Как загрузить договор в 1С Управление торговлей

Договор в 1С: Управление торговлей (УТ 11) — это не просто текстовая справка, а полноценный объект учёта: от него зависят условия расчётов с контрагентом, валюта, порядок оплаты, лимиты задолженности и корректное заполнение заказов, реализаций и актов сверки. Поэтому «загрузить договор» может означать три разные задачи: создать договор в справочнике, прикрепить к нему скан подписанного документа или массово импортировать договоры из файла при переходе на новую базу.

Ниже разобраны все три сценария применительно к типовой УТ 11.4/11.5 с включённым разделением договоров по контрагентам. Интерфейс в разных релизах может немного отличаться названиями команд, но логика объектов одинакова: договор всегда привязан к контрагенту, организации и согласованным условиям.

Подготовка: что проверить перед созданием договора

Прежде чем вводить договор, убедитесь, что в базе уже есть связанные объекты. Контрагент должен быть создан и заполнен: наименование, ИНН, КПП, юридический адрес. Организация, от имени которой заключается договор, тоже должна существовать в справочнике «Организации» с корректными реквизитами — от этого зависят печатные формы и проводки.

Проверьте настройки учёта. В разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» (или «Закупки») должна быть включена возможность использования договоров с контрагентами. Если договоры в документах не выбираются, чаще всего причина именно в отключённой функциональной опции, а не в правах пользователя.

Также заранее решите, как будете вести договоры: по одному на контрагента или по нескольким с разными условиями. От этого зависит, потребуется ли в документах каждый раз выбирать нужный договор вручную.

Создание договора вручную из карточки контрагента

Самый надёжный способ — создать договор от контрагента, тогда связь установится автоматически. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Контрагенты» (или «CRM и маркетинг» → «Контрагенты» в зависимости от настроек), найдите нужного контрагента и откройте его карточку.

В панели навигации карточки перейдите по ссылке «Договоры». Откроется список договоров этого контрагента. Нажмите «Создать» и выберите тип договора: с покупателем, с поставщиком, с комитентом, с комиссионером и т.д. Тип определяет, в каких документах договор будет доступен для выбора.

Заполните обязательные поля: организацию, валюту взаиморасчётов, номер и дату договора, порядок расчётов (по договорам, по заказам, по накладным). Для договоров с покупателями дополнительно задайте условия оплаты и, при необходимости, ограничение суммы задолженности. Нажмите «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте карточку контрагента и перейдите в раздел «Договоры»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите тип договора
3. 3
   Заполните организацию, валюту, номер и дату договора
4. 4
   Укажите порядок расчётов и условия оплаты
5. 5
   Запишите договор и проверьте, что он доступен в документах

Выбор типа договора и порядка расчётов

Тип договора — ключевой реквизит, ошибка в котором ломает подбор в документах. Договор «С покупателем» доступен в заказах клиентов и реализациях, «С поставщиком» — в заказах поставщикам и поступлениях. Если вы создали договор с покупателем, в документах закупки он не появится — это нормальное поведение, а не ошибка.

Порядок расчётов определяет детализацию взаиморасчётов. «По договорам» — самый простой вариант: вся задолженность копится на договоре в целом. «По заказам» и «по накладным» дают детализацию до конкретных документов, что нужно для точного контроля оплат, но требует дисциплины при оформлении документов.

Сравнение вариантов

Расчёты по договорам

Подходит для постоянных клиентов с потоком документов; минус — нет детализации задолженности до отдельных отгрузок.

Расчёты по заказам/накладным

Подходит для разовых сделок и контроля оплаты каждой отгрузки; минус — требует строгого указания документа расчётов в оплатах.

Как прикрепить скан договора (присоединённые файлы)

Часто под «загрузить договор» понимают именно прикрепление скана подписанного документа. В УТ для этого используется механизм присоединённых файлов. Откройте созданный договор и нажмите кнопку «Присоединённые файлы» (обычно в командной панели формы, может отображаться как скрепка) или перейдите по соответствующей ссылке в панели навигации.

