Какие документы нужно распечатывать из 1С ежемесячно

Несмотря на распространение электронного документооборота, часть документов в 1С по-прежнему приходится выводить на бумагу каждый месяц. Речь идёт о формах, для которых бумажный экземпляр требуется законом, внутренним регламентом компании или правилами проверяющих органов: кассовые ордера, авансовые отчёты, расчётные листки, журналы регистрации и ряд бухгалтерских справок.

Единого обязательного списка «распечатать всё» не существует — набор зависит от формы собственности, системы налогообложения, наличия кассы, штата сотрудников и того, перешла ли компания на электронный документооборот с контрагентами. Однако есть устойчивый минимум, который бухгалтер формирует в конце каждого месяца, чтобы закрыть период без претензий при проверке.

Ниже разобраны конкретные группы документов, порядок их печати в типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Зарплата и управление персоналом, Управление торговлей), требования к оформлению и типичные ошибки, из-за которых бумажный архив оказывается неполным.

Почему часть документов всё ещё печатают на бумаге

Основная причина — требования к первичным учётным документам, которые подписываются «живой» подписью. Кассовые ордера подписывает кассир и получатель денег, авансовый отчёт — подотчётное лицо, расчётный листок работник должен получить на руки. Пока в компании не внедрена квалифицированная электронная подпись для всех участников, эти документы существуют только в бумажном виде.

Вторая причина — внутренний контроль. Руководителю или собственнику часто удобнее подписывать и просматривать бумажные формы: оборотно-сальдовую ведомость, отчёт по кассе, реестр платежей. Наконец, при выездных проверках и запросах инспекций бумажный комплект с подписями и печатями остаётся самым быстрым способом подтвердить операции.

Кассовые документы: ордера и кассовая книга

Если в компании ведётся касса, ежемесячный минимум — приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО) и листы кассовой книги. В 1С:Бухгалтерии ордера печатаются непосредственно из документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» по кнопке «Печать». Кассовая книга формируется через раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Кассовая книга» за выбранный период.

Листы кассовой книги печатают за каждый день, когда были движения по кассе; в конце месяца удобно сформировать весь комплект сразу. Каждый лист подписывает кассир и главный бухгалтер. Если движений в день не было, лист не формируется — это нормально, «пустые» листы печатать не нужно.

Отдельно проверьте отчёт кассира: в 1С он формируется автоматически вместе с листом кассовой книги. Обе формы должны сходиться по остаткам на начало и конец дня. Расхождение остатков — признак того, что документ проведён задним числом после печати, и комплект нужно переформировать.

Банковские документы и платёжные поручения

Банковские выписки сами по себе приходят из банка, но бухгалтер распечатывает платёжные поручения, по которым нет электронного подтверждения, и реестр платежей за месяц. В 1С:Бухгалтерии реестр доступен из журнала «Платёжные поручения» через кнопку печати.

Если компания работает через систему «клиент-банк» и обмен с банком настроен в 1С, бумажные выписки могут не требоваться — достаточно электронных с подписью банка. Однако многие организации продолжают прикладывать к выпискам распечатанные платёжки с отметкой банка, особенно по крупным или спорным платежам. Уточните требование в учётной политике компании.

Зарплатные и кадровые формы

Самый массовый ежемесячный документ — расчётный листок. Работодатель обязан выдавать его каждому сотруднику при выплате зарплаты. В 1С:ЗУП листки печатаются пакетно: раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Расчётный листок» с фильтром по подразделениям или списку сотрудников. Допустима выдача в электронном виде, если это закреплено в локальных актах и работник может получить документ лично.

Также ежемесячно печатают расчётно-платёжную ведомость (или отдельно расчётную и платёжную, если зарплата выдаётся через кассу), свод начислений и взносов для руководства, а при наличии увольнений или приёмов — приказы по личному составу. Ведомости, по которым деньги выдаются наличными, подписывают руководитель, главный бухгалтер и кассир.

1. 1
   Закройте начисления за месяц и проверьте, что все документы проведены
2. 2
   Сформируйте расчётные листки по всем сотрудникам через отчёт «Расчётный листок»
3. 3
   Распечатайте расчётно-платёжную ведомость и свод начислений
4. 4
   Проверьте итоговые суммы: свод должен сойтись с ведомостью и с данными по налогам
5. 5
   Передайте ведомости на подпись, листки — на выдачу сотрудникам

Авансовые отчёты и подотчётные суммы

Каждый авансовый отчёт сотрудника распечатывается и подписывается: работник подтверждает расходы, бухгалтер — проверку, руководитель — утверждение. В 1С:Бухгалтерии печатная форма АО-1 (или фирменная форма, утверждённая в учётной политике) вызывается из документа «Авансовый отчёт».

