Как завести договор в 1С:Документооборот

Договор в 1С:Документооборот заводится как внутренний документ с видом «Договор» (или с видом из группы договорных документов, если в вашей конфигурации настроены отдельные виды: договор поставки, договор аренды, дополнительное соглашение). Карточка документа объединяет реквизиты, файлы сканов, связи с контрагентом и маршруты согласования — поэтому корректное заведение договора определяет, как он будет регистрироваться, согласовываться и храниться.

Ошибка на этапе заведения приводит к типовым проблемам: договор не попадает в нужную папку, не запускается автоматический маршрут согласования, регистрационный номер присваивается не по тому нумератору, а ответственный не видит документ в своих задачах. Всё это исправляется правкой карточки, но проще сразу заполнить её корректно.

Ниже — практический порядок заведения договора: от выбора вида документа до регистрации и запуска согласования, с проверкой результата и разбором частых ошибок. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:Документооборот 8 КОРП, но логика сохраняется и для редакции ПРОФ.

Что подготовить перед заведением договора

Прежде чем создавать карточку, убедитесь, что в системе есть необходимые справочные данные. Контрагент должен присутствовать в справочнике «Контрагенты» с заполненными реквизитами (наименование, ИНН, КПП, юридический адрес). Если контрагента нет — создайте его заранее, иначе карточку договора придётся сохранять черновиком и возвращаться к заполнению.

Также проверьте, что у вас есть права на создание внутренних документов нужного вида. В типовой настройке пользователи с ролью «Пользователь» могут создавать внутренние документы, но регистрация может быть доступна только делопроизводителю — это зависит от настроек прав вашей организации. Если кнопка регистрации недоступна, уточните у администратора, кто в вашей схеме регистрирует договоры.

Подготовьте файл договора (скан подписанного документа или редактируемый файл проекта в формате DOCX/PDF) и данные по сделке: сумма, валюта, срок действия, предмет договора, ответственный исполнитель и подразделение. Чем полнее данные на входе, тем меньше правок после запуска согласования.

Выбор вида документа и папки

Откройте раздел «Документы и файлы» → «Внутренние документы» и нажмите «Создать». Если в настройках вашей конфигурации заведено несколько видов внутренних документов, система предложит выбрать вид: «Договор», «Дополнительное соглашение», «Договор аренды» и т.д. Выбор вида — ключевой шаг, потому что от него зависят:

• нумератор и формат регистрационного номера (например, отдельная нумерация по видам договоров);
• набор обязательных реквизитов и вкладок карточки;
• автоматический маршрут согласования и утверждения;
• шаблоны файлов и печатных форм;
• права доступа к документам этого вида.

Если рабочая группа использует папки документов (по контрагентам, проектам или подразделениям), сразу выберите нужную папку — документ будет виден коллегам с доступом к ней. Документ, созданный «в корне», позже придётся перемещать вручную.

Заполнение карточки договора

Карточка внутреннего документа вида «Договор» содержит стандартный набор реквизитов. Заполните их последовательно, обращая внимание на поля, отмеченные как обязательные, — без них документ не сохранится или не зарегистрируется.

Основные реквизиты

• Заголовок — краткое содержание, например «Договор поставки № 45 от 12.05 с ООО «Вектор»». По заголовку документ ищут в списках, поэтому делайте его информативным.
• Контрагент — выбор из справочника. После выбора подтянутся реквизиты и, при наличии, связанные документы.
• Сумма и валюта — используются в отчётах и для контроля лимитов согласования.
• Срок действия — даты начала и окончания. По ним система может формировать напоминания о пролонгации или расторжении.
• Подразделение и ответственный — определяют, кто ведёт договор и в чьих задачах он отображается.
• Содержание — текстовое описание предмета договора; заполняйте так, чтобы суть была понятна без открытия файла.

Файлы и состояние

Приложите файл договора на вкладке «Файлы» — перетащите его мышью или используйте команду «Добавить». Если файл подписан электронной подписью, система отобразит статус подписи. На вкладке состояний при необходимости установите текущее состояние документа («Проект», «На согласовании», «Действует»), если это не происходит автоматически при запуске процессов.

1. 1
   Откройте «Документы и файлы» → «Внутренние документы» → «Создать»
2. 2
   Выберите вид документа «Договор» и при необходимости папку
3. 3
   Заполните заголовок, контрагента, сумму, сроки и ответственного
4. 4
   Приложите файл договора на вкладке «Файлы»
5. 5
   Сохраните карточку и зарегистрируйте документ
6. 6
   Запустите процесс согласования и проверьте задачи у участников

Регистрация договора

Регистрация присваивает документу регистрационный номер по нумератору вида документа и фиксирует дату регистрации. Выполняется кнопкой «Зарегистрировать» в карточке документа. В некоторых настройках регистрация происходит автоматически при утверждении — тогда на этапе проекта документ хранится без номера.

