Документы и Печать · 13 мин
Как заполнять ТТН для перевозки груза в 1С
Пошаговая инструкция по заполнению товарно-транспортной накладной (ТТН) в 1С: реквизиты, разделы, типовые ошибки и проверка перед печатью.
Товарно-транспортная накладная (ТТН) — документ, который оформляется при перевозке груза автомобильным транспортом силами стороннего перевозчика. Она подтверждает передачу груза от грузоотправителя перевозчику и служит основанием для списания товара у отправителя, оприходования у получателя и расчётов с транспортной компанией. В 1С заполнение ТТН обычно выполняется на основании реализации товаров, что исключает ручной ввод номенклатуры и снижает риск расхождений.
Важно понимать: типовая форма 1-Т официально не является обязательной с 2013 года, компания вправе использовать собственную форму, утверждённую в учётной политике. Однако перевозчики и грузополучатели чаще всего требуют именно привычную форму ТТН, поэтому в 1С она сохраняется как стандартная печатная форма. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) документ создаётся из раздела продаж или складских операций.
Ниже разобран порядок заполнения ТТН в типовых конфигурациях, значение каждого реквизита, типовые ошибки и способы проверить документ перед передачей водителю. Инструкция ориентирована на конфигурации на управляемых формах; в старых версиях названия команд могут отличаться, но логика заполнения совпадает.
Когда нужна ТТН и чем она отличается от товарной накладной ТОРГ-12
ТТН оформляется только тогда, когда груз перевозится автотранспортом и в доставке участвует перевозчик — сторонняя транспортная компания или собственный транспорт, оформленный как перевозка. Если покупатель забирает товар самовывозом на своей машине, достаточно товарной накладной (ТОРГ-12 или УПД): транспортный раздел в этом случае не нужен.
ТТН состоит из двух разделов: товарного (по сути дублирует ТОРГ-12) и транспортного (маршрут, автомобиль, водитель, стоимость перевозки). Именно транспортный раздел делает документ основанием для расчётов с перевозчиком и для учёта работы транспорта. Поэтому ТТН не заменяется счётом-фактурой или УПД — у документов разные функции.
Практический критерий выбора прост: если есть договор перевозки или заявка транспортной компании — оформляйте ТТН. Если доставка выполняется собственным курьером без списания топлива и учёта рейса — достаточно накладной на отпуск материалов на сторону или ТОРГ-12.
ТТН или ТОРГ-12
Перевозка автотранспортом с участием перевозчика; нужна для расчётов с транспортной компанией и учёта рейсов.
Передача товара без транспортного раздела: самовывоз, курьерская доставка, отгрузка без оформления перевозки.
Подтверждает только договор перевозки без товарного раздела; применяется, когда товарный раздел закрыт УПД.
Подготовка: какие справочники проверить до создания документа
До создания ТТН убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники, из которых документ подтянет реквизиты автоматически. Проверьте карточку своей организации: ИНН, КПП, юридический адрес, ОГРН — эти данные попадут в раздел «Грузоотправитель». Ошибка в ИНН или адресе сделает накладную недействительной для принятия груза получателем.
Проверьте карточку контрагента-покупателя: если он одновременно является грузополучателем, адрес доставки должен совпадать с фактическим адресом разгрузки. Если грузополучатель — третье лицо (например, склад покупателя в другом регионе), заведите отдельную карточку контрагента или укажите адрес доставки вручную в документе.
Перевозчика также желательно завести в справочник контрагентов заранее: с ИНН, наименованием и реквизитами договора перевозки. Тогда в ТТН достаточно выбрать его из списка, а не вбивать данные вручную в каждой накладной. Дополнительно проверьте, что в документе-основании (реализации) заполнены количество, цены и при необходимости вес и объём товаров — эти данные перейдут в табличную часть ТТН.
Создание ТТН на основании реализации
Стандартный путь — ввод на основании. Откройте документ «Реализация товаров и услуг», по которому отгружается товар, и в меню «Создать на основании» выберите «Товарно-транспортная накладная» (в некоторых конфигурациях — «ТТН» или команда печати «Товарно-транспортная накладная (1-Т)»). Программа создаст новый документ и автоматически перенесёт в него товарный раздел: номенклатуру, количество, цены и суммы.
Если в вашей конфигурации отдельного документа ТТН нет (например, в 1С:Бухгалтерии 8 ТТН чаще всего печатается прямо из реализации), откройте кнопку «Печать» в документе реализации и выберите форму «Товарно-транспортная накладная». Перед печатью программа предложит заполнить транспортный раздел в отдельной форме.
