Как завести договор в 1С: пошаговая инструкция

Договор в 1С — это элемент справочника, который связывает расчёты с контрагентом: без него невозможно корректно провести реализацию, поступление товаров, оплату и сформировать акт сверки. Программа использует договор для автоматического определения условий взаиморасчётов, валюты, порядка учёта авансов и подстановки данных в документы.

Процедура заведения договора почти одинакова в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация»: создаётся (или выбирается существующий) контрагент, затем в его карточке добавляется договор с указанием вида, номера, даты и параметров расчётов. Отличия касаются в основном состава полей и названий вкладок.

Ниже разобран полный цикл: подготовка данных, создание контрагента, заполнение карточки договора, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых расчёты «разваливаются» и приходится исправлять документы задним числом.

Что подготовить перед созданием договора

Прежде чем открывать программу, соберите реквизиты бумажного договора: номер, дату заключения, полное наименование контрагента, ИНН и КПП, валюту расчётов и предмет договора — поставка, оказание услуг, аренда. Эти данные понадобятся при заполнении карточки, и их отсутствие часто приводит к тому, что договор создают «вчерне», а потом забывают дозаполнить.

Также уточните, от имени какой организации заключается договор, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам. Договор привязывается к конкретной организации, и ошибка на этом этапе приведёт к тому, что документы по нужной фирме договор «не увидят».

Если контрагент уже есть в базе, проверьте, не заведён ли договор ранее. Дубли договоров с одним и тем же номером — частая причина путаницы в актах сверки: часть документов оформляется на один договор, часть — на другой, и взаиморасчёты дробятся.

Шаг 1. Найдите или создайте контрагента

Откройте раздел «Покупки» или «Продажи» (в «1С:Бухгалтерии» — также «Справочники») и перейдите в справочник «Контрагенты». Воспользуйтесь поиском по наименованию или ИНН, чтобы убедиться, что контрагент уже не заведён в базе.

Если контрагента нет, нажмите «Создать» и заполните карточку: вид контрагента (юридическое лицо, ИП, физическое лицо), наименование, ИНН, КПП, юридический адрес. В типовых конфигурациях работает автоматическое заполнение по ИНН: введите ИНН и нажмите «Заполнить» — программа подтянет наименование и адрес из официального реестра, если подключён сервис 1С:Контрагент.

Проверьте группу справочника, в которую попадает контрагент (покупатели, поставщики, прочие) — это удобно для последующего поиска, хотя на учёт группа не влияет. После заполнения нажмите «Записать».

Шаг 2. Создайте договор в карточке контрагента

В открытой карточке контрагента перейдите по ссылке «Договоры» — откроется список договоров этого контрагента. Нажмите «Создать» и заполните основные поля.

1. 1
   Откройте справочник «Контрагенты» и найдите или создайте нужного контрагента
2. 2
   В карточке контрагента перейдите по ссылке «Договоры» и нажмите «Создать»
3. 3
   Выберите вид договора: с покупателем, с поставщиком или прочий
4. 4
   Укажите номер и дату договора как в бумажном оригинале
5. 5
   Выберите организацию, от имени которой заключён договор
6. 6
   Укажите валюту расчётов и при необходимости срок действия
7. 7
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте доступность договора в документах

Обязательный минимум — вид договора, организация, номер и дата. Вид договора определяет, в каких документах он будет доступен: «С покупателем» подставляется в реализации и поступления оплаты от покупателей, «С поставщиком» — в поступления товаров и оплаты поставщикам. Если выбрать неверный вид, договор просто не появится в списке выбора нужного документа.

Поле «Наименование» обычно заполняется автоматически из вида, номера и даты. Менять его имеет смысл только для удобства поиска — например, добавить краткое название предмета договора.

Шаг 3. Заполните параметры расчётов по договору

Помимо базовых реквизитов, в карточке договора есть параметры, влияющие на учёт. Состав полей зависит от конфигурации, но ключевые встречаются почти везде.

Валюта расчётов. Для рублёвых договоров укажите рубли. Если расчёты ведутся в валюте или у.е., выберите соответствующую валюту и проверьте, что в учётной политике и настройках базы разрешены валютные операции. Ошибка в валюте приведёт к неверным суммам и курсовым разницам.

Порядок расчётов. В конфигурациях с развитым блоком взаиморасчётов (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) задаётся детализация расчётов: по договору в целом, по заказам или по накладным. От этого зависит, как программа будет зачитывать авансы и закрывать задолженность.

Условия оплаты и срок действия. Срок действия договора используется для контроля: по просроченным договорам программа может выдавать предупреждения. Условия оплаты (предоплата, отсрочка) влияют на расчёт дебиторской задолженности и отчёты по оплатам.

