Документы и Печать · 11 мин
Как заполнить акт выполненных работ в 1С
Пошаговая инструкция по созданию и заполнению акта выполненных работ в 1С: реализация услуг, печать, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Акт выполненных работ в 1С оформляется документом реализации услуг: в «1С:Бухгалтерии» это «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги», в «Управлении торговлей» — «Реализация товаров и услуг». Документ формирует проводки по выручке и НДС, а печатная форма акта строится автоматически из табличной части, поэтому правильное заполнение карточек номенклатуры и договора — половина работы.
Ниже разобран порядок действий от подготовки справочников до печати и отправки документа контрагенту, а также типичные ошибки, из-за которых акт не проводится, печатается с неверными формулировками или искажает отчётность по НДС.
Что подготовить перед созданием акта
Документ реализации подтягивает данные из справочников, и если они заполнены небрежно, ошибки попадут в печатную форму и проводки. Проверьте три вещи до создания акта.
Во-первых, карточка контрагента: полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес. Именно эти данные выводятся в шапку акта. Во-вторых, договор с контрагентом: вид договора «С покупателем», номер и дата — они тоже подставляются в печатную форму как основание. В-третьих, номенклатура услуг: у каждой позиции должен стоять тип «Услуга», заполнено полное наименование для печати и выбрана ставка НДС.
Если услуга разовая, можно не создавать отдельную позицию номенклатуры, а использовать универсальную «Услуга» и править наименование прямо в документе. Но для регулярных работ удобнее завести отдельные позиции — наименование из документа попадёт в акт дословно.
Создание документа реализации услуг
В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать» → «Услуги (акт)». В «Управлении торговлей 11» путь: «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать», далее выберите вариант реализации услуг. В «1С:Комплексной автоматизации» и ERP логика та же — документ называется «Реализация товаров и услуг».
Заполните шапку документа в такой последовательности:
- Дата акта — по умолчанию текущая, при необходимости измените на фактическую дату оказания услуг.
- Организация — подставляется основная, проверьте, если в базе несколько юрлиц.
- Контрагент — выберите покупателя из справочника.
- Договор — выберите действующий договор; от него зависят валюта, условия оплаты и основание в печатной форме.
- Счёт расчётов — обычно 62.01, подставляется автоматически из настроек договора.
В табличной части нажмите «Добавить», выберите номенклатуру услуги, укажите количество (для услуг чаще 1, либо часы/объёмы), цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. Проверьте итог документа — он должен совпадать с суммой по договору или счёту на оплату.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом «Услуги (акт)»
- 2Заполните дату, организацию, контрагента и договор
- 3Добавьте услуги в табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 4Проверьте счета учёта на закладке «Дополнительно» или по ссылке «Счета учёта»
- 5Нажмите «Провести» и откройте печатную форму через кнопку «Печать» → «Акт об оказании услуг»
- 6Сверьте печатную форму с договором и отправьте контрагенту
Настройка счетов учёта и НДС
Проводки документа определяются счетами учёта, указанными в нём. Для услуг ключевые поля: счёт доходов (обычно 90.01.1 «Выручка»), счёт расходов (90.02.1 или счёт затрат, если услуга связана с производством), счёт НДС (90.03), счёт расчётов с покупателем (62.01) и счёт авансов (62.02).
В «1С:Бухгалтерии» счета подставляются из настройки «Счета учёта номенклатуры» (раздел «Справочники» → «Номенклатура» → ссылка «Счета учёта номенклатуры»). Если в документе счёт доходов пустой или неверный, исправьте настройку для группы номенклатуры — тогда исправление применится ко всем будущим документам, а не только к текущему.
Ставка НДС берётся из карточки номенклатуры, но её можно изменить в строке документа. Если организация применяет УСН без НДС, проверьте, что в учётной политике выбрана упрощённая система — тогда колонка НДС не появится, а в печатной форме будет указано «Без налога (НДС)». Неверная ставка НДС в акте — одна из самых опасных ошибок: она искажает книгу продаж и декларацию.
Печать и подписание акта
После проведения нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа. Стандартно доступны формы «Акт об оказании услуг», «Акт выполненных работ» и «Универсальный передаточный документ (УПД)» — выбор зависит от договорённостей с контрагентом. УПД удобен, когда покупатель принимает и документ на отгрузку, и счёт-фактуру одновременно.
Перед печатью откройте предварительный просмотр и проверьте: наименование организации и покупателя, реквизиты договора в основании, формулировки работ, суммы прописью, НДС. Если в форме не хватает полей — например, нужен исполнитель или краткое описание этапа, — заполните закладку «Дополнительно» в документе: поля «Руководитель», «Главный бухгалтер», «За заказчика», «За исполнителя» подставляются в подписи акта.
Если организация обменивается документами через ЭДО (Диадок, СБИС и подобные), акт отправляется прямо из документа кнопкой «ЭДО» → «Отправить». Подписание происходит электронной подписью, бумажный экземпляр не нужен.
Сравнение вариантов печатной формы
Стандартная форма для разовых услуг. Не заменяет счёт-фактуру — его нужно выписать отдельно.
Объединяет акт и счёт-фактуру. Подходит при НДС и ЭДО, но не все контрагенты готовы принимать УПД по услугам.