В конце месяца полезно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» в разрезе сотрудников. Она показывает незакрытые авансы и помогает вовремя истребовать отчёты. Эту ведомость часто прикладывают к месячному комплекту как контрольный документ.

Бухгалтерские справки и итоговые отчёты месяца

При закрытии месяца в 1С формируются регламентные операции: амортизация, списание расходов, закрытие счетов затрат, расчёт налогов. По многим из них программа предлагает печатную форму «Бухгалтерская справка» или «Справка-расчёт» (например, справка-расчёт амортизации, транспортного налога, нормируемых расходов). Эти справки — первичные документы, обосновывающие проводки, и их принято распечатывать и подшивать.

Итоговый контрольный документ месяца — оборотно-сальдовая ведомость в целом по счетам. Она подписывается главным бухгалтером и хранится в месячной папке. Дополнительно многие печатают анализ счёта по ключевым счетам: 60 и 62 (расчёты с контрагентами), 51 (банк), 50 (касса), 68 и 69 (налоги и взносы).

Контрольные точки

Как проверить комплект перед подшивкой

Остатки кассовой книги и счёта 50

Норма

Остаток на конец месяца совпадает в книге и ОСВ

Тревожный признак

Суммы расходятся — есть документы, проведённые после печати

Итоги свода начислений и ведомостей

Норма

Суммы к выплате совпадают до копейки

Тревожный признак

Разница — часть сотрудников не попала в ведомость

Подписи на ордерах и ведомостях

Норма

Все подписи проставлены до подшивки

Тревожный признак

Есть неподписанные формы — их примут только с пояснениями

Журналы регистрации и внутренние реестры

Отдельная группа — журналы, которые ведутся непрерывно: журнал регистрации счетов-фактур (если не ведётся в электронном виде), журнал учёта доверенностей, журнал регистрации трудовых договоров или приказов, если компания ведёт их в бумажном виде. В 1С большинство таких журналов формируется как отчёт за период.

Печатать журнал ежемесячно целиком не обязательно: допустимо распечатывать страницы по мере заполнения или формировать за месяц и подшивать в общий скоросшиватель. Главное требование — непрерывная нумерация и прошнуровка итогового тома. Если журнал ведётся электронно, определите в учётной политике периодичность вывода на бумагу.

Как организовать процесс и хранение

Практичный подход — составить внутренний чек-лист закрытия месяца с перечнем печатаемых форм и ответственных. В 1С удобно настроить сохранённые варианты отчётов (ОСВ, анализы счетов, кассовая книга) с фиксированными настройками, чтобы каждый месяц формировать их в два клика и с одинаковыми параметрами.

Порядок действий обычно такой: сначала полное закрытие месяца в программе, затем контрольные сверки, и только после этого — печать финального комплекта. Распечатанные документы нумеруются, подшиваются в папку месяца в установленном порядке (касса, банк, зарплата, авансы, справки, ОСВ) и сдаются в архив. Сроки хранения различаются по видам документов и определяются правилами архивного дела; зарплатные и кадровые формы хранятся особенно долго.

Частые вопросы

Обязательно ли печатать все документы, если у нас электронный документооборот?

Нет. ЭДО с контрагентами закрывает счета-фактуры, накладные и акты. Но внутренние документы — кассовые ордера, расчётные листки, авансовые отчёты — требуют подписей сотрудников и кассира, поэтому их печатают до внедрения внутреннего ЭДО с электронными подписями работников.

Можно ли вместо расчётных листков на бумаге отправлять их по email?

Можно, если способ выдачи в электронном виде закреплён в трудовом или коллективном договоре либо локальном акте и гарантирует, что листок получит именно работник. Без такого закрепления безопаснее выдавать бумажный листок под подпись или через ведомость получения.

Нужно ли печатать кассовую книгу за дни без движений?

Нет. Лист кассовой книги формируется только за дни, в которые были операции по кассе. Пустые листы не печатаются и не нумеруются — разрывов в нумерации при этом не возникает.

Что делать, если после печати комплекта документ перепровели?

Переформируйте затронутые печатные формы и все связанные итоговые отчёты (кассовую книгу, ОСВ, справки), замените листы в папке. Оставлять бумажный комплект, расходящийся с базой, нельзя — это прямой повод для претензий при проверке.

Какие документы печатать, если компания на УСН и без кассы?

Минимум сокращается до банковских документов, зарплатных форм (при наличии сотрудников), авансовых отчётов, бухгалтерских справок по закрытию месяца и ОСВ. Кассовая книга и ордера не нужны, если кассовых операций нет в принципе.

Как долго хранить распечатанные документы?

Сроки зависят от вида документа и устанавливаются правилами архивного хранения: кадровые и зарплатные формы хранятся десятилетиями, кассовые и банковские документы — заметно меньше, но тоже годами. Ориентируйтесь на номенклатуру дел организации и актуальные архивные требования, не уничтожайте документы раньше срока.