Документы и Печать · 9 мин
Как загрузить документы в 1С:Документооборот
Способы загрузки документов в 1С:Документооборот: с диска, со сканера, из почты, массовая загрузка. Пошаговые инструкции, проверка результата и типичные ошибки.
Загрузка документов — базовая операция в 1С:Документооборот, от которой зависит, насколько полно система будет использоваться: регистрация входящей корреспонденции, хранение договоров, согласование внутренних документов начинается именно с появления файла в базе. Программа поддерживает несколько способов загрузки: с диска, перетаскиванием, со сканера, из электронной почты и массовым импортом из папки.
Выбор способа зависит от задачи. Единичный договор удобнее загрузить через карточку документа, партию отсканированных актов — через потоковое сканирование или импорт из папки, а письма контрагентов — через встроенную почту. Ниже разобраны все основные сценарии с точными действиями и проверкой результата.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов в нужной папке и вид документа (входящий, внутренний, исходящий) настроен администратором. Без этого кнопки создания могут быть недоступны, а часть полей карточки — скрыта.
Как загрузить документ с диска через карточку
Основной способ — создание нового документа с прикреплением файла. Откройте раздел «Документы и файлы», выберите нужный вид документа (например, «Внутренние документы») и нажмите «Создать». Заполните обязательные поля карточки: заголовок, папку, вид документа, при необходимости — контрагента и организацию.
Чтобы прикрепить файл, на закладке «Файлы» карточки нажмите «Добавить» → «Файл с диска» и выберите документ в проводнике. Программа скопирует файл в хранилище базы и покажет его в списке прикрепленных. Если настроено распознавание, система может автоматически заполнить часть реквизитов по содержимому файла.
После прикрепления проверьте, что файл открывается для просмотра прямо из карточки двойным щелчком. Сохраните документ кнопкой «Записать и закрыть». Документ появится в общем списке и станет доступен для регистрации, согласования и поиска.
- 1Откройте раздел «Документы и файлы» и нажмите «Создать» в списке нужного вида документов
- 2Заполните заголовок, папку и вид документа
- 3На закладке «Файлы» нажмите «Добавить» → «Файл с диска» и выберите файл
- 4Проверьте, что файл отображается в списке и открывается на просмотр
- 5Нажмите «Записать и закрыть» и убедитесь, что документ появился в списке
Как загрузить файл перетаскиванием (Drag-and-Drop)
1С:Документооборот поддерживает перетаскивание файлов мышью прямо в окно программы. Откройте папку с документами в списке, затем перетащите файл из проводника Windows в область списка. Программа предложит создать новый документ с этим файлом или добавить файл к существующему документу.
Этот способ удобен, когда нужно быстро загрузить несколько файлов: выделите группу файлов в проводнике и перетащите их одним движением. Для каждого файла будет создан отдельный документ либо все файлы прикрепятся к одному — в зависимости от выбранного варианта в диалоге.
Учтите ограничение: при перетаскивании реквизиты карточек заполняются минимально, поэтому после загрузки откройте каждый документ и дозаполните вид, папку, контрагента и другие обязательные поля. Иначе документы останутся «бездомными» и будут плохо находиться в поиске.
Как загрузить документы со сканера
Для перевода бумажных документов в электронный вид используется встроенное сканирование. В карточке документа на закладке «Файлы» нажмите «Добавить» → «Со сканера». Программа обратится к установленному сканеру через драйвер TWAIN или WIA и откроет диалог сканирования.
Для больших объёмов предусмотрено потоковое сканирование: раздел «Документы и файлы» → «Потоковое сканирование». В этом режиме страницы сканируются подряд, автоматически распознаются (при подключенном модуле распознавания) и преобразуются в файлы PDF с текстовым слоем. Штрихкоды на листах-разделителях позволяют системе самой раскладывать страницы по документам.
После сканирования обязательно проверьте качество изображения: читаемость текста, ориентацию страниц, отсутствие обрезанных краёв. Некачественный скан затруднит поиск по содержимому и может стать проблемой при представлении документа как доказательства.
Как загрузить документы из электронной почты
Встроенная почта 1С:Документооборот позволяет превращать письма и вложения в документы без ручного сохранения файлов. Откройте раздел «Почта», выберите письмо и нажмите «Создать документ» (или используйте команду «На основании письма»). Программа создаст карточку документа, прикрепит вложения как файлы и сохранит связь с исходным письмом.