Сравнение вариантов

Договор «С покупателем»

Используется в документах реализации, счетах покупателям и поступлениях оплаты. Не подходит для отражения закупок.

Договор «С поставщиком»

Применяется в поступлениях товаров и услуг, счетах от поставщиков и оплатах поставщикам. Не виден в документах продажи.

Прочий договор

Для операций вне купли-продажи: аренда, займы, банковские комиссии. Имеет ограниченный набор документов и проводок.

Особенности в разных конфигурациях 1С

1С:Бухгалтерия 8

В «1С:Бухгалтерии» карточка договора компактная: вид договора, номер, дата, организация, валюта, признак расчётов в у.е. и счета учёта расчётов. Если счета не заполнены, программа использует счета по умолчанию из настроек (60, 62, 76 в зависимости от вида договора). Для нестандартных ситуаций — например, расчётов векселями — счета можно переопределить прямо в договоре.

1С:Управление торговлей и Комплексная автоматизация

Здесь карточка договора шире: добавляются порядок расчётов, условия оплаты, соглашения с клиентами, ограничения по сумме задолженности. Обратите внимание на связку «Соглашение — Договор»: документ может использовать условия из соглашения, а расчёты вестись по договору. Если соглашение заполнено неверно, цены и скидки в документах будут неожиданными.

Договоры с физическими лицами и ГПХ

Договоры гражданско-правового характера с физлицами заводятся иначе: в зарплатных конфигурациях («1С:Зарплата и управление персоналом») для этого есть отдельные документы «Договор (работы, услуги)» и «Договор авторского заказа», которые одновременно являются и начислением. Не пытайтесь оформить ГПХ через обычный договор с контрагентом — налоги и взносы при этом не рассчитаются.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания договора выполните контрольную проверку: создайте тестовый документ (например, счёт покупателю или реализацию без проведения) и убедитесь, что договор доступен для выбора и подставляется автоматически. Если договор не виден в списке — почти всегда причина в несовпадении вида договора, организации или валюты с параметрами документа.

Проверьте также отчёт «Анализ субконто» или оборотно-сальдовую ведомость по счету расчётов после первого проведённого документа: задолженность должна отразиться по нужному контрагенту и договору.

Контрольные точки

Как проверить результат

Договор в списке выбора документа

Норма

Договор виден и подставляется автоматически

Тревожный признак

Договора нет в списке — проверьте вид договора, организацию и валюту

Взаиморасчёты после проведения документа

Норма

Задолженность отражена по контрагенту и договору

Тревожный признак

Задолженность висит на пустом договоре или другом элементе

Акт сверки с контрагентом

Норма

Все операции сгруппированы по одному договору

Тревожный признак

Операции раздроблены по нескольким дублям договоров

Часто задаваемые вопросы

Можно ли завести договор без создания контрагента?

Нет. Договор в 1С всегда подчинён контрагенту — это элемент подчинённого справочника. Сначала создаётся карточка контрагента, затем внутри неё заводится договор. Если контрагент разовый, его всё равно нужно завести в справочник.

Почему договор не подставляется в документ автоматически?

Чаще всего не совпадают организация документа и организация в договоре, либо вид договора не соответствует виду операции. Также проверьте, что договор не помечен на удаление и у контрагента не заведено несколько договоров — тогда программа не может выбрать один однозначно.

Сколько договоров можно завести на одного контрагента?

Количество не ограничено. На практике заводят отдельный договор на каждый бумажный договор: это упрощает сверки и позволяет вести расчёты раздельно. Не создавайте договоры «про запас» без реквизитов — они засоряют списки выбора.

Как завести договор в валюте или условных единицах?

В карточке договора выберите нужную валюту в поле «Валюта расчётов». Для расчётов в у.е. в «1С:Бухгалтерии» дополнительно устанавливается признак «Оплата в рублях». Убедитесь, что в базе загружены курсы валют — иначе пересчёт сумм будет некорректным.

Что делать, если ошиблись в номере или дате договора?

Если по договору ещё нет проведённых документов — просто исправьте реквизиты и запишите. Если документы уже проведены, номер и дату исправить можно, но проверьте печатные формы ранее выписанных документов: в них могли остаться старые реквизиты, и документы придётся перепечатать.

Нужно ли прикреплять скан договора в 1С?

Для учёта это не обязательно, но удобно: в типовых конфигурациях к карточке договора можно прикрепить файл через кнопку со скрепкой или ссылку «Присоединённые файлы». Скан ускоряет сверки и ответы на запросы, однако юридическую силу имеет бумажный оригинал либо документ, подписанный квалифицированной электронной подписью через ЭДО.