Какие документы проводятся в 1С

Проведение документа в 1С — это ключевая операция, которая превращает простую «бумажку» в базе в реальную движение по учетным регистрам. Пока документ не проведён, он никак не влияет на остатки, взаиморасчёты, зарплату и отчётность. Понимание того, какие документы вообще существуют в системе и какие из них проводятся, необходимо каждому пользователю: от оператора до главного бухгалтера.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP, Зарплата и управление персоналом) документы делятся на две большие группы. Первая — документы, которые проводятся и делают движения по регистрам: поступление, реализация, оплата, начисление зарплаты. Вторая — документы, которые не проводятся, а служат основаниями или справочными формами: счёт на оплату, договор, коммерческое предложение. Они сохраняются, но не влияют на учёт.

Ниже разберём основные категории проводимых документов, правила их проведения, типичные ошибки и способы проверить, что документ действительно сделал нужные движения.

Что означает «провести документ» в 1С

Проведение — это запись данных документа в регистры учёта: бухгалтерские проводки, регистры накопления (остатки товаров, взаиморасчёты), регистры сведений. Каждый проведённый документ оставляет «след» в базе, на основе которого строятся отчёты: оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта, остатки склада, книги покупок и продаж.

Документ может существовать в трёх состояниях: создан, но не проведён (черновик), проведён (влияет на учёт) и помечен на удаление (исключён из оборота, но физически ещё есть в базе). Проверить состояние можно по пиктограмме в журнале документов: у проведённого документа обычно отображается значок с галочкой или без перечёркивания, у непроведённого — пустой карандаш, у помеченного — крестик.

Отменить проведение можно в любой момент кнопкой «Отменить проведение» или через контекстное меню. При этом все движения документа удаляются из регистров, а сам документ остаётся в базе как черновик.

Документы по товарам и услугам: поступление и реализация

Основная масса проводимых документов в торговом и бухгалтерском учёте — это документы по товарам. «Поступление (акт, накладная)» увеличивает остатки на складе, формирует задолженность перед поставщиком и отражает входящий НДС. «Реализация (акты, накладные)» списывает товар со склада, начисляет выручку и задолженность покупателя, формирует исходящий НДС.

К этой же группе относятся «Возврат товаров от покупателя» и «Возврат товаров поставщику» — они проводятся и делают обратные движения. Важно: возврат должен быть привязан к исходному документу реализации или поступления, иначе программа не сможет корректно закрыть взаиморасчёты и партии товаров.

Документ «Счёт на оплату покупателю» в этой цепочке — исключение: он не проводится в смысле формирования движений, а служит только для выставления счёта и печати. На его основании затем создаются реализация и поступление оплаты, которые уже проводятся.

Денежные документы: банк и касса

Денежный контур строится на проводимых документах «Поступление на расчётный счёт», «Списание с расчётного счёта», «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер». Они формируют движения по счетам 51 и 50, закрывают задолженность контрагентов и отражают прочие денежные операции: займы, штрафы, эквайринг.

Банковские документы чаще всего загружаются из клиент-банка автоматически. После загрузки проверьте, что все выписки проведены: непроведённые строки выписки не закроют взаиморасчёты, и в отчётах по задолженности появятся ложные долги. В журнале банковских выписок непроведённые документы обычно подсвечиваются или имеют отличающуюся пиктограмму.

Отдельно выделяются документы «Операция, введённая вручную» и «Корректировка долга»: они тоже проводятся, но используются для разовых корректировок, а не для штатного учёта. Злоупотреблять ручными операциями не стоит — это затрудняет аудит и поиск ошибок.

Счета-фактуры и налоговые документы

«Счёт-фактура выданный» и «Счёт-фактура полученный» — проводимые документы, формирующие записи книги продаж и книги покупок. В типовых конфигурациях счёт-фактура чаще всего создаётся на основании реализации или поступления и наследует из них суммы и контрагента.

Корректировочные счета-фактуры проводятся на основании документов «Корректировка реализации» и «Корректировка поступления». Ошибка в цепочке «реализация → корректировка → корректировочный счёт-фактура» приводит к расхождениям в декларации по НДС, поэтому перед сдачей отчётности стоит сверить книгу покупок и продаж с данными контрагентов.

Сюда же относятся документы по спецрежимам и регистрам НДС: «Формирование записей книги покупок», «Формирование записей книги продаж», «Распределение НДС». Они проводятся в конце квартала и влияют на итоговую сумму налога.

Складские и производственные документы

В складском контуре проводятся «Перемещение товаров» (между складами), «Оприходование товаров», «Списание товаров», «Инвентаризация товаров на складе», «Комплектация номенклатуры». Каждый из них меняет остатки, поэтому порядок ввода имеет значение: сначала инвентаризация, затем оприходование излишков и списание недостач на её основании.

В производственных конфигурациях добавляются «Отчёт производства за смену», «Требование-накладная», «Передача материалов в эксплуатацию». Они проводятся и рассчитывают себестоимость выпуска. Если документ не проведён, себестоимость в отчётах будет занижена или не сформируется вовсе.

Кадровые и зарплатные документы

В 1С:ЗУП и зарплатном блоке Бухгалтерии проводятся «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Начисление зарплаты и взносов», «Ведомость на выплату зарплаты». Каждый кадровый документ меняет штатное расписание или состояние сотрудника, а расчётные документы формируют проводки и регистры по НДФЛ и взносам.