При настроенной автоматической обработке входящей почты письма с определённых адресов или с заданными темами могут регистрироваться как входящие документы без участия пользователя. Это удобно для общих ящиков канцелярии: вся корреспонденция сразу попадает в систему.
Проверьте после создания, что все вложения перенесены: иногда письма содержат встроенные изображения подписи, которые тоже прикрепляются как файлы. Лишние файлы удалите из карточки, чтобы не засорять хранилище.
Массовая загрузка документов из папки
Когда нужно загрузить десятки или сотни файлов — например, архив сканов за месяц — используйте загрузку из папки. В карточке документа или в списке файлов выберите «Добавить» → «Папку с диска»: программа загрузит все файлы из выбранной папки, включая вложенные.
Для регулярного импорта администратор может настроить обработку «Загрузка файлов из папки» или регламентное задание: система следит за указанным каталогом на сервере и автоматически создаёт документы из появляющихся там файлов. Это стандартное решение для связки с МФУ, которые складывают сканы в сетевую папку.
Сравнение способов загрузки
Подходит для единичных важных документов: полный контроль реквизитов, но медленно при большом количестве
Быстро для нескольких файлов, но реквизиты придётся заполнять вручную после загрузки
Единственный вариант для бумажных оригиналов; требует настроенного сканера
Автоматизирует входящую корреспонденцию, но требует настройки учётной записи
Оптимально для массового импорта архивов; требует предварительной сортировки файлов
Перед массовой загрузкой рассортируйте файлы по папкам в соответствии со структурой дел в 1С — так проще потом разнести документы. Проверьте имена файлов: осмысленные названия («Договор_45_Иванов.pdf») упростят автозаполнение заголовков.
Проверка результата и типичные ошибки
После любой загрузки убедитесь, что документ не просто создан, а пригоден для работы. Откройте карточку, проверьте прикреплённые файлы, заполненность обязательных реквизитов и доступность документа коллегам через поиск.
Как проверить результат
Файл открывается двойным щелчком, отображается корректно
Файл не открывается, нулевой размер или ошибка чтения
Заполнены вид, папка, заголовок, при необходимости контрагент и дата
Пустой вид документа, документ вне папки
Документ находится через полнотекстовый поиск по названию и содержимому
Документ не находится даже по точному названию
Коллеги с нужными правами видят документ в списке
Документ виден только автору
Частые вопросы
Какие форматы файлов можно загружать в 1С:Документооборот?
Ограничений по форматам практически нет: PDF, Word, Excel, изображения, архивы и другие типы файлов загружаются одинаково. Различие в том, что полнотекстовый поиск и предпросмотр работают только для поддерживаемых форматов — текстовых документов и PDF с текстовым слоем.
Почему кнопка «Создать» неактивна в списке документов?
Скорее всего, у вашей учётной записи нет прав на создание документов в выбранной папке или виде документа. Обратитесь к администратору системы для выдачи прав или проверьте, что выбрана папка, в которую вам разрешена запись.
Можно ли загрузить сразу несколько файлов в один документ?
Да. В карточке документа на закладке «Файлы» выберите «Добавить» → «Файл с диска» и выделите несколько файлов с зажатой клавишей Ctrl, либо перетащите группу файлов в карточку. Все они прикрепятся к одному документу.
Что делать, если файл большого размера не загружается?
Проверьте у администратора ограничение на размер файла в настройках системы и доступное место в хранилище. Как временное решение можно сжать скан в PDF с меньшим разрешением или разбить документ на части, но согласуйте это с требованиями делопроизводства.
Как загрузить документ сразу с регистрационным номером?
Регистрационный номер присваивается при регистрации документа, а не при загрузке файла. Создайте документ, прикрепите файл, заполните реквизиты и нажмите «Зарегистрировать» — нумератор присвоит номер по настроенным правилам для данного вида документа.
Можно ли настроить автоматическую загрузку сканов с МФУ?
Да. Настройте на МФУ отправку сканов в сетевую папку, а администратор 1С — регламентную загрузку файлов из этой папки. Система будет автоматически создавать документы из появляющихся файлов, пользователю останется только заполнить реквизиты.
Что важно запомнить
Единичные документы загружайте через карточку или перетаскиванием, бумажные — сканированием, почту — через встроенный почтовый клиент, архивы — массовой загрузкой из папки. После любой загрузки проверяйте файл, реквизиты и доступность документа в поиске, а массовые операции выполняйте только после теста на небольшой выборке.