Документы и Печать · 11 мин
Как заполнить номер ГТД в 1С
Как правильно указать номер ГТД в 1С: формат кода, заполнение в поступлении, реализации и счете-фактуре, типичные ошибки и проверка результата.
Номер ГТД (грузовой таможенной декларации) обязателен при учете импортных товаров: без него нельзя корректно оформить поступление, отгрузку и счет-фактуру, а покупатель не сможет принять НДС к вычету. В программах 1С для этого предусмотрены специальные поля и регистры, но порядок заполнения зависит от конфигурации и ситуации — первичный ввоз, перепродажа, комиссия.
В типовых решениях (1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация) сведения о ГТД хранятся в справочнике «Номера ГТД», а связь с товаром задается либо в документе поступления, либо в карточке серии. Ниже разобраны практические сценарии: от создания элемента справочника до отражения номера в печатных формах.
Что такое номер ГТД и в каком формате его вводить
Номер ГТД состоит из трех групп цифр, разделенных косой чертой: код таможенного органа (8 знаков), дата принятия декларации в формате ДДММГГ (6 знаков) и порядковый номер декларации (7 знаков). Пример: 10138010/150324/0001234. Для деклараций на товары, оформленных до перехода на электронное декларирование, формат может отличаться — такие номера вводятся как указано в бумажном документе.
В 1С элемент справочника «Номера ГТД» содержит код (сам номер), страну происхождения и при необходимости комментарий. Код вводится без пробелов, разделители — только прямые слеши. Если ввести номер с ошибкой (лишняя цифра, неверный разделитель), программа обычно не заблокирует сохранение, но счет-фактура будет оформлена с нарушением, и у покупателя возникнут вопросы при вычете НДС.
Где в 1С хранится справочник номеров ГТД
В 1С:Бухгалтерии 8 справочник «Номера ГТД» находится в разделе «Справочники» → «Товары и услуги» → «Номера ГТД». В Управлении торговлей 11 и ERP путь похожий: «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» → «Номера ГТД». Если пункт не виден, проверьте, что в настройках функциональности включен учет импортных товаров или ведется учет по странам происхождения.
Перед созданием элемента убедитесь, что в справочнике «Страны мира» есть нужная страна происхождения и у нее заполнен код по ОКСМ — он используется в отчетности и при подготовке документов. Страна подбирается из классификатора, добавлять ее вручную произвольным наименованием не следует.
Как заполнить номер ГТД при поступлении импортного товара
Основной сценарий — ввод номера при оприходовании товара. В документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии в табличной части «Товары» есть колонки «Страна происхождения» и «Номер ГТД». Если колонки скрыты, включите их через кнопку «Еще» → «Изменить форму» или настройку видимости колонок.
Порядок действий: в строке товара нажмите в поле «Номер ГТД», откроется форма выбора. Если нужного номера нет, создайте его кнопкой «Создать»: введите код в формате с разделителями, выберите страну происхождения, сохраните. После выбора номер привяжется к строке поступления, и дальше программа будет отслеживать остатки импортного товара по этому номеру ГТД.
В Управлении торговлей 11 учет ГТД ведется через серии номенклатуры: в карточке серии указываются номер ГТД и страна. При поступлении создается серия с этими данными, и весь дальнейший учет (перемещения, продажи) идет по сериям, что исключает смешение товаров с разными декларациями.
- 1Откройте или создайте документ поступления товаров
- 2В табличной части включите колонки «Страна происхождения» и «Номер ГТД»
- 3В строке товара откройте выбор номера ГТД и при отсутствии создайте новый элемент
- 4Введите код в формате «код таможни/дата/номер», укажите страну происхождения
- 5Проведите документ и проверьте, что номер сохранился в строке
Как указать номер ГТД при продаже импортного товара
При реализации импортного товара номер ГТД и страна происхождения должны попасть в счет-фактуру — это требование к заполнению граф 10, 10а и 11. В документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии номер ГТД подставляется автоматически из данных остатков, если при поступлении он был указан корректно. При этом программа списывает остатки по конкретным номерам ГТД по методу FIFO.
Если автоматического подбора не произошло (например, товар оприходован без ГТД или остатки распределены вручную), откройте в строке реализации поле выбора и укажите номер вручную. В Управлении торговлей достаточно выбрать серию с нужным ГТД — остальные данные подтянутся из серии.
После проведения реализации сформируйте счет-фактуру и проверьте печатную форму: в графе 11 должна быть страна происхождения, в графах 10 и 10а — ее код, а номер таможенной декларации указывается в соответствующей графе. Пустые графы при продаже импортного товара — основание для отказа покупателю в вычете НДС.
Как проверить результат
Заполнены графы 10, 10а, 11 и номер ГТД
Графы пустые или содержат прочерки
Количество в реализации не превышает остаток по этому ГТД
Программа сообщает о нехватке остатков по номеру ГТД
Три группы цифр через прямой слеш, без пробелов
Пробелы, буквы, неверное число знаков в группе
Особые сценарии: комиссия, РТУ и несколько ГТД на один товар
Один товар, несколько деклараций
Если одна и та же номенклатура поступала по разным декларациям, в 1С:Бухгалтерии остатки ведутся по каждому номеру ГТД отдельно, и при продаже программа распределяет количество по номерам автоматически — в счете-фактуре строка может быть разбита на несколько позиций с разными ГТД. В УТ 11 это решается созданием отдельной серии под каждую декларацию.
