Как заполняется доверенность в 1С

Доверенность в 1С оформляется, когда сотрудник организации получает товарно-материальные ценности от поставщика по документам. Программа позволяет заполнить типовую форму (например, М-2 или собственный шаблон), автоматически подставить реквизиты организации и контрагента, распечатать документ и хранить его в учётной системе. Заполнение занимает несколько минут, если справочники контрагентов и сотрудников ведутся корректно.

Документ «Доверенность» есть в большинстве типовых конфигураций: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP». Расположение и состав полей немного различаются, но логика одна: указывается организация-доверитель, сотрудник-получатель, контрагент-поставщик, номер и дата документа-основания, срок действия и перечень получаемых ценностей.

Ошибки в доверенности приводят к тому, что поставщик отказывается отпускать товар, а бухгалтерия не может принять документы к учёту. Поэтому важно заполнять все обязательные поля без сокращений, проверять паспортные данные сотрудника и согласовывать срок действия доверенности с реальной датой получения ценностей.

Где находится документ «Доверенность» в типовых конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии 8» доверенность находится в разделе «Покупки» → «Доверенности» либо в разделе «Склад» в зависимости от настроек интерфейса. В «1С:Управление нашей фирмой» документ доступен через раздел «Закупки» или «Деньги». В «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» — через «Закупки» → «Документы закупки» или через журнал доверенностей.

Если документ не виден в меню, проверьте функциональность: в настройках программы может быть отключена опция, связанная с доверенностями. Также доступ к документу ограничивается правами пользователя — если кнопка отсутствует, уточните у администратора, есть ли у вашей роли право на создание доверенностей.

Какие реквизиты нужно подготовить перед заполнением

Перед созданием доверенности убедитесь, что в справочниках заполнены данные, которые программа подставит в документ. Если какого-то реквизита нет, печатная форма выйдет с пустыми строками, и такую доверенность поставщик может не принять.

• Карточка организации: полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес, расчётный счёт, данные руководителя и главного бухгалтера.
• Карточка сотрудника: ФИО полностью, должность, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан).
• Карточка контрагента-поставщика: полное наименование и реквизиты.
• Документ-основание: номер и дата счёта, договора или накладной, по которым получаются ценности.

Особое внимание уделите паспортным данным сотрудника. В типовых конфигурациях они хранятся в карточке физического лица, а не сотрудника. Если паспорт был заменён, а данные в программе не обновили, доверенность распечатается со старыми реквизитами — это самая частая причина отказа поставщика.

Пошаговое заполнение доверенности

Создайте новый документ из журнала доверенностей кнопкой «Создать». Программа присвоит номер автоматически и подставит текущую дату — её при необходимости можно изменить, но дата выдачи не должна быть позже даты получения ценностей.

Заполните поля в следующем порядке:

1. Организация — выберите из справочника, если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам.
2. Сотрудник (получатель) — выберите физическое лицо; должность и паспорт подтянутся из карточки.
3. Контрагент — поставщик, у которого получаются ценности.
4. Документ-основание — счёт, договор или заказ; укажите номер и дату вручную или подберите документ из базы.
5. Срок действия — дата, до которой доверенность действительна.
6. Перечень ценностей — табличная часть с наименованием, единицей измерения и количеством.

1. 1
   Откройте журнал доверенностей и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника-получателя
3. 3
   Укажите контрагента и реквизиты документа-основания
4. 4
   Задайте срок действия доверенности
5. 5
   Заполните табличную часть перечнем ценностей
6. 6
   Проведите документ и откройте печатную форму
7. 7
   Проверьте форму на пустые поля и распечатайте

После заполнения нажмите «Провести». Проведение не формирует бухгалтерских проводок — оно фиксирует документ в журнале и делает его доступным для печати и учёта. Затем нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму.

Как заполнить табличную часть с перечнем ценностей

В табличной части указывается, что именно получает сотрудник. Есть два подхода: детальный перечень с конкретными номенклатурными позициями и обобщённая формулировка. Детальный перечень заполняется подбором из справочника номенклатуры — программа подставит наименование и единицу измерения, количество вводится вручную.

Если точный состав поставки заранее неизвестен, допускается обобщённая записная формулировка вида «Материалы по счёту № 145 от 12.05» — но такой вариант принимают не все поставщики, а внутренний контроль организации может его запрещать. Уточните требования в учётной политике или у руководителя, прежде чем использовать обобщённые формулировки.

Количество указывайте в тех единицах измерения, которые фигурируют в документах поставщика. Расхождение единиц (штуки вместо упаковок, килограммы вместо тонн) — типичный повод для претензий при приёмке.

Какую печатную форму выбрать

Унифицированные формы М-2 и М-2а перестали быть обязательными: организация вправе использовать собственный шаблон доверенности, утверждённый в учётной политике. В типовых конфигурациях форма М-2 обычно доступна из коробки, а собственный макет подключается через механизм внешних печатных форм или редактирование шаблона.

Сравнение вариантов

Форма М-2 (типовая)

Подходит, если организация не утвердила собственный шаблон. Встроена в типовые конфигурации, не требует настройки.

Собственный шаблон организации

Подходит, если в учётной политике закреплена своя форма. Требует подключения макета и проверки обязательных реквизитов.

Электронная доверенность (машиночитаемая)

Применяется при взаимодействии с контрагентами и операторами, принимающими МЧД. Требует настройки обмена и подписания усиленной квалифицированной подписью.

