Документы и Печать · 10 мин
Какие документы нужно распечатывать из 1С по бухгалтерскому учету
Полный перечень документов, которые нужно печатать из 1С для бухгалтерского учета: первичка, регистры, отчеты. Что можно хранить электронно, а что обязательно на бумаге.
Переход на электронный документооборот сократил объём бумажного архива, но полностью отказаться от печати документов из 1С пока нельзя. Налоговые органы, аудиторы и контрагенты в ряде случаев требуют бумажные экземпляры с подписями, а часть внутренних документов удобнее хранить в распечатанном виде. Главный принцип прост: печатается то, что подписывается вручную, передаётся внешним сторонам без ЭДО или требуется проверяющими в бумажном виде.
Ошибка многих бухгалтерий — печатать «всё подряд» из-за страха перед проверками. Это приводит к раздутому архиву, лишним расходам на бумагу и тонер, а главное — к путанице, когда в папках оказываются дубли и устаревшие версии документов. Разумнее составить внутренний перечень обязательных к печати форм и закрепить его в учётной политике или регламенте документооборота.
Ниже разобраны основные группы документов, которые формируются в 1С:Бухгалтерии и смежных конфигурациях, с пояснением, когда печать обязательна, когда желательна, а когда достаточно электронного хранения.
Первичные документы по расчётам с контрагентами
К этой группе относятся акты выполненных работ и оказанных услуг, товарные накладные (ТОРГ-12 или собственная форма), счета на оплату, доверенности и универсальные передаточные документы. Все они формируются в 1С на основании документов реализации и поступления и выводятся на печать стандартной кнопкой «Печать».
Обязательность печати зависит от способа обмена с контрагентом. Если с покупателем или поставщиком действует электронный документооборот и документы подписываются квалифицированной электронной подписью, бумажный экземпляр не нужен — юридическую силу имеет электронный файл. Если ЭДО нет, документ распечатывается в двух экземплярах: один передаётся контрагенту, второй с его подписью возвращается и подшивается в архив.
Счета на оплату не являются первичными документами и не подтверждают хозяйственную операцию, поэтому их печать — вопрос удобства. На практике счета распечатывают, если клиент просит бумажный вариант или если оплата проходит через кассу с предъявлением счёта.
Кассовые и банковские документы
Кассовая дисциплина — область, где печать документов остаётся практически обязательной. Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО) распечатываются на каждую кассовую операцию, подписываются главным бухгалтером, кассиром и лицом, получившим или внёсшим деньги. Без подписанного ордера операция по кассе считается неоформленной.
Кассовая книга ведётся в электронном виде, но листы кассовой книги по итогам дня, когда были операции, распечатываются и подшиваются. Отчёт кассира с приложением ордеров формируется ежедневно. В конце года распечатывается титульный лист и последний лист кассовой книги с итоговой записью.
Банковские выписки сами по себе формирует банк, но платёжные поручения, созданные в 1С, иногда распечатывают для подачи в банк на бумаге — если не подключена система «клиент-банк». При прямом обмене с банком печатать платёжки не требуется.
Документы по зарплате и кадрам
Кадровые приказы — о приёме на работу, увольнении, отпусках, переводах — распечатываются и подписываются руководителем, а работник знакомится с приказом под подпись. Это одна из немногих групп, где бумажный документ с «живыми» подписями остаётся стандартом, даже если учёт полностью ведётся в 1С:ЗУП.
Расчётные листки по зарплате работодатель обязан выдавать каждому работнику при выплате. Форма утверждается организацией, выдача возможна и в электронном виде, но на практике большинство компаний печатает листки, чтобы избежать споров о факте ознакомления.
Расчётно-платёжные ведомости (форма Т-49) или отдельно расчётные (Т-51) и платёжные (Т-53) ведомости распечатываются при выплате зарплаты через кассу — работники расписываются в получении. При перечислении на карты платёжная ведомость формируется для банка, и печать нужна только для внутреннего архива.
Инвентаризация и учёт основных средств
Инвентаризационные описи (ИНВ-1, ИНВ-3), сличительные ведомости (ИНВ-18, ИНВ-19) и ведомость учёта результатов (ИНВ-26) распечатываются обязательно: члены комиссии и материально ответственные лица подписывают каждый лист. Электронный вариант здесь не заменяет бумажный, поскольку процедура инвентаризации предполагает личное присутствие и подписи.
По основным средствам печатаются акты приёма-передачи (ОС-1), инвентарные карточки (ОС-6), акты на списание (ОС-4). Карточка ОС-6 заводится на каждый объект и хранится в течение всего срока его эксплуатации, поэтому печать и бумажное хранение здесь оправданы.