Продажа по ГТД при комиссии
У комитента, передающего импортный товар комиссионеру, номер ГТД указывается в документе передачи на комиссию. Комиссионер при продаже использует данные из отчета комитента — номер и страна происхождения копируются в счет-фактуру покупателя. Если комиссионер не получил сведения о ГТД, счет-фактура будет оформлена некорректно, поэтому данные нужно запросить до отгрузки.
Импорт из стран ЕАЭС
При ввозе товаров из Беларуси, Казахстана, Кыргызстана и Армении таможенная декларация не оформляется — вместо номера ГТД в учете используются данные заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов. В этом случае графа с номером ГТД в счете-фактуре не заполняется, а страна происхождения указывается по документам поставщика.
Как выбрать действие
Типичные ошибки при заполнении номера ГТД
Самая частая проблема — неверный формат номера: пробелы вместо слешей, дата в формате ГГММДД вместо ДДММГГ, пропущенные ведущие нули в порядковом номере. Сверяйте номер с оригиналом декларации посимвольно, особенно при ручном вводе.
Вторая группа ошибок связана с остатками: товар оприходован без ГТД, а продать его с указанием номера уже нельзя без корректировки поступления. В этом случае исправьте исходный документ поступления (или введите корректировку), после чего перепроведите реализацию. Еще одна типовая ситуация — в справочнике создано несколько дублей одного номера ГТД с разным написанием, из-за чего остатки «размазываются» по дублям. Дубли следует объединить через поиск и удаление дублей с заменой ссылок.
Как проверить корректность заполнения
После ввода данных выполните контрольные проверки. В 1С:Бухгалтерии сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 с детализацией по номерам ГТД или воспользуйтесь отчетом «Остатки товаров по номерам ГТД» (в УТ 11 — отчеты по сериям и ГТД в разделе складского учета). Остаток по каждому номеру должен быть неотрицательным.
Проверьте печатные формы документов: в ТОРГ-12 и УПД номер ГТД и страна происхождения выводятся в соответствующих графах, в счете-фактуре — в графах 10, 10а и 11. Если какие-то графы пустые при наличии импортного товара, вернитесь к документу и проверьте заполнение табличной части.
Перед сдачей декларации по НДС полезно сверить книгу продаж: все строки с импортными товарами должны содержать номер ГТД и страну. Это снижает риск требований из налоговой инспекции и вопросов от покупателей.
Что важно запомнить
Номер ГТД создается в справочнике «Номера ГТД» в формате «код таможни/дата/номер» и привязывается к товару в документе поступления. При продаже номер подставляется автоматически из остатков или выбирается вручную, а корректность проверяется по печатной форме счета-фактуры и остаткам по ГТД. Для товаров из ЕАЭС номер ГТД не заполняется.
Частые вопросы
Где взять номер ГТД, если поставщик его не указал?
Запросите у поставщика копию декларации на товары или выписку из нее — продавец импортного товара обязан передать покупателю сведения о номере ГТД и стране происхождения. Если поставщик — перекупщик, он указывает номер из своих документов поступления. Без этих данных корректно оформить счет-фактуру при дальнейшей продаже невозможно.
Можно ли изменить номер ГТД в уже проведенном поступлении?
Да, если период открыт: откройте документ, исправьте поле и перепроведите его, затем перепроведите связанные реализации, чтобы остатки пересчитались. Если период закрыт, используйте документ «Корректировка поступления» или «Корректировка реализации» — они отражают изменения текущей датой без редактирования прошлых периодов.
Почему в счете-фактуре пустая графа с номером ГТД?
Чаще всего причина в том, что в документе реализации не заполнено поле «Номер ГТД» или «Страна происхождения» в табличной части, либо товар был оприходован без этих данных. Проверьте строку реализации, при необходимости выберите номер вручную и перепроведите счет-фактуру. Для российских товаров пустая графа — это норма, там ставится прочерк.
Что делать, если в справочнике несколько дублей одного номера ГТД?
Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»): она найдет элементы с одинаковым кодом и заменит ссылки во всех документах на один выбранный элемент. Перед запуском сделайте резервную копию базы, а после обработки проверьте остатки по номерам ГТД.
Нужно ли указывать ГТД при перемещении товара между складами?
В 1С:Бухгалтерии при перемещении номер ГТД обычно не редактируется — аналитика по ГТД сохраняется автоматически. В Управлении торговлей при перемещении указывается серия, в которой уже содержится номер ГТД, поэтому отдельных действий не требуется. Главное — не создавать при перемещении новую серию без данных о декларации.
Как быть, если формат номера не проходит проверку в программе?
Сверьте номер с оригиналом декларации: возможно, перепутаны группы цифр или пропущены ведущие нули в порядковом номере. Для старых бумажных ГТД с нестандартным форматом вводите номер так, как он указан в документе, — программа допускает произвольный код. Если проверку блокирует настройка формата, уточните у администратора, не включен ли строгий контроль длины кода.