Как забить накладную в 1С: пошаговая инструкция

Накладная в 1С — это первичный документ, которым оформляют поступление товаров от поставщика или отгрузку покупателю. От того, насколько правильно она забита, зависят остатки на складе, взаиморасчёты с контрагентами и данные бухгалтерского учёта. Ошибка в количестве или цене приведёт к расхождениям при инвентаризации и проблемам при сверке.

Порядок действий зависит от конфигурации: чаще всего используют «1С:Бухгалтерию 8», «1С:Управление торговлей» или «1С:Комплексную автоматизацию». Логика везде одинаковая: создать документ, заполнить шапку, добавить табличную часть с товарами, проверить итоги и провести. Различаются названия документов и расположение кнопок.

Ниже разобран универсальный сценарий для двух типовых задач — приходной накладной (поступление) и расходной (реализация), а также проверка результата, типичные ошибки и ответы на частые вопросы.

Какой документ использовать для накладной

Прежде чем забивать данные, определите, какую операцию вы оформляете. Если товар пришёл от поставщика — нужна приходная накладная, в 1С это документ «Поступление товаров и услуг» (в «Управлении торговлей» — «Приобретение товаров и услуг»). Если товар отгружается покупателю — расходная накладная, то есть «Реализация товаров и услуг».

Найти нужный документ можно через раздел меню «Покупки» или «Продажи» в верхней панели программы. В «Бухгалтерии» журналы документов также доступны через разделы «Покупки — Поступление (акты, накладные)» и «Продажи — Реализация (акты, накладные)».

Не путайте накладную со счётом-фактурой и актом: счёт-фактура регистрируется отдельно на основании накладной, а акт оформляет услуги и работы, а не товары. Если вы забили услугу как товар, складской учёт и проводки будут искажены.

Какой документ выбрать

Поступление товаров и услуг

Товар пришёл от поставщика. Увеличивает остатки на складе и кредиторскую задолженность.

Реализация товаров и услуг

Товар отгружается покупателю. Уменьшает остатки и формирует дебиторскую задолженность и выручку.

Перемещение товаров

Товар перемещается между своими складами. Контрагент не указывается, взаиморасчёты не меняются.

Подготовка: что проверить до ввода накладной

Перед созданием документа убедитесь, что в справочниках есть нужные данные: контрагент с корректными ИНН и КПП, договор с правильным типом (с поставщиком или с покупателем), номенклатура товаров и склад. Если контрагента нет, его можно создать прямо из документа — программа предложит заполнить карточку при вводе нового названия.

Держите под рукой бумажную накладную от поставщика или данные для отгрузки: номер и дату входящего документа, точные наименования, количество, цены и ставки НДС. Сверять итог удобнее сразу, чем искать расхождение после проведения.

Проверьте дату запрета редактирования: если период закрыт (например, сдана отчётность за квартал), документ прошлой датой провести не получится. В этом случае либо оформляйте накладную текущей датой, либо обратитесь к пользователю с правами администратора.

Пошаговое заполнение приходной накладной

Откройте раздел «Покупки», выберите «Поступление (акты, накладные)» и нажмите кнопку «Поступление», затем укажите вид операции — обычно «Товары, услуги, комиссия» или просто «Товары». Откроется форма нового документа.

Заполните шапку: поставщика, договор, склад и номер с датой входящей накладной. Поле входящего номера важно для сверки и для последующей регистрации счёта-фактуры — не оставляйте его пустым.

Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции кнопкой «Добавить» или «Подбор». Подбор удобнее при большом списке: откроется форма выбора номенклатуры, где можно указывать количество сразу по нескольким позициям. Для каждой строки проверьте количество, цену, ставку НДС и счета учёта, если они не подставились автоматически.

Сверьте итоговую сумму документа с бумажной накладной, включая сумму НДС. Если итоги сходятся — нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа сформирует проводки и увеличит остатки на выбранном складе.

1. 1
   Откройте «Покупки — Поступление (акты, накладные)» и создайте новый документ
2. 2
   Заполните поставщика, договор, склад, номер и дату входящей накладной
3. 3
   Добавьте товары через «Добавить» или «Подбор», укажите количество и цены
4. 4
   Проверьте ставки НДС и итоговую сумму по документу
5. 5
   Нажмите «Провести» и зарегистрируйте счёт-фактуру по ссылке внизу документа

Пошаговое заполнение расходной накладной

Для отгрузки покупателю откройте «Продажи — Реализация (акты, накладные)» и создайте документ «Реализация товаров и услуг». Если отгрузка идёт по выставленному счёту, удобнее создать накладную на его основании: откройте счёт и нажмите «Создать на основании — Реализация товаров и услуг» — все позиции и цены подставятся автоматически.

