Как запустить договор в 1С:Документооборот

Запуск договора в 1С:Документооборот — это не просто создание карточки документа, а полный цикл: регистрация внутреннего документа, прикрепление файла договора, запуск процесса согласования и контроль его прохождения до подписания. Если пропустить хотя бы один этап, документ «зависнет» без исполнителей или уйдёт на согласование не по тому маршруту.

Материал рассчитан на пользователей типовой конфигурации 1С:Документооборот (редакции КОРП и ПРОФ), работающих в интерфейсе «Такси». Названия кнопок и команд могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек вашей организации, но общая логика едина.

Что подготовить перед запуском договора

Прежде чем создавать карточку, убедитесь, что у вас есть всё необходимое. Это сэкономит время и избавит от ситуации, когда документ создан, но запустить его нельзя из-за незаполненных данных.

Во-первых, нужен файл договора — обычно это документ Word или скан в PDF. Во-вторых, в справочнике «Контрагенты» должна быть карточка второй стороны договора: если контрагента нет, создайте его заранее. В-третьих, уточните у администратора или методолога, какой вид внутренних документов используется для договоров в вашей организации и есть ли утверждённый шаблон процесса согласования.

Создание карточки договора

Откройте раздел «Документы и файлы» и выберите список «Внутренние документы». Нажмите кнопку «Создать» — система предложит выбрать вид документа. Выберите вид, предназначенный для договоров (например, «Договор», «Договор поставки», «Договор оказания услуг» — состав видов зависит от настроек вашей базы).

Заполните обязательные реквизиты карточки. Минимальный набор обычно включает: заголовок (краткое название, например «Договор поставки № 15 с ООО "Вектор"»), контрагента, подразделение и ответственного. В зависимости от вида документа могут потребоваться сумма договора, срок действия, валюта, статья ДДС и другие поля — незаполненные обязательные реквизиты система подсветит при записи.

Приложите файл договора: на закладке «Файлы» нажмите «Добавить» и выберите файл с диска либо перетащите его в область списка. Если организация использует скан-копии, загружайте итоговую редакцию, а не черновик, — именно этот файл увидят согласующие.

Регистрация документа и получение номера

Пока договор не зарегистрирован, он существует как черновик без номера. Регистрация присваивает документу номер по нумератору, привязанному к виду документа, и фиксирует дату регистрации. Большинство настроенных маршрутов согласования требуют именно зарегистрированный документ.

Нажмите кнопку «Зарегистрировать» в карточке документа или выберите одноимённую команду в меню «Ещё». Система подставит номер автоматически. Если договор входящий и уже имеет номер контрагента, заполните отдельные поля «Исходящий номер/номер контрагента» — не подменяйте ими внутренний регистрационный номер.

Запуск процесса согласования

Основной сценарий запуска — процесс «Согласование». В карточке документа перейдите на закладку «Процессы» (или «Задачи» / «Согласование» — зависит от версии) и нажмите «Запустить процесс» либо используйте команду «Создать процесс» → «Согласование».

Запуск по шаблону

Если для вида документа настроен шаблон, система предложит его автоматически или покажет кнопку «Запустить по шаблону». Шаблон уже содержит маршрут: перечень согласующих, порядок их прохождения (последовательно или параллельно) и сроки. Вам останется проверить состав исполнителей и при необходимости скорректировать сроки.

Ручная настройка маршрута

Если шаблона нет, заполните таблицу исполнителей вручную: добавьте согласующих в нужном порядке, укажите для каждого способ согласования (последовательно/параллельно) и срок в рабочих днях. Проверьте, что первым в цепочке стоит тот, кто должен увидеть договор раньше остальных — например, руководитель инициатора, затем юрист, затем финансист.

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего запуск срывается из-за мелочей: незаполненного обязательного реквизита, отсутствия файла или неверно выбранного вида документа. Вторая группа проблем — организационная: согласующий в отпуске, а замещение не настроено, и задача висит без движения. В такой ситуации попросите администратора перенаправить задачу или настройте замещение заранее через справочник заместителей.

Учитывайте и ограничения прав: если кнопки «Зарегистрировать» или «Запустить процесс» недоступны, это не сбой программы, а настройка ролей. Не пытайтесь обойти ограничение — запросите нужные права через администратора с указанием бизнес-причины.

FAQ

Можно ли запустить согласование договора без файла?

Технически процесс иногда запускается и без приложенного файла, но делать этого не стоит: согласующие не увидят текст договора и либо вернут задачу, либо согласуют «вслепую». Всегда прикладывайте актуальную редакцию до запуска.

Что делать, если договор отклонили на согласовании?

Откройте задачу или лист согласования и прочитайте замечания исполнителя. Внесите правки в файл, замените его в карточке документа (старая версия сохранится в истории, если включено версионирование) и запустите согласование заново — как правило, с того же шаблона.

Как изменить маршрут уже запущенного процесса?

В карточке процесса есть команда остановки или прерывания. Остановите процесс, скорректируйте состав исполнителей и запустите снова. Учтите: уже выполненные этапы при повторном запуске могут быть сброшены, поэтому согласуйте изменение маршрута с теми, кто уже проголосовал.

Нужно ли регистрировать дополнительное соглашение как отдельный документ?

Да. Дополнительное соглашение создаётся отдельным внутренним документом со своим номером и своим процессом согласования. В карточке укажите связь с основным договором через закладку связей — это позволит видеть всю цепочку документов по сделке.

Почему кнопка «Зарегистрировать» неактивна?

Наиболее вероятные причины: не заполнены обязательные реквизиты, у вашей роли нет права регистрации документов этого вида либо для вида документа вообще отключена регистрация в настройках. Проверьте реквизиты, затем обратитесь к администратору.

Можно ли запускать договоры пакетно, по несколько штук?

В типовой конфигурации массовый запуск процессов из списка документов возможен, если такая обработка настроена в вашей базе. В стандартной поставке процессы обычно запускаются из карточки каждого документа; для регулярных потоков договоров попросите администратора настроить автозапуск по шаблону при регистрации.