Документы и Печать · 9 мин
Какие документы можно оформлять в 1С
Какие документы оформляют в 1С: первичка, счета-фактуры, кадровые приказы, складские и торговые документы, отчётность. Виды, сценарии и типичные ошибки.
Система 1С построена вокруг документов: каждая хозяйственная операция — продажа, закупка, оплата, приём сотрудника, списание товара — оформляется отдельным электронным документом, который формирует проводки, движения по регистрам и печатные формы. Понимание того, какие документы доступны в вашей конфигурации, позволяет вести учёт без «бумажных дублей» и ручных переносов данных в Excel.
Набор документов зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии» акцент на первичных и налоговых документах, в «1С:Управление торговлей» — на торгово-складских, в «1С:Зарплата и управление персоналом» — на кадровых. Комплексные решения вроде «1С:ERP» или «1С:Комплексная автоматизация» объединяют все блоки. Ниже разобраны основные группы документов, которые встречаются в типовых решениях.
Первичные учётные документы: поступление и реализация
Базовая группа — документы поступления и реализации товаров, работ и услуг. «Поступление (акты, накладные, УПД)» фиксирует закупку у поставщика: на его основании приходуются товары, отражается задолженность и входной НДС. «Реализация (акты, накладные, УПД)» оформляет отгрузку покупателю и формирует выручку.
Из этих документов одним нажатием печатаются стандартные формы: товарная накладная ТОРГ-12, акт выполненных работ, универсальный передаточный документ (УПД). Если типовая форма не подходит, её можно заменить собственным макетом — например, актом с фирменным бланком и дополнительными реквизитами.
Параллельно оформляются счета на оплату покупателям — документ не влияет на учёт, но формирует печатную форму с реквизитами и, при необходимости, QR-кодом для оплаты. Счета поставщиков обычно просто регистрируются в системе для контроля оплат.
Налоговые документы: счета-фактуры и корректировки
Счёт-фактура в 1С обычно создаётся автоматически на основании документа реализации или поступления — достаточно нажать ссылку «Оформить счёт-фактуру» или ввести документ на основании. Отдельно оформляются авансовые счета-фактуры на полученные и выданные авансы, а также счета-фактуры налогового агента.
Для исправления ошибок предусмотрены корректировочные и исправительные документы: «Корректировка реализации» и «Корректировка поступления» создают корректировочные счета-фактуры, а исправления оформляются через механизм «Исправление собственной ошибки» или «Исправление по согласованию сторон». Вручную править уже проведённый документ закрытого периода нельзя — только через корректировку.
Банковские и кассовые документы
Движения денег оформляются документами «Поступление на расчётный счёт» и «Списание с расчётного счёта». Их удобно не создавать вручную, а загружать из клиент-банка: 1С распознаёт платёжки, подбирает контрагентов по ИНН и распределяет оплаты по счетам и накладным.
Кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами (ПКО и РКО): оплата наличными, выдача подотчёт, взнос и снятие наличных со счёта. Для подотчётных лиц используется документ «Авансовый отчёт», к которому прикладываются чеки и БСО.
Если организация применяет онлайн-кассу, розничные продажи фиксируются документами «Отчёт о розничных продажах» или через подключение кассы по драйверу — тогда чеки и Z-отчёты попадают в 1С автоматически.
Складские и торговые документы
В торговых конфигурациях цепочка документов шире: «Заказ поставщику» → «Поступление товаров» → «Установка цен» → «Заказ клиента» → «Реализация товаров». Заказы позволяют контролировать обеспечение, резервировать товар и отслеживать незакрытые потребности.
Для внутреннего складского учёта используются «Перемещение товаров» между складами, «Оприходование товаров» (излишки), «Списание товаров» (недостачи, порча) и «Инвентаризация товаров» — по результатам пересчёта программа автоматически формирует документы оприходования и списания расхождений.
В «1С:Управление торговлей» доступны и дополнительные документы: возвраты товаров от покупателей и поставщикам, отчёты комиссионеров, сборка (комплектация) товаров, ордерные документы склада — «Расходный ордер» и «Приходный ордер», если включён ордерный учёт.