Проверьте, какая форма утверждена в вашей организации. Если используется собственный шаблон, убедитесь, что в нём присутствуют все обязательные реквизиты: наименование организации, номер и дата выдачи, ФИО и паспортные данные получателя, срок действия, перечень ценностей, подписи руководителя и главного бухгалтера (если это предусмотрено формой).

Проверка результата перед выдачей сотруднику

Перед печатью откройте предварительный просмотр формы и сверьте каждый блок. Пустые поля в печатной форме — признак того, что не заполнен справочник или реквизит документа. Исправлять документ после того, как сотрудник уехал к поставщику, значительно сложнее.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты организации

Норма

Полное наименование, ИНН, адрес и счёт заполнены

Тревожный признак

Пустые строки или данные другого юрлица

Данные получателя

Норма

ФИО, должность и паспорт совпадают с действующим документом

Тревожный признак

Старый паспорт, сокращённое ФИО, пустая должность

Документ-основание

Норма

Номер и дата совпадают со счётом или договором поставщика

Тревожный признак

Основание не указано или ссылается на другой документ

Срок действия

Норма

Дата окончания не раньше планируемой даты получения

Тревожный признак

Срок истёк или не заполнен

Перечень ценностей

Норма

Наименования и единицы измерения совпадают с документами поставщика

Тревожный признак

Прочерки, другие единицы измерения, отсутствует количество

Распечатанную доверенность подписывают уполномоченные лица организации и заверяют печатью, если она используется. Сотрудник расписывается в получении доверенности — в некоторых организациях ведётся журнал учёта выданных доверенностей, который в 1С можно заменить отбором по журналу документов.

Типичные ошибки и как их исправить

Если ошибка обнаружена после проведения, откройте документ, внесите изменения и проведите заново — проводок доверенность не создаёт, поэтому корректировка безопасна для учёта. Если доверенность уже выдана, оформите новую, а старую пометьте как аннулированную (в некоторых конфигурациях для этого есть отдельный статус, в остальных — пометка на удаление с комментарием).

Удобно завести правило: номер доверенности сверяют с журналом в 1С при возврате сотрудника с документами от поставщика. Так бухгалтерия контролирует, что все выданные доверенности закрыты поступлением или возвращены, и не копится «хвост» неучтённых документов.

Особенности в разных конфигурациях и сценариях

Доверенность на несколько поставок

Если сотрудник регулярно получает ценности у одного поставщика по рамочному договору, в основании указывают договор, а в перечне — обобщённое описание ценностей. Срок действия такой доверенности организация устанавливает самостоятельно. Проверьте, что внутренние регламенты допускают длительные доверенности, и контролируйте их через журнал.

Машиночитаемая доверенность (МЧД)

При электронном документообороте всё чаще применяется машиночитаемая доверенность в установленном формате, подписанная квалифицированной электронной подписью. В свежих версиях типовых конфигураций есть механизмы работы с МЧД: создание, подписание и передача контрагенту или регистрация в распределённом реестре. Если ваши контрагенты требуют МЧД, уточните у администратора, обновлена ли конфигурация и настроен ли обмен.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Поставщик принимает бумажные доверенностиИспользуйте типовую форму М-2 или утверждённый шаблон организации

Контрагент требует электронную доверенностьОформите МЧД, подпишите квалифицированной подписью и передайте через настроенный обмен

Сотрудник получает ценности регулярноОформите доверенность на договор с обобщённым перечнем и контролируйте срок действия

Данные в печатной форме пустыеЗаполните карточки справочников и перепроведите документ до печати

Частые вопросы

Обязательно ли указывать документ-основание в доверенности?

Формально доверенность может быть выдана и без ссылки на конкретный документ, но на практике поставщики почти всегда требуют номер и дату счёта, договора или накладной. Указание основания также упрощает внутренний контроль: по нему бухгалтерия сверяет, какие ценности должны быть получены.

Можно ли оформить доверенность на сотрудника, работающего по договору ГПХ?

Да, доверенность может быть выдана любому физическому лицу, действующему от имени организации. В 1С такое лицо должно быть заведено в справочнике физических лиц с заполненными паспортными данными. Если конфигурация требует выбора именно сотрудника, создайте запись с соответствующим типом договора.

Что делать, если паспорт сотрудника заменён, а доверенности уже выданы?

Обновите паспортные данные в карточке физического лица. Доверенности, выданные до замены паспорта со старыми данными, при предъявлении могут вызвать вопросы у поставщика — безопаснее переоформить их заново с актуальными реквизитами.

Формирует ли доверенность проводки в бухгалтерском учёте?

Нет, доверенность — это документ делегирования полномочий, а не факт хозяйственной жизни. Проводки появляются при оприходовании полученных ценностей документом поступления. Доверенность в 1С служит для печати формы и контроля выданных полномочий.

Как аннулировать выданную доверенность в 1С?

Если конфигурация поддерживает статусы, установите статус аннулирования в документе. Если статусов нет, распространённая практика — пометить документ на удаление с комментарием о причине либо зафиксировать аннулирование в журнале учёта. Физически возвращённую доверенность хранят вместе с делом по доверенностям.

Можно ли распечатать доверенность без проведения документа?

В большинстве конфигураций печать доступна и из непроведённого документа, но делать этого не стоит: непроведённый документ может быть случайно изменён или удалён, и номер в журнале не зафиксируется. Сначала проведите доверенность, затем печатайте.