Подключается, когда нужен фирменный шаблон заказчика. Требует доработки или готового расширения.
Особые сценарии заполнения
Акт по этапам длительного договора
При поэтапной сдаче работ создавайте отдельный акт на каждый этап с указанием в наименовании услуги номера этапа и периода: «Выполнение работ по этапу 2 по договору № 7 от 10.01». Все акты привязываются к одному договору, что упрощает сверку расчётов и анализ задолженности по отчёту «Анализ расчётов с покупателями».
Акт на основании счёта или заказа
Если сначала выставлялся счёт на оплату, создайте реализацию кнопкой «Создать на основании» из счёта — контрагент, договор и табличная часть перенесутся автоматически, останется проверить дату и провести. Это исключает расхождения сумм между счётом и актом.
Акт в валюте или условных единицах
Для валютного договора убедитесь, что в договоре указана валюта расчётов и признак «Оплата в рублях» при расчётах в у.е. Курс подставится на дату документа из регистра курсов валют; при необходимости обновите курсы через «Администрирование» → «Обслуживание» → загрузку курсов, иначе рублёвая сумма выручки будет неверной.
Проверка результата после проведения
После проведения откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Для услуг с НДС должны сформироваться записи: Дт 62.01 — Кт 90.01.1 на сумму с НДС, Дт 90.03 — Кт 68.02 на сумму НДС. Отсутствие проводки по НДС при облагаемой операции — признак неверной ставки или настройки.
Затем проверьте взаиморасчёты: отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» должен показать дебиторскую задолженность контрагента на сумму акта (или уменьшение аванса, если оплата была раньше). Если был аванс, документ должен автоматически зачесть его — проверьте проводку Дт 62.02 — Кт 62.01.
Наконец, убедитесь, что счёт-фактура зарегистрирован: в документе реализации есть ссылка «Выписать счёт-фактуру» внизу формы. Без неё акт не попадёт в книгу продаж, и НДС к начислению сформируется некорректно.
Как проверить результат
Дт 62.01 Кт 90.01 и Дт 90.03 Кт 68.02 при НДС
Нет проводки по НДС или неверные счета
Появилась дебиторка или зачтён аванс по контрагенту
Сальдо не изменилось — документ не проведён
Зарегистрирован и связан с актом
Ссылка «Выписать счёт-фактуру» активна — документ не создан
Верные реквизиты, договор, суммы, НДС
Пустые поля, старые реквизиты, сумма не совпадает с договором
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельное заполнение акта безопасно, пока речь идёт о текущем периоде и стандартной операции. Обратитесь к внедренцу или опытному бухгалтеру, если нужно: изменить типовую печатную форму (потребуется доработка макета), оформить реализацию в закрытом периоде, настроить ЭДО с нуля, отразить экспорт услуг со ставкой 0% — там нужен отдельный пакет подтверждающих документов и особая регистрация в книге продаж.
Перед массовым созданием актов (например, ежемесячное закрытие по сотням контрагентов) рассмотрите обработку группового создания реализаций или обмен с CRM — ручной ввод при таких объёмах неизбежно приводит к ошибкам в суммах и датах.
Удобный контрольный приём: после проведения акта сразу сформируйте «Акт сверки взаиморасчётов» с этим контрагентом за период. Если сумма в сверке совпадает с суммой акта и при этом сальдо корректно, значит договор, счета и зачёт авансов настроены правильно.
Частые вопросы
Чем акт выполненных работ отличается от УПД в 1С?
Акт — только подтверждение оказания услуг, счёт-фактура выписывается отдельно. УПД совмещает оба документа: при его печати из реализации счёт-фактура регистрируется автоматически в составе одного документа. Выбор зависит от требований контрагента и настроек ЭДО.
Почему в акте не выводится номер договора?
Чаще всего в документе не выбран договор или в его карточке не заполнены номер и дата. Откройте документ, проверьте поле «Договор», затем карточку договора. После исправления перепроведите документ и сформируйте печатную форму заново.
Можно ли изменить акт после отправки контрагенту?
Технически — да, но корректный способ — оформить корректировку реализации или исправление, чтобы у обеих сторон совпадали версии документа. При обмене через ЭДО исправление отправляется контрагенту автоматически как новая версия.
Как оформить акт, если организация на УСН без НДС?
Порядок тот же, но в учётной политике должна быть выбрана упрощённая система налогообложения. Тогда в табличной части не будет колонки НДС, в печатной форме появится отметка «Без налога (НДС)», а счёт-фактура не потребуется.
Что делать, если акт не проводится?
Программа выводит причину в сообщении об ошибке. Типичные причины: не заполнен контрагент или договор, пустая табличная часть, дата в закрытом периоде, не указан счёт доходов в настройках номенклатуры. Исправьте указанное поле и повторите проведение.
Что важно запомнить
Акт выполненных работ в 1С — это документ реализации услуг: заполните шапку (контрагент, договор), табличную часть (услуги с типом «Услуга», цена, НДС), проверьте счета учёта, проведите и распечатайте. Контроль результата — проводки Дт 62 Кт 90, зарегистрированный счёт-фактура и корректная печатная форма. Исправления в прошлых периодах делайте только корректировкой реализации.