Проверьте дату и номер ТТН. Номер присваивается автоматически по нумератору, дата должна совпадать с фактической датой отгрузки — расхождение дат ТТН и реализации вызывает вопросы при сверках и у налоговой при проверке момента реализации.
- 1Откройте документ «Реализация товаров и услуг» по отгрузке.
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Товарно-транспортная накладная» (или «Печать» → форма 1-Т).
- 3Заполните грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.
- 4Внесите данные автомобиля, прицепа и водителя.
- 5Проверьте товарный раздел: наименования, количество мест, массу.
- 6Заполните стоимость перевозки и порядок расчётов.
- 7Запишите документ и распечатайте нужное количество экземпляров.
Заполнение раздела «Грузоотправитель» и «Грузополучатель»
Поле «Грузоотправитель» обычно заполняется автоматически данными вашей организации: наименование, ИНН, адрес, банковские реквизиты. Если отгрузка идёт со склада, адрес которого отличается от юридического, укажите в поле адреса погрузки фактический адрес склада — по нему водитель заберёт груз, и именно его сверяет охрана на выезде.
Поле «Грузополучатель» заполните внимательно: это не всегда покупатель по договору. Если покупатель просит доставить товар на адрес своего клиента или на распределительный центр сети, грузополучателем указывается фактический получатель с его адресом и телефоном. Расхождение адреса в ТТН с адресом разгрузки — частая причина отказа в приёмке и простоя транспорта.
Отдельно проверьте поля «Плательщик» и реквизиты договора: плательщиком за перевозку может быть как отправитель, так и получатель — от этого зависит, кто оплачивает услуги перевозчика и чей экземпляр ТТН остаётся у транспортной компании для выставления счёта.
Заполнение транспортного раздела: перевозчик, автомобиль, водитель
В поле «Перевозчик» выберите транспортную компанию из справочника контрагентов. Укажите номер и дату договора перевозки или заявки — перевозчик сверяет эти реквизиты при выставлении счёта за перевозку. Если перевозку выполняет собственный транспорт организации, в поле перевозчика указывается сама организация.
Данные транспортного средства вносятся по путевому листу: марка автомобиля, государственный номер, при наличии прицепа — его марка и номер. Эти сведения водитель обязан подтвердить документами на машину, а получатель сверяет их при въезде на территорию разгрузки.
В поля «Водитель» и «Удостоверение» внесите ФИО водителя и данные его удостоверения или путевого листа. В разделе стоимости перевозки укажите тариф или итоговую сумму за рейс, если она фиксированная, и порядок расчёта (по тарифу за километраж, за рейс, по договорённости). Если стоимость определяется актом перевозчика позже, поле суммы можно оставить незаполненным — это не делает ТТН недействительной.
Товарный раздел: наименования, количество мест и масса
Табличная часть подтягивается из реализации, но её нужно проверить. Наименования товаров должны совпадать с маркировкой на упаковке: если в реализации указано «Кабель ВВГнг 3х2,5», а на бухте другая маркировка, получатель зафиксирует расхождение. При необходимости отредактируйте наименование для печати, не меняя саму номенклатуру.
Отдельно заполните количество мест и вид упаковки (короба, палеты, бухты) — эти поля в реализации часто пустые, а для приёмки груза они ключевые: водитель и получатель считают именно места. Укажите массу брутто и при необходимости объём груза; если точных данных нет, используйте данные из спецификации производителя или результаты взвешивания на складе.
Итоговые строки — общее количество мест, масса и сумма — программа считает автоматически. Сверьте их с фактической отгрузкой до подписания: после того как водитель подписал ТТН, претензии по количеству предъявлять значительно сложнее.
Как проверить результат
ИНН, адреса грузоотправителя и грузополучателя совпадают с карточками контрагентов и фактическими адресами
Адрес разгрузки отличается от указанного в ТТН или ИНН не совпадает
Количество мест и масса совпадают с фактической отгрузкой
Поля мест и массы пустые или не совпадают с упаковочным листом
Заполнены перевозчик, госномер автомобиля, ФИО водителя
Нет данных водителя или автомобиля
Подписи отпуск разрешил, отпустил, груз принял; оттиск печати при её использовании
Нет подписи ответственного лица или подпись водителя отсутствует
Печать, подписание и количество экземпляров
ТТН печатается через кнопку «Печать» документа — выберите форму «Товарно-транспортная накладная (1-Т)» или утверждённую в вашей организации форму. Перед печатью откройте предварительный просмотр и проверьте, что все разделы уместились корректно и длинные наименования не обрезаны.