Бухгалтерские справки, регистры и отчётность
Бухгалтерская справка — универсальный документ для оформления операций, по которым нет типовой первички: исправление ошибок, расчёт налоговых резервов, распределение расходов. Справку распечатывают, подписывает бухгалтер, и она подшивается к документам соответствующего периода.
Бухгалтерские регистры — оборотно-сальдовые ведомости, анализы счетов, карточки счетов — законодательно разрешено хранить в электронном виде. Печатать все регистры ежемесячно не требуется. Практичный подход: распечатывать оборотно-сальдовую ведомость по итогам квартала для внутреннего контроля, а остальные регистры формировать по запросу — для проверки, аудита или передачи при смене бухгалтера.
Налоговые декларации и бухгалтерская отчётность сдаются в электронном виде через оператора связи. Распечатывать их для архива не обязательно, но многие бухгалтеры печатают титульные листы с отметкой о принятии — это удобно при разбирательствах и сверках.
Бумага или электронный архив
Подходит для документов с ручными подписями: касса, кадры, инвентаризация, первичка без ЭДО. Минус — расходы на архив и риск утери
Подходит для регистров, отчётности, документов ЭДО. Требует регулярного резервного копирования базы 1С и хранения файлов обмена
Оптимален для большинства организаций: печатается только подписываемое вручную, остальное хранится в базе с резервными копиями
Как настроить печатные формы и избежать ошибок
В 1С:Бухгалтерии печатные формы вызываются из документа кнопкой «Печать» или через меню «Ещё». Перед массовой печатью проверьте актуальность реквизитов организации: юридический адрес, ИНН, КПП, данные подписантов. Устаревший адрес на накладной — частая причина претензий от контрагентов и вопросов при сверках.
Если типовая форма не подходит, используются внешние печатные формы, подключаемые через «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки». Изменять макет стоит аккуратно: форма должна содержать все обязательные реквизиты первичного документа — наименование, дату, содержание операции, измерители, подписи с расшифровкой.
При печати больших пакетов документов (например, актов за месяц) используйте групповую печать: выделите документы в списке и выберите «Печать» — 1С сформирует все формы одним заданием. Проверяйте нумерацию и комплектность перед передачей на подпись.
Как проверить комплектность бумажного архива
На каждую операцию по кассовой книге есть подписанный ордер
Операции в книге есть, ордеров нет или они без подписей
На каждый документ реализации без ЭДО есть подписанный второй экземпляр
Накладные распечатаны, но подпись покупателя отсутствует
Приказы подписаны руководителем, есть отметки об ознакомлении работников
Приказы существуют только в базе, бумажных экземпляров нет
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вообще ничего не печатать из 1С?
Полностью отказаться от печати можно только при полном переходе на ЭДО с контрагентами, электронных кадровых документах с усиленной подписью и согласовании такого порядка с работниками. Кассовые ордера и инвентаризационные документы на практике всё равно чаще ведутся на бумаге из-за требований ручных подписей.
Нужно ли распечатывать оборотно-сальдовую ведомость каждый месяц?
Обязательства нет: регистры бухгалтерского учёта разрешено хранить в электронном виде. Печать ОСВ ежемесячно оправдана, если руководство или учредители привыкли контролировать показатели на бумаге. Для проверок регистр формируется из базы по запросу.
Достаточно ли распечатки электронной накладной для подтверждения расходов?
Нет. Если документ получен по ЭДО, юридическую силу имеет электронный файл с подписями сторон, а не его распечатка. Распечатка может использоваться для внутреннего удобства, но при налоговой проверке нужно предъявить электронный документ и данные о подписи.
Сколько лет хранить распечатанные документы?
Сроки хранения зависят от вида документа: для большинства первичных документов и регистров установлен пятилетний срок, для кадровых документов — значительно дольше, вплоть до десятков лет. Точные сроки определяются по перечню типовых архивных документов, их стоит уточнять применительно к каждой группе.
Что делать, если контрагент потерял свой экземпляр накладной?
Распечатайте из 1С дубликат документа, заверьте его подписью руководителя и печатью (если используется) и передайте контрагенту. Дубликат оформляется на основании вашего сохранившегося экземпляра, поэтому важно, чтобы второй экземпляр с подписью контрагента хранился у вас.
Нужно ли печатать документы при переходе на новую версию 1С?
Массовая печать «про запас» не требуется: данные переносятся при обновлении или миграции базы. Разумно перед переходом сделать резервную копию, распечатать ОСВ за последний отчётный период для контрольной сверки и убедиться, что после переноса итоги совпадают.
Что важно запомнить
Печатайте то, что подписывается вручную или передаётся без ЭДО: кассу, кадровые приказы, инвентаризационные формы, первичку для бумажных контрагентов. Регистры и отчётность храните электронно с резервными копиями. Перечень обязательных к печати документов закрепите во внутреннем регламенте — это снимет споры и сократит лишние расходы на архив.