Критично соблюдать последовательность: сначала все кадровые события месяца, затем начисление зарплаты, затем ведомости и выплата. Если провести начисление, а потом ввести больничный задним числом, потребуется перерасчёт — программа предложит его автоматически или через документ «Перерасчёт».

Регламентные документы закрытия периода

Отдельная группа — документы, которые проводятся в конце месяца или квартала: «Закрытие месяца» (амортизация, списание расходов, расчёт налога на прибыль), «Регулярная операция», «Инвентаризация расчётов». Они проводятся строго в заданной последовательности, которую программа обычно показывает в обработке закрытия месяца в виде списка шагов.

Признак корректного закрытия: все шаги в обработке отмечены как выполненные, оборотно-сальдовая ведомость не содержит отрицательных остатков по складским счетам и «красных» сумм по расчётам. Если после закрытия месяца вы перепровели какой-то документ за этот период, закрытие нужно выполнить заново.

1. 1
   Откройте документ и убедитесь, что он в состоянии «Проведён» (пиктограмма без крестика)
2. 2
   Нажмите «Ещё → Движения документа» (или Ctrl+Shift+Enter) и посмотрите проводки и записи регистров
3. 3
   Сверьте ключевые суммы движений с табличной частью документа
4. 4
   Постройте отчёт, который должен отразить операцию: остатки склада, ОСВ, анализ расчётов
5. 5
   Если движений нет — проверьте дату документа, организацию и настройки учётной политики

Какие документы в 1С не проводятся

Не все объекты в разделе «Документы» делают движения. Не проводятся (или проводятся без регистров, только для фиксации статуса): «Счёт на оплату покупателю», «Коммерческое предложение», «Заказ покупателя» в отдельных режимах учёта, «Договор» как элемент справочника, «Счёт на оплату поставщика». Они нужны для печати, согласования и как основания для проводимых документов.

Граница зависит от конфигурации и настроек: например, «Заказ покупателя» в Управлении торговлей может резервировать товар на складе — тогда он проводится и делает движения по регистру обеспечения. Проверить поведение конкретного вида документа можно через его движения: если после проведения список движений пуст, документ в вашей настройке учёта не формирует записей.

Проверка результата и контрольные точки

Быстрый способ убедиться, что учёт в порядке, — сверить три вещи: остатки склада с фактическими, взаиморасчёты с актами сверки контрагентов и ОСВ с первичными документами. Расхождение почти всегда означает, что какой-то документ не проведён, проведён дважды или введён неверной датой.

В большинстве конфигураций есть служебные отчёты и обработки: «Экспресс-проверка ведения учёта», «Поиск и удаление дублей», анализ непроведённых документов. Запускайте экспресс-проверку перед закрытием периода — она покажет ошибки по разделам учёта с переходом к конкретным документам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Движения документа

Норма

Проводки и записи регистров соответствуют суммам документа

Тревожный признак

Список движений пуст или суммы не совпадают

Остатки склада

Норма

После реализации остаток уменьшился на отгруженное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился или стал отрицательным

Взаиморасчёты

Норма

После оплаты долг контрагента закрыт по конкретному договору

Тревожный признак

Долг «висит» или закрыт авансом без документа

ОСВ по счетам

Норма

Нет отрицательных остатков и развёрнутого сальдо по 60 и 62

Тревожный признак

Красные остатки, одновременный дебет и кредит по одному контрагенту

Частые вопросы

Как найти все непроведённые документы в базе?

Откройте журнал соответствующего вида документов и отсортируйте по колонке состояния проведения — непроведённые будут без пиктограммы проведения. В ряде конфигураций есть отдельная обработка или отчёт «Непроведённые документы», а экспресс-проверка учёта также показывает их по разделам.

Чем отмена проведения отличается от пометки на удаление?

Отмена проведения убирает движения документа из регистров, но документ остаётся рабочим черновиком, его можно исправить и провести снова. Пометка на удаление — предварительный шаг к физическому удалению: документ исключается из оборота, а окончательно удаляется только через «Удаление помеченных объектов» с проверкой ссылок.

Почему документ не проводится и выдаёт ошибку?

Типичные причины: не заполнены обязательные поля (организация, склад, договор), дата попадает в закрытый период, на складе не хватает остатка при списании, нарушена уникальность номера. Текст ошибки обычно указывает конкретную причину — исправьте данные и проведите повторно.

Нужно ли проводить счёт на оплату покупателю?

Нет, в типовом учёте счёт на оплату не формирует проводок и движений — это печатная форма и основание для оплаты и реализации. Учётные последствия появляются только у документов реализации и поступления оплаты.

Что делать, если провели документ прошлым периодом?

Если период ещё не закрыт — перепроведите последующие документы и регламентные операции. Если отчётность уже сдана, исправляйте штатными корректировочными документами текущей датой, а не прямым изменением старого документа, чтобы не расходиться с поданными декларациями.

Можно ли провести сразу много документов пакетно?

Да, в большинстве конфигураций есть групповое проведение: выделите документы в журнале и выберите «Провести» в меню «Ещё», либо используйте обработку «Групповое перепроведение документов». Перед массовым перепроведением сделайте резервную копию базы.