Документы и Печать · 11 мин
Какие документы можно подписывать электронной подписью в 1С
Какие документы можно подписать электронной подписью в 1С: счета, акты, накладные, УПД, кадровые документы. Виды подписей, настройка, ограничения и ошибки.
Электронная подпись в программах 1С позволяет заверять документы без печати на бумаге: подписанный файл имеет юридическую силу, если соблюдены требования законодательства об электронной подписи. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, 1С:Управление торговлей, 1С:Документооборот) подписание встроено в стандартные механизмы обмена и хранения файлов.
Набор документов, которые можно подписать, зависит от двух условий: поддерживает ли конфигурация подписание этого вида документа и какой вид электронной подписи используется. Квалифицированная подпись (КЭП) приравнивается к собственноручной и подходит для документооборота с контрагентами, налоговой и фондами. Неквалифицированная (НЭП) и простая (ПЭП) применимы внутри компании и там, где стороны заранее договорились о её признании.
Ниже разобраны основные группы документов, порядок подписания в типовых решениях, проверка результата и ограничения, о которых нужно знать до перевода документооборота в электронный вид.
Какие виды электронных подписей применяются в 1С
Перед настройкой подписания важно различать виды подписей, потому что от этого зависит перечень документов, которые можно заверять. Квалифицированная электронная подпись выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром и подтверждает личность подписанта на уровне, равнозначном собственноручной подписи. Именно она требуется для счетов-фактур, отчётности в ФНС и большинства случаев юридически значимого обмена.
Неквалифицированная подпись также создаётся с помощью криптографии, но сертификат может выдать и сама организация. Она подходит для внутренних документов (служебные записки, заявки, согласование договоров), если локальным актом компании закреплено её использование.
Простая электронная подпись — это связка логина и пароля или код из SMS. В 1С она фактически реализуется через механизм согласования и фиксации пользователя, выполнившего действие. Для внешнего документооборота такая подпись не подходит.
Товарные и финансовые документы: счета, акты, накладные, УПД
Основная масса подписаний в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управлении торговлей приходится на первичные документы. Подписываются счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД), акты выполненных работ и оказанных услуг, товарные накладные, счета на оплату, доверенности. Подписание выполняется либо напрямую из карточки документа, либо в рамках обмена через операторов ЭДО (подключение оформляется в разделе настроек электронного документооборота).
Типовой сценарий выглядит так: документ проводится, формируется электронный документ в установленном формате, пользователь выбирает сертификат и нажимает «Подписать». Далее документ уходит контрагенту через оператора ЭДО или сохраняется как подписанный файл. Контрагент со своей стороны подписывает ответный титул, и обмен считается завершённым.
Важно учитывать, что счёт-фактура в электронном виде подписывается только квалифицированной подписью уполномоченного лица — это требование налогового законодательства. Для актов и накладных в составе УПД действует то же правило, если документ используется для вычета НДС.
Проверьте, что у контрагента тоже подключён ЭДО, иначе потребуется бумажный дубликат
Убедитесь, что стороны заключили соглашение о признании электронных документов
Проверьте, что локальный акт закрепляет использование такой подписи
Договоры и соглашения с контрагентами
Договоры, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и письма можно подписывать электронной подписью, если в самом договоре или отдельном соглашении стороны зафиксировали допустимость электронного документооборота. В 1С такие документы обычно хранятся как присоединённые файлы к элементу справочника «Договоры контрагентов» и подписываются командой «Подписать» из карточки файла.
При подписании присоединённого файла 1С формирует отсоединённую подпись: рядом с файлом договора появляется файл подписи. Оба файла нужно хранить вместе — без файла подписи проверить подлинность документа невозможно. В 1С:Документооборот этот процесс автоматизирован: документ проходит маршрут согласования и подписания, и все версии с подписями хранятся в карточке.
Кадровые документы: приказы, трудовые договоры, заявления
В 1С:ЗУП и 1С:Кадровый электронный документооборот (КЭДО) поддерживает подписание приказов о приёме, переводе, увольнении, отпусках, трудовых договоров, дополнительных соглашений, заявлений работников, листков ознакомления с локальными актами. Сотрудник подписывает документ со своей стороны, работодатель — со своей, и документ хранится в электронном кадровом архиве.
Условия законности кадрового ЭДО: работодатель должен принять локальный нормативный акт о введении электронного кадрового документооборота, а работник — дать согласие. Часть документов по закону переводить в электронный вид нельзя либо это ограничено: например, требования к электронным трудовым книжкам и отдельным видам документов регулируются специальными нормами, и перед внедрением КЭДО перечень стоит сверить с текущим законодательством.
Для подписания кадровых документов работникам обычно выдают неквалифицированную или квалифицированную подпись в зависимости от вида документа. Трудовые договоры в электронном виде подписываются усиленной подписью обеих сторон.
