Как заполнить накладную в 1С: подробная инструкция

Накладная в 1С — это первичный документ, который подтверждает передачу товаров от продавца покупателю. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP или Бухгалтерия предприятия) документ может называться по-разному: «Реализация товаров и услуг», «Расходная накладная», «Поступление товаров и услуг». Логика заполнения при этом во всех типовых конфигурациях практически одинакова.

Корректно оформленная накладная влияет сразу на несколько участков учёта: списание товара со склада, расчёт себестоимости, формирование задолженности покупателя и исходящий НДС. Ошибка в реквизитах или количестве приведёт к расхождениям с контрагентом и проблемам при сверке. Поэтому заполнять документ нужно внимательно, а после проведения — проверять движения.

Ниже разобран полный порядок работы с накладной: от подготовки справочников до печати и отправки документа, а также типичные ошибки и способы их исправления.

Какие данные подготовить перед заполнением накладной

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе корректно заполнены базовые справочники. Накладная подтягивает информацию из них автоматически, и ошибка в справочнике перенесётся в документ.

Проверьте следующие данные:

• Организация — реквизиты вашей компании (ИНН, КПП, адрес, расчётный счёт) должны быть актуальны, они попадут в печатную форму.
• Контрагент — карточка покупателя с ИНН, КПП, юридическим и фактическим адресом. Если контрагента нет в базе, создайте его до оформления накладной.
• Договор — у контрагента должен быть создан договор с правильным типом (с покупателем) и валютой.
• Номенклатура — карточки товаров с единицами измерения, ставками НДС и артикулами.
• Склад — склад, с которого реально отгружается товар, чтобы остатки списались корректно.

Если номенклатура ведётся с характеристиками (размер, цвет) или сериями, убедитесь, что эти данные заполнены в карточках товаров — иначе при подборе придётся указывать их вручную в каждой строке.

Как создать документ и заполнить шапку накладной

В типовых конфигурациях накладная создаётся из раздела продаж. В «1С:Управление торговлей» это раздел «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» (или «Расходные накладные»), в «1С:Бухгалтерии» — раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Создать» и выберите тип операции, если программа её запросит (обычно «Товары» или «Товары, услуги, комиссия»).

Шапка документа заполняется в следующем порядке:

1. Организация — выберите вашу компанию, если в базе их несколько.
2. Контрагент — покупатель. После выбора программа подставит договор по умолчанию.
3. Договор — проверьте, что выбран действующий договор с нужной валютой и типом цен.
4. Склад — склад отгрузки. От этого поля зависит, с какого склада спишутся остатки.
5. Дата и номер — дата документа должна совпадать с фактической датой отгрузки; номер присваивается автоматически при записи.

Если в компании несколько организаций или складов, особенно внимательно проверяйте эти поля: накладную, проведённую не по той организации, придётся отменять и пересоздавать, а неверный склад исказит остатки.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» и создайте документ «Реализация товаров и услуг»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и склад
3. 3
   Добавьте товары: вручную, подбором или по кнопке «Заполнить» из заказа
4. 4
   Проверьте количество, цены, ставки НДС и итоговую сумму
5. 5
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
6. 6
   Распечатайте накладную или сохраните её в PDF

Как добавить товары в табличную часть

Табличная часть — основная часть накладной. Товары можно добавить тремя способами: кнопкой «Добавить» (построчный ввод), кнопкой «Подбор» (открывается форма с остатками и ценами, удобна при большом количестве позиций) или кнопкой «Заполнить» — если документ создан на основании заказа.

По каждой строке проверьте:

• Номенклатура — товар и, при необходимости, характеристика и серия.
• Количество — должно соответствовать фактической отгрузке. Программа может контролировать остатки и не дать продать больше, чем есть на складе.
• Цена — подставляется из типа цен договора или вводится вручную. Убедитесь, что сработала скидка, если она предусмотрена.
• Ставка НДС — подтягивается из карточки товара или учётной политики; проверьте её, особенно для товаров с льготными ставками.
• Сумма — рассчитывается автоматически, но пересчитайте итог по документу и сравните с счётом или заказом.

Если отгружается часть заказа, отредактируйте количество в строках после заполнения — программа зафиксирует частичную отгрузку, и остаток по заказу можно будет отгрузить следующей накладной.

При большом количестве позиций пользуйтесь формой подбора с отбором по складу: в ней видны свободные остатки, и вы сразу заметите, если какого-то товара не хватает. Это быстрее, чем исправлять ошибку контроля остатков при проведении.

Как проверить и провести документ

Перед проведением сверьте итоговые суммы накладной с первичными данными: счётом на оплату, заказом или спецификацией. Проверьте валюту документа, итоговую сумму НДС и общее количество позиций. Если в компании принято согласование, передайте документ ответственному лицу до проведения.

