Документы и Печать · 11 мин
Как заполнить договор с поставщиком в 1С
Пошаговая инструкция по заполнению договора с поставщиком в 1С: создание карточки, реквизиты, условия оплаты и расчётов, проверка данных и типичные ошибки.
Договор с поставщиком в 1С — это не просто справочная запись, а элемент, от которого зависят условия оплаты, порядок расчётов, цены закупки и корректность проводок по поступлениям. Ошибка в карточке договора приводит к тому, что документы поступления заполняются неправильно, а взаиморасчёты «разъезжаются».
Инструкция подходит для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Названия полей и расположение команд могут немного отличаться, но общая логика заполнения одинакова: контрагент → договор → условия расчётов и оплаты.
Перед началом работы возьмите бумажный договор или его скан — все данные вносятся строго из документа. Не заполняйте карточку «по памяти» или из письма контрагента: реквизиты в 1С должны совпадать с подписанным документом, иначе при налоговой проверке возникнут вопросы.
Где находится договор с поставщиком в 1С
В большинстве конфигураций договоры хранятся в привязке к контрагенту. Откройте справочник «Контрагенты» (раздел «Справочники» или «Покупки» → «Контрагенты»), найдите нужного поставщика и перейдите на вкладку или по ссылке «Договоры». Если контрагента ещё нет в базе — сначала создайте его карточку с ИНН и КПП.
Второй путь — через общий список договоров. В 1С:Бухгалтерии это раздел «Справочники» → «Договоры», в Управлении торговлей — «Закупки» → «Договоры с поставщиками» (или «Соглашения с поставщиками» в зависимости от настроек учёта). Здесь удобно проверять, какие договоры уже заведены, чтобы не создать дубликат.
Обратите внимание: в УТ 11 и ERP договор может работать в связке с «Соглашением с поставщиком», где задаются условия закупок — цены, сроки, этапы оплаты. Если в вашей базе включён учёт по соглашениям, часть условий заполняется там, а в договоре остаются юридические реквизиты и порядок расчётов.
Создание нового договора: основные реквизиты
Нажмите «Создать» в списке договоров контрагента. Первым делом проверьте поле «Вид договора» — должно быть выбрано «С поставщиком». От вида договора зависит, в каких документах он будет доступен: договор с поставщиком подставляется в поступления и оплаты поставщику, но не появится в документах реализации.
Заполните номер и дату договора точно так, как они указаны в бумажном документе, включая буквенные префиксы и дроби (например, «15/24-П»). Эти данные попадают в печатные формы, счета-фактуры и регистры учёта. Если договор бессрочный, поле срока действия оставьте пустым или укажите «бессрочно» — в зависимости от конфигурации.
Поле «Наименование» обычно формируется автоматически из номера и даты, но его можно отредактировать для удобства поиска — например, добавить предмет: «№ 15/24-П от 12.03 — поставка комплектующих». Это имя видно в списках выбора, и понятное наименование экономит время при оформлении документов.
Укажите организацию — вашу компанию, от имени которой заключён договор. Если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам, проверьте это поле особенно внимательно: договор, привязанный не к той организации, не будет доступен в документах нужного юрлица.
Условия расчётов и оплаты
Валюта договора определяет, в какой валюте ведутся взаиморасчёты. Для рублёвых договоров выберите RUB. Если договор валютный, укажите валюту и проверьте настройку «Оплата в» — в некоторых конфигурациях расчёты могут вестись в валюте, а оплата проходить в рублях по курсу, что влияет на формирование курсовых разниц.
Порядок оплаты и условия расчётов заполняются по-разному в зависимости от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии это поле «Порядок расчётов» и признаки расчётов в у.е. В УТ 11 условия оплаты (предоплата, отсрочка, этапы) чаще задаются в соглашении или на вкладке «Условия оплаты» договора. Укажите реальный график из договора: например, 30% предоплата, 70% в течение 10 банковских дней после поставки.
Если в конфигурации есть поле «Срок оплаты» или «Допустимая отсрочка», заполните его — на основе этих данных строятся отчёты по дебиторской и кредиторской задолженности и контроль просрочек. Пустое поле означает, что система не сможет корректно показать, какие счета просрочены.
Заполнение банковских и налоговых реквизитов
Банковский счёт поставщика обычно хранится в карточке контрагента, а не договора, но в некоторых конфигурациях счёт можно указать в самом договоре — это удобно, когда по разным договорам с одним поставщиком оплата идёт на разные счета. Проверьте, что счёт действующий: реквизиты банков меняются, и оплата по старому счёту уйдёт в никуда.
Ставка НДС и порядок налогообложения задаются либо в договоре, либо в документах. В 1С:Бухгалтерии в договоре можно указать ставку НДС по умолчанию — она будет подставляться в поступления. Если поставщик работает без НДС (УСН, освобождение), убедитесь, что в документах ставка не подставляется автоматически со значением 20%.
Для договоров с иностранными поставщиками дополнительно проверьте признаки импорта и таможенного учёта — от них зависит формирование документов ГТД и расчёт ввозного НДС. Эти настройки специфичны для конфигурации, при сомнениях сверьтесь с методикой учёта импорта в вашей базе.