В открывшемся списке нажмите «Добавить» → «Из файла на диске» и выберите PDF или изображение. Файл физически сохраняется в информационной базе или в томах на диске — в зависимости от настройки хранения файлов в разделе «НСИ и администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Настройка работы с файлами».

Учитывайте ограничения: при хранении файлов в базе большие сканы увеличивают её размер и замедляют резервное копирование. Для большого архива документов разумнее настроить хранение в томах на диске до начала массовой загрузки сканов.

Массовая загрузка договоров из файла

При переходе на УТ из другой программы договоры удобнее загружать пакетно. Типовой инструмент — обработка «Загрузка данных из файла» (раздел «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение» или «Администрирование» → в зависимости от релиза). Она умеет сопоставлять колонки Excel-файла с реквизитами справочника.

Подготовьте файл: одна строка — один договор, колонки для контрагента (лучше сопоставлять по ИНН, чтобы избежать дублей), организации, номера, даты, валюты и типа договора. Загрузите файл в обработку, проверьте автоматическое сопоставление колонок и исправьте его вручную там, где программа ошиблась.

Перед загрузкой в рабочую базу обязательно сделайте пробный прогон на копии или на ограниченной выборке из нескольких строк. Проверьте, что контрагенты сопоставились с существующими, а не создались заново дублями, и что типы договоров распознались корректно.

Проверка результата и типичные проблемы

После создания или загрузки проверьте договор в работе. Создайте тестовый заказ клиента или заказ поставщику по нужному контрагенту: договор должен подставиться автоматически или быть доступен в списке выбора. Если договора нет в списке — проверьте его тип, организацию и то, что он не помечен на удаление.

Для взаиморасчётов сформируйте отчёт «Ведомость расчётов с контрагентами» по этому договору после проведения первого документа. Если договор создавался с переносом начальных остатков, сверьте суммы с актом сверки из старой программы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Выбор договора в документе

Норма

Договор виден в списке выбора заказа/реализации

Тревожный признак

Договора нет в списке — проверьте тип договора и организацию

Сопоставление контрагентов при импорте

Норма

Договоры привязались к существующим контрагентам

Тревожный признак

Появились новые контрагенты-дубли с похожими наименованиями

Присоединённый файл

Норма

Скан открывается из карточки договора

Тревожный признак

Файл не открывается или отсутствует после переноса базы

FAQ

Можно ли вести несколько договоров с одним контрагентом?

Да. В карточке контрагента создайте нужное количество договоров с разными условиями — например, отдельно для оптовых и розничных продаж или для разных валют. В документах при этом договор нужно будет выбирать вручную, если не настроен договор по умолчанию.

Почему договор не подставляется в документ автоматически?

Автоподстановка работает, когда у контрагента один действующий договор подходящего типа или задан договор по умолчанию. Если договоров несколько, программа не может выбрать сама — укажите нужный вручную или назначьте основной.

Чем договор отличается от соглашения с клиентом в УТ 11?

Соглашение задаёт торговые условия: цены, скидки, сроки оплаты, этапы оплаты. Договор — юридический объект учёта для взаиморасчётов и отчётности. В документе могут использоваться оба: соглашение определяет цены, договор — расчёты. В упрощённом режиме можно работать только с договорами.

Можно ли изменить тип договора после того, как по нему проведены документы?

Технически изменение может быть заблокировано или привести к некорректному отображению в документах. Безопаснее создать новый договор нужного типа, закрыть старый (установить дату окончания или пометить как недействующий) и оформлять новые документы по новому договору.

Как загрузить договоры, если в базе ещё нет контрагентов?

Сначала загрузите контрагентов той же обработкой «Загрузка данных из файла», проверьте отсутствие дублей, и только затем загружайте договоры с сопоставлением по ИНН. Обратный порядок приведёт к созданию дублей контрагентов при импорте договоров.

Где хранятся прикреплённые сканы и что будет при обмене с другими базами?

Файлы хранятся либо в информационной базе, либо в томах на диске — это задаётся в настройках работы с файлами. При типовых обменах присоединённые файлы переносятся не всегда; если синхронизация сканов критична, проверьте состав плана обмена или используйте систему электронного документооборота.