Документы и Печать · 10 мин
Как заполнить ТТН в 1С 8: пошаговая инструкция
Подробная инструкция по заполнению транспортной накладной в 1С 8.3: реквизиты, создание документа, печать ТТН и типичные ошибки при оформлении перевозок.
Транспортная накладная (ТТН) подтверждает факт перевозки груза и нужна для списания расходов на доставку, расчётов с перевозчиком и защиты в спорах. В 1С 8 документ формируется на основании отгрузочного документа, поэтому основная работа — правильно указать реквизиты перевозчика, транспортного средства и маршрута. Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций «Управление торговлей 11» и «1С:Комплексная автоматизация», где функционал перевозок встроен в поставку.
Важно различать два документа: товарно-транспортную накладную по устаревшей форме 1-Т и транспортную накладную, утверждённую Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом. В актуальных версиях 1С используется именно транспортная накладная, а товаросопроводительную роль выполняет ТОРГ-12 или УПД. Перед настройкой уточните, какой документ требуют ваши контрагенты и перевозчик.
Подготовка: включение функциональности перевозок
В «Управлении торговлей 11» документы перевозки доступны только после включения соответствующей опции. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и установите флаг «Доставка» (в ряде релизов — «Перевозки» или «Управление перевозками»). После включения в разделе «Продажи» или «Склад и доставка» появится журнал транспортных накладных.
Если ваша конфигурация не содержит встроенного документа перевозки (например, базовая «Бухгалтерия предприятия»), ТТН оформляется вне 1С или через расширения и внешние печатные формы. Проверьте состав конфигурации заранее, чтобы не тратить время на поиск несуществующего документа.
Дополнительно проверьте, что в справочнике «Транспортные средства» и «Водители» (или в карточке контрагента-перевозчика) заведены актуальные данные. Эти справочники подставляются в накладную автоматически и сокращают ручной ввод.
Создание ТТН на основании реализации
Самый быстрый способ — ввести транспортную накладную на основании уже проведённого документа «Реализация товаров и услуг» или «Перемещение товаров». Откройте документ-основание, нажмите «Создать на основании» и выберите «Транспортная накладная» (в некоторых релизах — «Перевозка»). Программа автоматически перенесёт грузоотправителя, грузополучателя, состав товаров и адреса доставки.
Если документ-основание ещё не проведён, ввод на основании будет недоступен или перенесёт неактуальные данные. Сначала проведите реализацию и убедитесь, что в ней корректно заполнены адрес доставки и способ доставки — от них зависит, что попадёт в ТТН.
При отгрузке несколькими реализациями одному получателю можно создать одну накладную на группу документов, если конфигурация это поддерживает. Проверьте, что общий вес и количество мест в ТТН соответствуют сумме по всем отгрузкам.
- 1Проведите документ реализации и проверьте адрес доставки в нём
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Транспортная накладная»
- 3Заполните перевозчика, водителя и транспортное средство
- 4Проверьте пункты погрузки и выгрузки, вес и количество мест
- 5Заполните стоимость перевозки и условия (кто платит)
- 6Проведите документ и распечатайте форму
- 7Сверьте печатную форму с реализацией перед подписанием
Заполнение реквизитов перевозчика и транспорта
В разделе перевозчика укажите контрагента, выполняющего доставку: наименование, ИНН, адрес и телефон. Если перевозку выполняет собственный транспорт компании, в качестве перевозчика указывается сама организация, а в полях водителя и автомобиля — данные штатного водителя и машины.
Реквизиты транспортного средства включают марку, государственный номер, тип (грузовой, фургон и т. п.) и при необходимости данные прицепа. Водитель указывается с ФИО, номером водительского удостоверения и телефоном — эти сведения обязательны для транспортной накладной по Правилам перевозок грузов.
Пункты погрузки и выгрузки заполняйте полными адресами. Адрес погрузки обычно совпадает со складом отгрузки, адрес выгрузки — с адресом доставки покупателя. Несовпадение адреса выгрузки с адресом в ТОРГ-12 или УПД — частая причина вопросов при приёмке и налоговых проверках.
Заполнение сведений о грузе
Сведения о грузе подтягиваются из документа-основания: наименование товара, количество мест, вид упаковки и вес. Если в номенклатуре не заполнен вес единицы товара, итоговый вес груза будет нулевым или заниженным — проверьте карточки товаров и при необходимости укажите вес вручную в самой накладной.
Количество мест определяется упаковкой: короба, паллеты, рулоны. Указывайте реальное число мест, а не количество единиц товара, — по числу мест водитель и получатель сверяют груз при передаче. При переупаковке на складе перед отгрузкой обновите данные в накладной.