Классическая практика — печать в четырёх экземплярах: первый остаётся у грузоотправителя, второй передаётся грузополучателю, третий и четвёртый — перевозчику (один он прикладывает к счёту за перевозку, второй возвращает с отметками получателя). Если участвует экспедитор, может понадобиться пятый экземпляр. Подписывают документ лицо, разрешившее отпуск, лицо, отпустившее груз, и водитель при приёмке; при доставке расписывается получатель.
Если ваша организация отказалась от печати в уставных документах, оттиск не обязателен, но многие перевозчики и сетевые получатели по-прежнему требуют его — уточните требования контрагента заранее. Храните подписанные экземпляры вместе с реализацией: они подтверждают факт отгрузки при спорах и проверках.
Особые сценарии: комиссия, перемещение и электронный документооборот
Перемещение между своими складами
При перевозке товара между своими складами на привлечённом транспорте ТТН тоже оформляется: грузоотправителем и грузополучателем выступает одна организация, но с разными адресами складов. Документ-основание в этом случае — «Перемещение товаров». Это нужно для расчётов с перевозчиком и контроля груза в пути.
Отгрузка комитентом или через комиссионера
При торговле через комиссионера грузоотправителем в ТТН указывается фактический отправитель груза. Если товар отгружает комитент напрямую покупателю комиссионера, в ТТН отражаются данные комитента как грузоотправителя, а расчётные документы оформляются по договору комиссии отдельно.
Электронная ТТН
Всё больше перевозчиков и грузоотправителей переходят на электронные перевозочные документы через операторов ЭДО. В 1С с подключённым сервисом 1С-ЭДО транспортные документы можно отправлять в электронном виде: документ подписывается электронной подписью и юридически равнозначен бумажному при соблюдении требований к обмену. Перед переходом на электронный формат согласуйте его с перевозчиком и грузополучателем — все участники перевозки должны быть подключены к обмену.
Заведите в 1С шаблон: один раз корректно заполненную ТТН для постоянного маршрута можно копировать, меняя только дату, водителя и автомобиль. Это сокращает время оформления и исключает расхождения в адресах при регулярных отгрузках.
Часто задаваемые вопросы
Обязательна ли форма 1-Т или можно свою?
Унифицированная форма 1-Т не является обязательной: организация вправе разработать собственную форму ТТН и закрепить её в учётной политике. На практике большинство перевозчиков и получателей работают с привычной формой, поэтому самостоятельную форму стоит согласовать с контрагентами заранее.
Чем ТТН отличается от транспортной накладной?
ТТН содержит и товарный, и транспортный разделы — она заменяет товарную накладную при перевозке. Транспортная накладная подтверждает только договор перевозки и не содержит товарного раздела, поэтому к ней дополнительно оформляется ТОРГ-12 или УПД.
Можно ли исправить ошибку в уже подписанной ТТН?
Да, но не зачёркиванием на подписанном экземпляре. Правильный путь — исправить данные в 1С, перепечатать документ и заново подписать его у всех участников перевозки. Если груз уже доставлен, расхождения оформляются актом, а исправленная ТТН прикладывается к нему.
Нужна ли ТТН, если везём товар на собственной машине?
Если перевозка оформляется как рейс собственного транспорта с путевым листом, ТТН оформить рекомендуется: она подтверждает момент передачи груза водителю и получателю. При простой доставке курьером без учёта рейса достаточно товарной накладной.
Сколько экземпляров ТТН печатать?
Минимум четыре: грузоотправителю, грузополучателю и два перевозчику (для счёта и для возврата с отметками о доставке). При участии экспедитора или нескольких получателей количество экземпляров увеличивают по числу сторон сделки.
Что делать, если в моей конфигурации 1С нет документа ТТН?
В 1С:Бухгалтерии 8 ТТН обычно печатается как форма из документа реализации: кнопка «Печать» → «Товарно-транспортная накладная». Если нужной формы нет, проверьте настройки дополнительных печатных форм или обратитесь к специалисту по сопровождению для подключения внешней печатной формы.
Что важно запомнить
ТТН создаётся на основании реализации, заполняется по справочникам и проверяется по трём блокам: реквизиты сторон, транспортный раздел, товарный раздел с количеством мест и массой. Подписанная всеми участниками накладная в нужном количестве экземпляров — надёжное подтверждение отгрузки и основание для расчётов с перевозчиком.