Как заполнить доверенность в 1С

Доверенность в 1С — это документ, который подтверждает право сотрудника получить товарно-материальные ценности от поставщика от имени организации. В программах 1С для этого предусмотрен отдельный документ с готовой печатной формой (унифицированная форма М-2 или произвольная форма, разработанная организацией). Корректно заполненная доверенность защищает компанию от претензий поставщика и упрощает оприходование товара.

Порядок действий схож в большинстве конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и ERP. Отличия касаются в основном расположения документа в меню и набора доступных печатных форм. Ниже разобран универсальный алгоритм с указанием различий между конфигурациями.

Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в разделе Покупки → Доверенности. Если пункта нет в меню, откройте раздел «Покупки», нажмите на шестерёнку навигации и добавьте команду в панель. В 1С:Управлении торговлей 11 доверенности находятся в разделе Закупки → Доверенности на получение товаров.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации путь аналогичный: раздел «Закупки» или «Казначейство», журнал доверенностей. В некоторых конфигурациях доверенность можно создать прямо на основании документа «Заказ поставщику» или «Счёт на оплату поставщику» — тогда реквизиты контрагента и перечень товаров подставятся автоматически.

Если документа нет вовсе, проверьте функциональность: в некоторых поставках возможность отключается настройками. Также у пользователя должны быть права на создание документов этого вида — при их отсутствии журнал будет пустым или недоступным.

Создание документа и заполнение шапки

Нажмите «Создать» в журнале доверенностей. В шапке документа последовательно заполните обязательные поля:

• Организация — от чьего имени выдаётся доверенность. Реквизиты подтянутся из справочника организаций;
• Сотрудник (доверенное лицо) — выбирается из справочника «Физические лица» или «Сотрудники». Именно его паспортные данные попадут в печатную форму;
• Контрагент (поставщик) — у кого сотрудник получает ценности;
• Дата выдачи и срок действия — по общему правилу доверенность на получение ТМЦ выдаётся на ограниченный срок; в программе укажите дату, до которой документ действителен;
• Документ-основание — счёт, договор или заказ, по которому получается товар.

Проверьте, что у физического лица в карточке справочника заполнены паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан паспорт. Без этих сведений печатная форма выйдет с пустыми строками, и поставщик вправе отказать в отгрузке.

Заполнение табличной части: перечень ценностей

В табличной части укажите, что именно вправе получить сотрудник. Есть два подхода: заполнить перечень номенклатуры с количеством и единицами измерения или вписать описание в свободной текстовой строке — например, «материалы по счёту № 145 от 12.05». Второй вариант удобен, когда точный состав заранее неизвестен.

Если доверенность создаётся на основании заказа поставщику, табличная часть заполнится автоматически по кнопке «Заполнить» или при вводе на основании. Проверьте количество: программа перенесёт его из заказа, и при частичной отгрузке цифры могут не совпасть с фактически отпускаемым объёмом.

1. 1
   Откройте Покупки → Доверенности и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и поставщика
3. 3
   Заполните срок действия и документ-основание
4. 4
   Добавьте перечень ценностей или текстовое описание
5. 5
   Проверьте паспортные данные сотрудника в предпросмотре
6. 6
   Распечатайте форму и запишите документ

Печать доверенности: форма М-2 и собственные формы

По кнопке «Печать» доступна унифицированная форма М-2 (с корешком для учёта в бухгалтерии) или её сокращённый вариант М-2а. С 2013 года унифицированные формы необязательны: организация вправе утвердить собственный бланк. В типовых конфигурациях можно подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки».

Перед печатью откройте предварительный просмотр и сверьте: наименование и реквизиты организации, ФИО и паспорт сотрудника, наименование поставщика, номер и дату документа-основания, перечень ценностей. Подпись руководителя и главного бухгалтера проставляется вручную на бумажном экземпляре.

Учёт выданных доверенностей и контроль

Журнал доверенностей в 1С выполняет роль регистрационного журнала: по номеру и дате документа можно проследить, кому и когда выдавались полномочия. Рекомендуется не удалять документы, а при ошибке помечать их на удаление или аннулировать, чтобы нумерация оставалась непрерывной.

Контроль исполнения ведётся вне доверенности: факт получения товара фиксируется документом поступления. Полезно сверять выданные доверенности с поступлениями — доверенность, по которой товар так и не поступил, должна быть возвращена и погашена.

Частые проблемы и способы их решения

Если кнопка печати выдаёт пустую форму или ошибку, чаще всего причина в незаполненных реквизитах организации: проверьте в карточке организации полное наименование, ИНН, КПП и адрес. Вторая типовая причина — устаревшая версия конфигурации, в которой макет формы не соответствует текущим требованиям.

Если нужна доверенность в валюте или с особыми условиями (например, право подписи документов), используйте свободное текстовое поле назначения доверенности либо подключите внешнюю печатную форму. Типовой шаблон рассчитан на стандартный случай получения ТМЦ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Паспортные данные в печатной форме

Норма

Серия, номер, кем выдан — заполнены полностью

Тревожный признак

Пустые строки или устаревшие данные

Реквизиты сторон

Норма

Организация и поставщик указаны точно, как в договоре

Тревожный признак

Сокращённые или ошибочные наименования

Срок действия

Норма

Дата окончания не раньше планируемой отгрузки

Тревожный признак

Срок истёк или не указан

Перечень ценностей

Норма

Совпадает со счётом или заказом

Тревожный признак

Количество расходится с основанием

FAQ

Можно ли оформить доверенность на нескольких сотрудников сразу?

В типовых конфигурациях одна доверенность оформляется на одно физическое лицо. Если товар могут получать несколько сотрудников, создайте отдельный документ на каждого — это корректно и с точки зрения делопроизводства.

Формирует ли доверенность проводки в бухгалтерском учёте?

Нет. Документ предназначен только для печати бланка и регистрации факта выдачи. Отражение в учёте происходит при оприходовании товара документом поступления.

Как напечатать собственную форму доверенности вместо М-2?

Подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки», включив сначала опцию «Дополнительные отчеты и обработки». Макет можно заказать у специалиста по 1С или адаптировать типовой.

Что делать, если в доверенности обнаружилась ошибка после выдачи?

Отзовите бланк у сотрудника, пометьте документ на удаление или оформите аннулирование в журнале, затем создайте новую доверенность с корректными данными. Исправления от руки на выданном бланке недопустимы.

Можно ли создать доверенность на основании счёта на оплату?

Да, в большинстве конфигураций доступен ввод на основании: откройте счёт или заказ поставщику и выберите «Создать на основании → Доверенность». Контрагент и перечень товаров заполнятся автоматически.