- 1Создайте «Заказ клиента» и проверьте обеспечение по складу
- 2На основании заказа сформируйте «Реализацию товаров и услуг»
- 3Оформите счёт-фактуру или УПД по кнопке в документе
- 4Зарегистрируйте оплату через «Поступление на расчётный счёт» или загрузку выписки
- 5Проверьте отчёт «Анализ расчётов с контрагентами»: задолженность по сделке должна закрыться
Кадровые и зарплатные документы
В «1С:Зарплата и управление персоналом» и в зарплатном блоке «1С:Бухгалтерии» оформляются кадровые приказы: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», «Отпуск», «Командировка», «Больничный лист». Каждый документ формирует печатную форму — например, приказ по форме Т-1 или Т-6 — и влияет на расчёт зарплаты.
Расчётные документы включают «Начисление зарплаты и взносов», «Премия», «Материальная помощь», «Ведомость в банк» и «Ведомость в кассу» для выплат. На их основании формируются расчётные листки, платёжные поручения на налоги и отчёты: 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения.
Для электронного взаимодействия с сотрудниками используется сервис 1С:Кабинет сотрудника: отпуска, справки и расчётные листки согласуются и публикуются без бумаги.
Производственные и прочие документы
Производственные компании оформляют в 1С «Отчёт производства за смену», «Требование-накладную» на списание материалов, «Спецификации номенклатуры» (рецептуры), документы учёта незавершённого производства. В ERP-решениях добавляются маршрутные листы, заказы на производство и сменно-суточные задания.
К прочим часто используемым относятся «Операция, введённая вручную» (для любых нестандартных проводок), документы учёта ОС и НМА («Принятие к учёту ОС», «Модернизация», «Выбытие»), доверенности на получение ТМЦ и документы аренды.
Почти любой документ в 1С можно создать «на основании» другого — через кнопку «Создать на основании». Это быстрее ручного ввода и сохраняет связь между документами: по цепочке заказ → реализация → оплата легко отследить состояние сделки.
Как проверить, что документ оформлен правильно
После проведения документа полезно проверить три вещи: проводки (кнопка «Дт/Кт» или отчёт «Проводки документа»), печатную форму (соответствие реквизитов, подписей и печатей) и отражение в регистрах — например, попадание счёта-фактуры в книгу продаж.
Типичная ошибка — документ создан, но не проведён (значок без зелёной галочки): он не формирует движений и не попадает в отчёты. Обратная ошибка — дубли: два документа реализации на одну отгрузку завышают выручку и НДС.
Как проверить результат
Документ проведён, есть отметка о проведении
Документ не проведён или помечен на удаление — движений нет
Корреспонденции счетов соответствуют операции, суммы совпадают с печатной формой
Проводок нет, счета неверные, суммы не сходятся
Создан на основании реализации, попал в книгу продаж
Отсутствует или открыт период с другим номером/датой
Оплата закрыла задолженность по сделке
Аванс висит незачтённым, задолженность дублируется
Что важно запомнить
В 1С оформляется весь документооборот: первичка, счета-фактуры, банк и касса, склад, торговля, кадры, производство и отчётность. Создавайте документы на основании друг друга, проверяйте проводки и печатные формы, а ошибки прошлых периодов исправляйте только корректировочными документами.
Частые вопросы
Можно ли в 1С создать документ по собственной форме, которой нет в типовой поставке?
Да. Для печати можно подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки». Если нужен принципиально новый вид документа с проводками, потребуется доработка конфигурации программистом.
Как распечатать ТОРГ-12 или акт из 1С?
Откройте проведённый документ реализации и нажмите кнопку «Печать» — в списке будут доступны накладная ТОРГ-12, акт, УПД и другие формы. Печатная форма формируется автоматически из данных документа, дополнительно ничего заполнять не нужно.
Чем отличается УПД от обычного счёта-фактуры?
УПД объединяет передаточный документ (накладную или акт) и счёт-фактуру в одной форме со статусом «1». Это сокращает документооборот: вместо двух документов оформляется один. В статусе «2» УПД работает только как накладная/акт без функции счёта-фактуры.
Что делать, если нужного документа нет в меню?
Проверьте раздел «Операции» или полный список документов через «Все функции» (включается в параметрах интерфейса). Также часть документов скрыта настройками функциональности: например, без включённой опции «Ордерный склад» ордерные документы не отображаются.
Можно ли оформлять в 1С документы с электронной подписью и отправлять контрагентам?
Да, типовые конфигурации поддерживают обмен электронными документами (ЭДО) через операторов и сервис 1С-ЭДО. Счета-фактуры, УПД, накладные и акты подписываются квалифицированной электронной подписью и отправляются контрагенту прямо из программы, бумажный оригинал при этом не требуется.