Отчётность и документы для государственных органов
Из 1С:Бухгалтерии и 1С:ЗУП электронной подписью подписывается регламентированная отчётность: налоговые декларации, расчёты, формы персонифицированного учёта, статистические формы, а также ответы на требования и запросы ФНС, пояснения, уведомления. Подписание происходит автоматически при отправке через встроенный сервис сдачи отчётности — пользователю достаточно иметь действующий сертификат КЭП.
Отдельная группа — документы для взаимодействия с фондами и ведомствами: сведения о страховом стаже, заявления, реестры. Для них действуют те же правила: квалифицированная подпись уполномоченного сотрудника и действующий сертификат. Если сертификат привязан к конкретному сотруднику, отправку должен выполнять именно он.
Как подписать документ в типовой 1С: порядок действий
В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8 подписание файлов доступно через стандартную библиотеку электронной подписи. Предварительно на компьютере должны быть установлены средство криптозащиты (например, КриптоПро CSP или ViPNet CSP) и сам сертификат, а в программе — включена опция использования электронных подписей в настройках администрирования.
- 1Установите криптопровайдер и сертификат, проверьте, что сертификат виден в системе и срок его действия не истёк
- 2В настройках 1С включите использование электронной подписи и шифрования, укажите программу защиты информации
- 3Откройте документ или присоединённый файл, выберите команду «Подписать» и нужный сертификат
- 4Проверьте, что у файла появилась отметка «Подписан» и данные подписи (кем и когда)
- 5Для внешнего обмена отправьте документ через ЭДО или передайте файл вместе с файлом подписи контрагенту
После подписания полезно сразу выполнить проверку подписи: в карточке файла есть команда проверки, которая покажет, действителен ли сертификат и не изменён ли документ после подписания. Если проверка выдаёт ошибку, документ не следует направлять контрагенту до устранения причины.
Как проверить результат
Отображается отметка «Подписан» с указанием сертификата и даты
Статус «Не подписан» или ошибка при наложении подписи
Подпись верна, сертификат действителен, документ не изменён
Сообщение о недействительном сертификате или нарушении целостности
Документ получил статус «Доставлен» / «Подписан контрагентом»
Ошибка формата, отказ оператора или отсутствие ответного титула
Ограничения и типичные ошибки
Не все документы можно перевести в электронный вид. Часть документов по закону требует бумажной формы либо специального порядка: отдельные кадровые документы, документы для некоторых видов сделок, документы с ограниченным доступом. Перед отказом от бумаги перечень стоит сверить с действующими требованиями и согласовать с контрагентами.
Ещё одна частая проблема — техника: на компьютере пользователя не установлен криптопровайдер или сертификат установлен в хранилище, недоступное программе. В этом случае команда подписания либо неактивна, либо завершается ошибкой. Решение — проверить настройки программы защиты информации в 1С и корректность установки сертификата.
Что важно запомнить
В 1С электронной подписью подписываются первичные документы, счета-фактуры и УПД, договоры, кадровые документы и отчётность. Для внешнего документооборота и госорганов нужна квалифицированная подпись, для внутреннего согласования достаточно неквалифицированной. Перед подписанием проверяйте срок действия сертификата, а после — результат проверки подписи.
Частые вопросы
Можно ли подписать электронной подписью любой файл в 1С?
Технически — да: механизм подписания присоединённых файлов позволяет подписать файл любого формата (PDF, Word, скан). Но юридическая сила появляется только при соблюдении условий: действующий сертификат, подходящий вид подписи и, для внешних документов, согласие контрагента на электронный обмен.
Нужна ли электронная подпись каждому сотруднику?
Нет. Подпись оформляется только тем, кто реально подписывает документы: руководителю, главному бухгалтеру, сотрудникам, отправляющим отчётность, участникам кадрового ЭДО. Остальным пользователям достаточно обычной учётной записи в 1С.
Что делать, если контрагент не работает с электронными документами?
Тогда документ подписывается на бумаге в обычном порядке. Электронный документооборот требует согласия обеих сторон, поэтому для таких контрагентов сохраняется параллельный бумажный обмен. В 1С можно вести смешанный режим: с частью контрагентов через ЭДО, с остальными — на бумаге.
Можно ли изменить документ после подписания?
Нет, изменение данных делает подпись недействительной. Правильный порядок: отменить подписание, внести исправления, проверить документ и подписать заново. В обмене через ЭДО исправленный документ отправляется как новая версия.
Сколько действует сертификат электронной подписи и что делать при его окончании?
Срок действия сертификата ограничен и указан в нём самом. По окончании нужно получить новый сертификат в удостоверяющем центре и обновить его в настройках 1С. Документы, подписанные в период действия старого сертификата, остаются действительными.
Можно ли подписывать документы в 1С без оператора ЭДО?
Да, файл можно подписать сертификатом и передать контрагенту любым способом вместе с файлом подписи. Но оператор ЭДО упрощает процесс: автоматически проверяет формат, фиксирует доставку и формирует подтверждения, что важно для доказательства отправки и получения документа.