Нажмите «Провести». Если программа выдала ошибку — чаще всего это нехватка остатков на складе, незаполненное обязательное поле или закрытый период. Текст ошибки указывает на конкретную строку или поле, исправьте данные и проведите повторно.

После проведения полезно посмотреть движения документа (кнопка «Дт/Кт» в Бухгалтерии или «Отчёты по документу» в Управлении торговлей): убедитесь, что товар списался с нужного склада и сформирована задолженность покупателя.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по складу

Норма

Товар списался с указанного склада, остаток уменьшился на отгруженное количество

Тревожный признак

Остатки не изменились или ушли в минус — проверьте склад и дату документа

Взаиморасчёты

Норма

По контрагенту появилась дебиторская задолженность на сумму накладной

Тревожный признак

Задолженности нет или сумма другая — проверьте договор и проведение документа

НДС

Норма

Сумма НДС в накладной совпадает с расчётной и попала в книгу продаж

Тревожный признак

НДС не отражён — проверьте ставку НДС в строках и учётную политику

Как распечатать накладную и отправить покупателю

Из проведённого документа доступны печатные формы. Для товарной накладной стандартная форма — ТОРГ-12, для отгрузки на сторону со склада может использоваться М-15, а при работе по УПД печатается универсальный передаточный документ. Кнопка «Печать» находится в форме документа, в ней можно выбрать нужную форму.

Проверьте печатную форму перед подписанием: реквизиты обеих сторон, номер и дату, наименования товаров, количество, суммы и НДС. Подписывает накладную руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченные лица) с вашей стороны и представитель покупателя — с другой.

Если с контрагентом настроен электронный документооборот (ЭДО), накладную и УПД можно отправить прямо из 1С через кнопку обмена электронными документами — бумажный экземпляр в этом случае обычно не требуется.

Типичные ошибки при заполнении накладной

Большинство проблем с накладными связано с невнимательностью при выборе данных из справочников. Знание типовых ошибок помогает заметить их до проведения документа.

Кроме перечисленных ниже, частая ситуация — дубли контрагентов: накладная оформляется на одну карточку покупателя, а оплата приходит на другую, и задолженность «зависает». Периодически проверяйте справочник контрагентов на дубли по ИНН.

Что делать, если накладную нужно исправить или отменить

Если ошибка найдена до подписания документа покупателем, достаточно отменить проведение, исправить данные и провести накладную заново. Печатную форму при этом нужно перепечатать и заменить у всех сторон.

Если документ уже подписан обеими сторонами, используйте документ «Корректировка реализации» (вводится на основании накладной). Он отразит изменения в учёте, а покупателю выдаётся корректировочный документ. При полном возврате товара оформляется «Возврат товаров от покупателя».

Удалять проведённую накладную следует только в крайнем случае и с пониманием последствий: удаление разорвёт связи с оплатами, счетами-фактурами и документами ЭДО. Безопаснее пометить документ на удаление после отмены всех связанных документов.

Частые вопросы о заполнении накладной в 1С

Чем накладная отличается от счёта-фактуры и УПД?

Накладная подтверждает факт передачи товара и служит основанием для списания остатков. Счёт-фактура нужен для учёта НДС. УПД объединяет оба документа в одном: если вы выставляете УПД, отдельная накладная и счёт-фактура обычно не требуются. В 1С УПД создаётся на основании документа реализации.

Можно ли заполнить накладную, если товара нет на остатках?

Формально документ можно записать, но при проведении программа либо выдаст ошибку контроля остатков, либо создаст отрицательный остаток, если контроль отключён. Оба варианта нежелательны: сначала оформите поступление товара или перемещение на склад отгрузки, а затем проводите накладную.

Как оформить накладную на услуги?

Для услуг вместо накладной используется акт. В документе реализации выберите позицию номенклатуры с типом «Услуга» — склад для таких строк не требуется, а печатная форма будет актом оказания услуг, а не ТОРГ-12.

Почему в печатной форме не выводятся реквизиты организации или покупателя?

Печатная форма берёт данные из карточек организации и контрагента на дату документа. Откройте соответствующую карточку и заполните недостающие поля: ИНН, КПП, адреса, банковские реквизиты. После этого пересформируйте печатную форму.

Нужно ли создавать накладную, если отгрузка уже оформлена через ЭДО от поставщика?

Да, электронный документ нужно принять и отразить в учёте: в 1С входящий документ ЭДО загружается и на его основании автоматически создаётся документ поступления с заполненными данными. Вам остаётся проверить соответствие номенклатуры и провести документ.

Как выставить накладную в валюте?

В договоре с контрагентом укажите валюту расчётов, затем в накладной выберите этот договор — документ переключится на валютные цены. Сумма в рублях рассчитается по курсу на дату документа автоматически. Проверьте, что курс валюты загружен в программу на нужную дату.