Как заполнить договор в 1С: подробная инструкция

Договор в 1С — это элемент справочника «Договоры контрагентов», который связывает сделку с конкретным покупателем или поставщиком. Без корректно заполненного договора программа не сможет правильно провести документы реализации, поступления и оплаты: от реквизитов договора зависят счета учета расчетов, валюта взаиморасчетов, НДС и даже нумерация счетов-фактур.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации: 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация. Названия полей могут незначительно отличаться, но логика заполнения везде одинаковая: сначала создается контрагент, затем в его карточке заводится договор, после чего договор подставляется в документы.

Где в 1С хранятся договоры и как их найти

Договоры в 1С подчинены контрагентам — это значит, что отдельного «общего» списка договоров в большинстве конфигураций нет, и каждый договор открывается через карточку своего контрагента. Путь в 1С:Бухгалтерии: раздел «Справочники» — «Контрагенты» — открыть нужную организацию — ссылка «Договоры». В 1С:Управление торговлей: «CRM и маркетинг» или «НСИ и администрирование» — «Контрагенты» — вкладка «Договоры».

Если контрагента еще нет в базе, его нужно создать до заведения договора. При создании по ИНН программа автоматически подтянет наименование, адрес и КПП из сервиса проверки контрагентов, что исключает опечатки в реквизитах. После сохранения карточки контрагента можно переходить к договору.

В некоторых конфигурациях при включенной настройке «Автоматически создавать договоры» программа сама формирует договор «С покупателем» или «С поставщиком» при проведении первого документа. Такие автоматические договоры стоит потом открыть и дозаполнить реквизитами, иначе в печатных формах и отчетах останутся пустые поля.

Создание нового договора: обязательные поля

Откройте карточку контрагента, перейдите по ссылке «Договоры» и нажмите «Создать». Форма нового договора содержит несколько обязательных полей, без которых документ не запишется или будет работать некорректно.

Первое поле — «Вид договора». От него зависит, с какими документами сможет работать договор: «С покупателем» доступен в реализациях и счетах покупателям, «С поставщиком» — в поступлениях. Есть также виды «С комитентом», «С комиссионером», «Прочее» — они включают особые схемы учета. Ошибка в виде договора — частая причина того, что договор «не виден» при выборе в документе.

Далее заполняются наименование, номер и дата договора. Наименование формируется для внутреннего удобства — например, «Основной договор № 15 от 12.03» или «Договор поставки № 112». Номер и дата попадают в печатные формы счетов, актов и УПД, поэтому их нужно переносить из бумажного оригинала точно, включая буквы и дроби в номере.

1. 1
   Откройте карточку контрагента и перейдите по ссылке «Договоры»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид договора: с покупателем, с поставщиком или другой
3. 3
   Заполните наименование, номер и дату по бумажному оригиналу
4. 4
   Укажите организацию, от имени которой заключен договор, если в базе несколько юрлиц
5. 5
   Проверьте валюту расчетов и порядок оплаты
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что договор подставляется в документы

Реквизиты расчетов: валюта, оплата, счета учета

Блок расчетных реквизитов напрямую влияет на бухгалтерские проводки. Поле «Валюта» определяет, в какой валюте ведутся взаиморасчеты по договору. Если договор рублевый, оставьте рубли; если расчеты в валюте или условных единицах — выберите соответствующее значение, иначе программа не сформирует курсовые разницы правильно, а исправление потребует перепроведения документов.

В 1С:Бухгалтерии счета учета расчетов (60, 62, 76) подставляются автоматически из настроек по умолчанию, но их можно переопределить в самом договоре — например, выделить авансы по конкретной сделке на отдельный субсчет. В управленческих конфигурациях аналогичную роль играют поля «Порядок расчетов» (по договору в целом, по заказам, по накладным) и «График оплаты».

Порядок расчетов — критичная настройка для торговых конфигураций. Если в договоре указано «по заказам», а документы оформляются без заказов, взаиморасчеты «повиснут» и не закроются. Перед началом работы убедитесь, что порядок расчетов в договоре совпадает с реальным документооборотом по этой сделке.

Как заполнить печатную форму и текст договора

Для вывода договора на печать в 1С используются два механизма. Первый — типовые печатные формы, которые формируются из реквизитов: номер, дата, стороны, предмет. Второй — загрузка собственного шаблона в формате Word через «Печать» — «Шаблоны договоров» (в конфигурациях, где этот механизм включен). В шаблон подставляются параметры из карточек контрагента и организации, поэтому важно, чтобы эти карточки были заполнены полностью.

Перед печатью проверьте карточку собственной организации: юридический адрес, банковские реквизиты, ФИО и должность подписанта, основание полномочий (устав, доверенность). Пустые поля в карточке организации — самая частая причина «дырок» в распечатанном договоре.