- 1Откройте карточку контрагента и перейдите к списку договоров
- 2Создайте договор с видом «С поставщиком», укажите номер и дату из бумажного документа
- 3Выберите организацию и валюту расчётов
- 4Заполните условия оплаты: предоплата, отсрочка, сроки
- 5Проверьте ставку НДС и банковские реквизиты
- 6Запишите договор и создайте тестовый документ поступления для проверки подстановки данных
Проверка результата после заполнения
После сохранения договора создайте черновик документа «Поступление товаров и услуг» с этим контрагентом и проверьте, что договор подставляется автоматически или доступен в списке выбора. Если договор не виден в документе — чаще всего не совпадает организация или выбран неверный вид договора.
Проверьте счета учёта расчётов, которые подставляются в документ. В 1С:Бухгалтерии они задаются в настройках счетов учёта с контрагентами: для поставщиков это обычно 60.01 (расчёты) и 60.02 (авансы). Неверные счета приведут к тому, что задолженность «повиснет» на неправильных субсчетах.
Сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60» или «Задолженность перед поставщиками» после проведения первых документов и сверьте с реальными расчётами. Расхождения на старте работы с договором почти всегда означают ошибку в его настройках, а не в документах.
Как проверить результат
Подставляется автоматически или доступен в списке выбора
Договор не виден — проверьте организацию и вид договора
60.01 и 60.02 (или принятые в вашей учётной политике)
Пустые счета или нетипичные субсчета
Совпадают с условиями бумажного договора
Суммы в другой валюте или с курсовыми искажениями
Типичные ошибки при заполнении договора
Самая частая ошибка — дубли договоров. Пользователь не находит существующий договор и создаёт новый с тем же номером. В результате документы размазываются по двум записям, а акт сверки с поставщиком приходится собирать вручную. Перед созданием выполните поиск по номеру договора в общем списке.
Вторая распространённая проблема — неверный вид договора. Если случайно выбран вид «С покупателем», договор не появится в документах закупки, а если вид «Прочее» — могут не работать отчёты по взаиморасчётам. Вид договора в проведённых документах исправить сложно, проще перепроверить сразу.
Третья группа ошибок — расхождение реквизитов с бумажным договором: другая дата, пропущенный префикс номера, неверная организация. Такие ошибки всплывают при налоговой проверке или при сверке с контрагентом. Правило простое: карточка в 1С — это точная копия подписанного документа.
Когда нужно создавать новый договор, а когда править существующий
Заводите новый договор, если подписан новый документ — даже с тем же поставщиком и похожими условиями. Каждый юридический документ должен иметь свою карточку в 1С, чтобы документы поступления однозначно ссылались на основание. Это требование корректного учёта, а не формальность.
Дополнительное соглашение, меняющее условия действующего договора (цену, сроки, реквизиты), обычно не требует нового договора в 1С — изменения вносятся в существующую карточку или в соглашение с поставщиком. Но если допсоглашение меняет валюту или сторону договора, безопаснее закрыть старый договор и завести новый.
Договоры, по которым расчёты завершены, не удаляйте — пометьте как неиспользуемые или архивные, если конфигурация это позволяет. Удаление договора с проведёнными документами невозможно, а попытки обойти это ограничение разрушают целостность базы.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Почему договор не подставляется в документ поступления?
Чаще всего не совпадает организация в договоре и в документе либо выбран неверный вид договора. Также проверьте, что договор не помечен на удаление и дата документа попадает в период действия договора, если срок указан.
Можно ли изменить договор, по которому уже есть проведённые документы?
Реквизиты вроде наименования и условий оплаты менять можно. Валюту, вид договора и организацию менять не стоит — это исказит взаиморасчёты. Для таких изменений создайте новый договор.
Чем договор отличается от соглашения с поставщиком в УТ 11?
Соглашение задаёт коммерческие условия: цены, скидки, этапы оплаты, варианты доставки. Договор хранит юридические реквизиты: номер, дату, стороны, валюту расчётов. В зависимости от настроек учёта может использоваться только соглашение, только договор или оба объекта в связке.
Нужно ли заводить отдельный договор для каждого счёта поставщика?
Нет. Счёт — это документ на оплату в рамках договора. Один договор может включать множество счетов, заказов и поступлений. Отдельный договор заводится только под отдельный подписанный юридический документ.
Как вести учёт, если с поставщиком нет письменного договора?
Создайте в базе служебный договор с пометкой «без письменного договора» или «по счетам» — это стандартная практика для разовых закупок. Учёт взаиморасчётов всё равно требует указания договора в документах.
Что делать, если обнаружилось, что документы оформлены по двум дублям договора?
Определите основной договор, перепроведите документы с заменой договора на основной (вручную или групповой обработкой), после чего пометьте дубль на удаление. Перед операцией сделайте резервную копию базы — массовая замена реквизитов относится к рискованным операциям.
Что важно запомнить
Договор с поставщиком заполняется строго по бумажному документу: вид «С поставщиком», точные номер и дата, организация, валюта и условия оплаты. После сохранения проверьте подстановку договора в поступление и корректность счетов учёта. Не меняйте ключевые реквизиты после проведения документов и не создавайте дубли.