.
Доработка в конфигураторе
Прямое изменение макета в конфигураторе — крайний вариант: он снимает объект с полной поддержки и усложняет обновления. Оправдан только когда внешние механизмы не позволяют получить нужный результат.
Сравнение способов доработки
Подходит для правки текста, логотипа, статичных блоков. Не требует программиста, но не позволяет менять логику вывода данных.
Подходит для изменения структуры и состава полей. Требует разработчика, но не затрагивает конфигурацию и безопасна при обновлениях.
Даёт полный контроль, но усложняет обновления и требует снятия с поддержки. Использовать только при невозможности решить задачу внешней формой.
Типовые варианты актов и когда какой использовать
В одном меню «Печать» обычно доступно несколько форм, и выбор зависит от характера сделки и требований заказчика.
| Форма | Когда применяется | Особенности |
|---|---|---|
| Акт об оказании услуг | Стандартное закрытие услуг по договору | Универсальная форма, подходит большинству заказчиков |
| Акт выполненных работ | Работы с материальным результатом (монтаж, ремонт) | Формулировки «работы» вместо «услуги» |
| УПД (статус 1) | Когда заказчик принимает универсальный передаточный документ | Заменяет акт и счёт-фактуру одновременно |
| КС-2 / КС-3 | Строительные подрядные работы | Требуют отраслевой конфигурации или внешних форм |
| Акт сверки взаиморасчётов | Сверка задолженности, а не закрытие работ | Формируется из отчёта «Акт сверки», не из реализации |
Частая ситуация: бухгалтер печатает акт об оказании услуг, а заказчик требует «акт выполненных работ» с другим заголовком. Юридически существенно содержание документа, но чтобы не спорить с контрагентом, проще подключить внешнюю форму с нужным заголовком, чем каждый раз объяснять эквивалентность.
Частые ошибки и как их избежать
Отдельный риск — расхождение суммы акта и фактической оплаты. Перед печатью сверьте итог документа с договором и счётом на оплату: если заказчик подпишет акт с ошибочной суммой, исправление потребует корректировочных документов и повторного согласования.
Проверка результата перед отправкой заказчику
Как проверить готовый акт
Совпадают с проведённым документом в 1С
Документ перепроведён после печати, реквизиты разошлись
Полные наименования, ИНН, адреса обеих организаций
Пустые поля, старое наименование или адрес
Итог по таблице равен сумме документа, НДС выделен корректно
Копеечные расхождения, неверная ставка НДС
Указаны ФИО и должности уполномоченных лиц
Пустая подпись или уволенный сотрудник
Номер и дата договора присутствуют в шапке
Поле договора пустое
После проверки сохраните акт в PDF и храните вместе с документом в базе — в типовых конфигурациях файл можно прикрепить к документу через скрепку в форме. Это упрощает поиск при сверках и проверках.
Что важно запомнить
Образец акта выполненных работ в 1С — встроенная печатная форма документа реализации услуг. Корректный акт получается из правильно заполненных карточек организации, контрагента, договора и номенклатуры. Для изменения шаблона используйте пользовательский макет или внешнюю печатную форму, не снимая конфигурацию с поддержки. Перед отправкой сверяйте реквизиты и суммы с проведённым документом.
Частые вопросы
Можно ли распечатать акт без счёта-фактуры?
Да. Акт и счёт-фактура — независимые печатные формы. В меню «Печать» документа реализации выберите только «Акт об оказании услуг». Счёт-фактура при этом может быть сформирован отдельно или заменён УПД.
Как добавить в акт логотип компании?
Откройте «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм», найдите макет акта, вставьте изображение в область шапки и сохраните как пользовательский макет. Если механизм макетов недоступен, логотип добавляется через внешнюю печатную форму.
Почему в акте не выводится номер договора?
Проверьте, что в документе реализации выбран договор, а в карточке договора заполнены поля «Номер» и «Дата». Если договор не указан, печатной форме неоткуда взять основание — поле останется пустым.
Как напечатать акты за месяц одним файлом?
В списке документов «Реализация (акты, накладные, УПД)» установите отбор по периоду, выделите нужные строки (Ctrl или Shift) и выберите «Печать — Акт об оказании услуг». Все акты сформируются в одном табличном документе, который можно сохранить в PDF.
Чем акт отличается от УПД и что лучше печатать?
УПД со статусом 1 объединяет акт и счёт-фактуру в одном документе. Если заказчик принимает УПД — это удобнее: один документ вместо двух. Если заказчик требует классический акт по своему шаблону, печатайте отдельную форму акта или подключайте внешнюю печатную форму с его макетом.
После обновления конфигурации акт печатается по-старому. Это нормально?
Если подключён пользовательский макет или внешняя печатная форма, программа использует их вместо обновлённого типового шаблона. Проверьте актуальность пользовательского макета: при изменении требований к реквизитам его нужно синхронизировать с новой типовой формой.