Если типовой формы недостаточно, текст договора можно хранить как присоединенный файл к элементу справочника — кнопка «Прикрепить» или скрепка на панели. Это удобно для хранения сканов подписанного оригинала рядом с электронной версией.

Проверка заполнения и работа договора в документах

После сохранения договора выполните контрольную проверку: создайте тестовый документ (счет покупателю или поступление), выберите контрагента — договор должен подставиться автоматически. Если в списке выбора договор не появляется, проверьте вид договора и организацию: договор «С поставщиком» не будет доступен в документе реализации, а договор другой организации не подставится в документ текущей фирмы.

Проверьте также, как договор влияет на отчеты: сформируйте «Анализ расчетов с контрагентами» или оборотно-сальдовую ведомость по счету 62 с детализацией по договорам. Все операции по этой сделке должны собираться на одном договоре — если часть документов ушла на другой (например, автоматически созданный), развернутое сальдо покажет ложную задолженность.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подстановка в документы

Норма

Договор выбирается и подставляется автоматически

Тревожный признак

Договора нет в списке выбора — проверьте вид договора и организацию

Печатная форма счета

Норма

Номер, дата договора и реквизиты сторон заполнены

Тревожный признак

Пустые поля — не заполнены номер/дата договора или карточка организации

Взаиморасчеты

Норма

Вся задолженность по сделке на одном договоре

Тревожный признак

Развернутое сальдо по разным договорам одного контрагента

Типичные ошибки при заполнении договоров

Самая распространенная ошибка — дубли договоров. Пользователь не находит существующий договор и создает новый с тем же номером, после чего документы расползаются по двум элементам справочника. Перед созданием нового договора всегда открывайте список договоров контрагента и проверяйте, нет ли уже подходящего.

Вторая группа ошибок связана с реквизитами: номер договора вносят «как удобно», а не как в оригинале, из-за чего печатные формы расходятся с бумажными документами; дату ставят текущую вместо даты подписания; для валютного договора забывают сменить валюту расчетов. Каждая из этих мелочей всплывает позже — при сверке с контрагентом или камеральной проверке.

Особые ситуации: несколько договоров, комиссия, ЭДО

Несколько договоров с одним контрагентом

Если с контрагентом заключено несколько действующих договоров, заводите каждый отдельным элементом справочника и давайте им различающиеся наименования. В настройках договора или в документах можно указать основной договор, который будет подставляться по умолчанию, — остальные выбираются вручную. Следите, чтобы авансы и отгрузки по одной сделке не уходили на разные договоры.

Договоры комиссии и агентские

Для комиссионной торговли выбирайте специальный вид договора — «С комитентом» или «С комиссионером (агентом)». В таком договоре появляются дополнительные реквизиты: способ расчета комиссионного вознаграждения, процент или сумма, счета учета расчетов с комитентом. Заполнение этих полей обязательно — иначе отчет комиссионера сформируется с ошибками.

Обмен по ЭДО

Если с контрагентом настроен электронный документооборот, реквизиты договора (номер, дата, наименование) передаются в электронных документах. Расхождение номера договора в 1С и в бумажном оригинале приведет к вопросам при сверке с контрагентом. Проверьте настройки ЭДО в разделе администрирования и убедитесь, что договор корректно указан в соглашении об обмене.

Частые вопросы

Почему договор не отображается при выборе в документе?

Чаще всего не совпадает вид договора (например, «С поставщиком» вместо «С покупателем») или организация в договоре отличается от организации документа. Также проверьте, не помечен ли договор на удаление и не закрыт ли он датой окончания действия.

Можно ли изменить номер договора после того, как по нему проведены документы?

Да, номер и дату можно исправить в любой момент — эти реквизиты не влияют на проводки, только на печатные формы. После исправления перепечатайте уже сформированные документы, чтобы номера совпадали.

Что делать, если по одной сделке документы разошлись по двум договорам?

Откройте документы, проведенные по ошибочному договору, замените в них договор на правильный и перепроведите. Затем лишний договор пометьте на удаление. Окончательное удаление выполняйте только после проверки, что на него не осталось ссылок.

Нужно ли заводить отдельный договор на каждое дополнительное соглашение?

Нет. Дополнительные соглашения хранят как присоединенные файлы к основному договору. Новый элемент справочника создают только для самостоятельного договора с собственным номером и условиями расчетов.

Как распечатать договор со своим текстом, а не типовой формой?

Используйте механизм шаблонов: загрузите файл Word с местами подстановки параметров через функцию печати договоров. Если конфигурация не поддерживает шаблоны, текст договора формируют вне 1С, а в программе хранят только реквизиты и скан подписанного оригинала.