Проверьте, что номер сформировался в ожидаемом формате: если вместо договорной нумерации присвоился общий номер внутренних документов — скорее всего, выбран не тот вид документа или нумератор настроен иначе. До запуска согласования это исправить проще всего.

Имейте в виду: зарегистрированный документ в типовых настройках ограничен в редактировании номера и даты. Перерегистрация возможна, но оставляет след в истории и может нарушить сквозную нумерацию журнала, поэтому регистрируйте документ после проверки ключевых реквизитов.

Запуск согласования и утверждения

После заполнения карточки запустите процесс согласования: кнопка «Запустить» → «Согласование» (или комплексный процесс, если он настроен для вида «Договор»). Во многих конфигурациях маршрут стартует автоматически при создании документа определённого вида — тогда в карточке сразу появится вкладка с процессом и списком согласующих.

Если маршрут заполняется вручную, добавьте согласующих в нужном порядке: последовательное согласование (юрист → финансист → руководитель) или параллельное, когда порядок не важен. Проверьте, что задачи появились у участников: откройте процесс и посмотрите список задач — у каждого исполнителя должна быть активная задача с корректным сроком.

После завершения согласования документ обычно переводится на утверждение, а затем в состояние «Действует». Если согласующий отклонил документ с замечанием, доработайте файл и карточку и запустите процесс повторно — история всех циклов сохранится в карточке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Регистрационный номер

Норма

Номер присвоен нумератором вида «Договор», дата регистрации корректна

Тревожный признак

Номер из общей серии внутренних документов или отсутствует

Задачи согласования

Норма

У каждого согласующего есть активная задача со сроком

Тревожный признак

Процесс запущен, но задач нет — проверьте маршрут и права

Связи и файлы

Норма

Файл приложен, контрагент связан, документ виден в папке

Тревожный признак

Файл отсутствует или документ не отображается в папке

Типичные ошибки при заведении договора

Большинство проблем с договорами в 1С:Документооборот связаны с невнимательностью на первом шаге. Разберите типовые сценарии, чтобы не повторять их.

Отдельная группа ошибок — права доступа. Если коллега «не видит» договор, причина почти всегда в папке документа, группе доступа контрагента или настройках прав на вид документа. Проверьте права через администратора, а не пересозданием документа.

Ограничения и когда нужен администратор

Пользователь самостоятельно справляется с заведением договора, если вид документа, нумераторы и маршруты уже настроены. К администратору или внедренцу обращайтесь, когда нужно: создать новый вид договора с отдельной нумерацией, настроить автоматический маршрут по условиям (например, разные согласующие в зависимости от суммы), добавить дополнительные реквизиты в карточку или настроить обмен данными о договорах с 1С:ERP или 1С:Бухгалтерией.

Также к администратору — вопросы аннулирования ошибочно зарегистрированных документов, восстановления удалённых карточек и массового переноса договоров из других систем. Эти операции затрагивают целостность данных и нумерацию, поэтому выполняются с резервной копией.

Частые вопросы

Можно ли завести договор без файла?

Да, карточка сохраняется и без приложенного файла, если файл не настроен как обязательный. Но запускать согласование без файла не стоит — согласующим нечего будет проверять. Добавить файл можно в любой момент через вкладку «Файлы».

Чем дополнительное соглашение отличается от договора при заведении?

Допсоглашение заводится тем же способом, но с видом «Дополнительное соглашение» и обязательной связью с основным договором — она устанавливается на вкладке «Связи» или специальным реквизитом. Связь позволяет видеть всю договорную работу по контрагенту целиком.

Почему кнопка «Зарегистрировать» недоступна?

Чаще всего не заполнены обязательные реквизиты или у пользователя нет права регистрации — в некоторых организациях регистрирует только делопроизводитель. Проверьте подсвеченные обязательные поля и уточните распределение ролей у администратора.

Как исправить ошибку в зарегистрированном договоре?

Реквизиты карточки (сумму, сроки, содержание) обычно можно редактировать и после регистрации — изменения фиксируются в истории. Регистрационный номер и дату менять не следует: если ошибка в них, вопрос решается через администратора по регламенту вашей организации.

Можно ли завести договор загрузкой файла, а не вручную?

Да, поддерживается создание документа из файла (например, перетаскиванием в список документов) — карточка создастся с приложенным файлом, а реквизиты заполняются вручную или по настроенному шаблону распознавания. Полностью автоматического заполнения без настройки шаблонов типовая конфигурация не гарантирует.

Как договоры из 1С:Документооборот попадают в учётную систему?

Через настроенную интеграцию (обмен) с 1С:ERP, 1С:КА или 1С:Бухгалтерией: после утверждения договор передаётся в учётную систему с реквизитами контрагента, суммой и сроками. Настройка обмена — задача администратора, пользователю достаточно корректно заполнить карточку.