Объявленная стоимость груза нужна для ответственности перевозчика. Обычно она равна стоимости товара по документу реализации. Если перевозчик страхует груз отдельно, согласуйте с ним, какую сумму указывать.
Как проверить результат
Совпадает с расчётным весом по номенклатуре и реализации
Нулевой или явно заниженный вес — не заполнен вес в карточках товаров
Совпадают со складом отгрузки и адресом в ТОРГ-12/УПД
Адрес выгрузки отличается от адреса доставки в отгрузочном документе
ФИО, удостоверение, госномер заполнены полностью
Пустые поля — накладная не пройдёт проверку при перевозке
Соответствует фактической упаковке отгружаемого груза
Указано количество единиц товара вместо мест
Печать и подписание накладной
Печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать» → «Транспортная накладная». Форма соответствует приложению к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Если ваша компания использует согласованную с перевозчиком собственную форму, её подключают как внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».
Накладная оформляется в нескольких экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Подписи ставят представитель грузоотправителя при передаче груза и водитель при принятии. При доставке грузополучатель делает отметку о получении и возможных претензиях.
Если применяется электронный документооборот с перевозчиком, уточните, принимает ли он электронную транспортную накладную через оператора ЭДО. Поддержка электронных перевозочных документов зависит от оператора и настроек обмена в 1С.
Типичные ошибки и их последствия
Самая распространённая ошибка — заполнение ТТН до проведения реализации, из-за чего в накладную попадают черновые данные о товарах и адресах. Вторая по частоте — пустые реквизиты перевозчика: без ИНН и адреса перевозчика накладная не подтверждает расходы на доставку для налогового учёта.
Ещё одна проблема — расхождение между ТТН и ТОРГ-12 по адресам или количеству мест. При проверках такие расхождения трактуются как признак фиктивной перевозки, а при спорах с перевозчиком ослабляют позицию стороны. Всегда сверяйте комплект документов перед отгрузкой.
Особые сценарии: собственный транспорт и возврат
Перевозка собственным транспортом
При доставке своей машиной перевозчиком выступает сама организация-грузоотправитель. Заполните карточку собственного транспортного средства и штатного водителя в соответствующих справочниках, чтобы данные подставлялись автоматически. Стоимость перевозки в этом случае обычно не указывается, так как расчёта с внешним перевозчиком нет.
Возврат товара от покупателя
При возврате груза оформляется новая транспортная накладная, где грузоотправителем становится покупатель, а грузополучателем — ваша организация. В 1С такой документ вводится на основании документа возврата. Не используйте для обратной перевозки копию исходной накладной с перевернутыми адресами — реквизиты сторон и подписи должны соответствовать фактическим ролям.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Чем ТТН отличается от ТОРГ-12 и нужны ли оба документа?
ТОРГ-12 (или УПД) подтверждает переход права собственности на товар, а транспортная накладная — факт перевозки и условия договора перевозки. При доставке с привлечением перевозчика обычно оформляются оба документа: ТОРГ-12 для учёта товара, ТТН — для обоснования транспортных расходов и расчётов с перевозчиком.
Можно ли заполнить ТТН в 1С:Бухгалтерии 8?
В типовой «Бухгалтерии предприятия» отдельного документа транспортной накладной, как правило, нет. Варианты: оформить ТТН вне программы, использовать внешнюю печатную форму или обработку, либо вести перевозки в конфигурации с функционалом доставки (например, «Управление торговлей»), а в бухгалтерию переносить только отгрузочные документы.
Что делать, если вес груза в накладной равен нулю?
Проверьте карточки номенклатуры: вес единицы товара должен быть заполнен. После заполнения веса пересоздайте или перезаполните накладную. Если товар штучный и вес не учитывается, укажите массу груза вручную в документе перевозки — пустой вес вызовет вопросы при проверке накладной.
Сколько экземпляров ТТН нужно распечатать?
Минимум три: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Если в цепочке участвуют экспедитор или несколько перевозчиков, количество экземпляров увеличивается. Каждый экземпляр подписывается сторонами при передаче и приёмке груза.
Можно ли исправить ошибку в уже распечатанной ТТН?
Да, если накладная ещё не подписана сторонами: исправьте данные в документе 1С и распечатайте форму заново. Если документ подписан, вносите исправления по согласованию с контрагентами — с отметками об исправлении и подписями сторон, либо оформляйте корректирующий документ. Не редактируйте подписанный бумажный экземпляр в одностороннем порядке.
Что важно запомнить
ТТН в 1С 8 создаётся на основании проведённой реализации после включения функциональности доставки. Ключевые поля — перевозчик, водитель, транспортное средство, адреса, вес и количество мест. Сверяйте накладную с ТОРГ-12 или УПД по адресам и составу груза до подписания, а вес товаров держите заполненным в номенклатуре.