В шапке укажите покупателя, договор и склад списания. Если в договоре включены расчёты в валюте или по заказам, программа может потребовать дополнительные поля — заполните их по данным сделки.

В табличной части проверьте, что отгружаемое количество не превышает остаток на складе. При включённом контроле остатков программа сама не даст провести документ с минусом; если контроль отключён, отрицательные остатки придётся разбирать вручную позже.

После проверки итоговой суммы нажмите «Провести», затем через кнопку печати сформируйте ТОРГ-12 или товарную накладную по унифицированной форме и выпишите счёт-фактуру, если покупателю нужен документ для НДС.

Проверка результата после проведения

Сразу после проведения откройте движения документа: кнопка «Ещё — Движения документа» или пиктограмма проводок в командной панели. По приходной накладной должна быть проводка в дебет счёта 41 (или 10) с кредита 60, по расходной — списание себестоимости и отражение выручки по 90-му счёту.

Дополнительно сверьтесь с отчётом «Остатки товаров на складах» (в «Бухгалтерии» — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с детализацией по номенклатуре). Количество по забитой позиции должно измениться ровно на величину из накладной.

Контрольные точки

Как проверить результат

Движения документа

Норма

Есть проводки по поступлению или списанию товара и расчётам

Тревожный признак

Документ проведён, но проводок нет — проверьте счета учёта в табличной части

Остатки на складе

Норма

Количество изменилось ровно на величину из накладной

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Взаиморасчёты с контрагентом

Норма

Задолженность по договору увеличилась на сумму накладной

Тревожный признак

Задолженность повисла на другом договоре или не отражена

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего встречаются: неверный склад в шапке (остатки «уехали» не туда), дубли номенклатуры (один и тот же товар заведён дважды с разными написаниями), неправильная ставка НДС и перепутанные приход с расходом. Большинство ошибок видно уже при сверке итоговой суммы и движений документа.

Если ошибка обнаружена сразу и по накладной нет связанных документов, исправьте данные и перепроведите. Если на основании накладной уже созданы счёт-фактура, оплата или перемещение, сначала разберитесь со связанными документами — иначе получите расхождения в учёте. Удалять проведённую накладную без анализа последствий нельзя.

Печать накладной и связанные документы

Для печати нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите нужную форму: «Товарная накладная (ТОРГ-12)» для отгрузки или внутреннюю печатную форму для поступления. Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и проверьте, что подставились правильные реквизиты организации и подписантов.

Счёт-фактура создаётся по ссылке в нижней части формы накладной («Зарегистрировать счёт-фактуру» или «Выписать счёт-фактуру»). Для входящего документа укажите номер и дату счёта-фактуры поставщика, для исходящего программа присвоит номер автоматически по своей нумерации.

Если организация перешла на электронный документооборот, накладную можно отправить контрагенту прямо из документа через кнопку «ЭДО» — при этом бумажный экземпляр не требуется, а статусы доставки и подписания видны в карточке документа.

Заведите привычку сверять итоговую сумму документа с бумажной накладной до нажатия «Провести». Исправить непроведённый документ занимает секунды, а исправление после проведения и создания счёта-фактуры тянет за собой цепочку связанных изменений.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если программа не даёт провести накладную из-за нехватки остатков?

Сообщение означает, что на выбранном складе нет нужного количества товара. Проверьте отчёт по остаткам: возможно, товар оприходован на другой склад, приходная накладная ещё не проведена или номенклатура заведена дублем. Менять настройки контроля остатков, чтобы «протолкнуть» документ, не стоит — это создаст отрицательные остатки.

Можно ли изменить накладную после проведения?

Да, если период не закрыт и по документу нет зависимых операций. Откройте накладную, внесите изменения и нажмите «Провести» повторно. Если на её основании создан счёт-фактура, оплата или перемещение, проверьте и при необходимости перепроведите их тоже.

Как удалить ошибочно созданную накладную?

Откройте документ и нажмите «Ещё — Установить пометку удаления». Проведённый документ сначала будет отменён, затем помечен на удаление. Помеченные объекты окончательно удаляются через обработку «Удаление помеченных объектов» в разделе администрирования — обычно это делает пользователь с правами администратора.

Чем накладная отличается от счёта-фактуры в 1С?

Накладная оформляет факт движения товара и формирует складские и бухгалтерские проводки. Счёт-фактура — налоговый документ для учёта НДС, он не двигает товары и регистрируется отдельно на основании накладной. Оба документа нужны для полного оформления операции.

Как быстро забить накладную с большим количеством позиций?

Используйте кнопку «Подбор» в табличной части — она позволяет выбирать несколько позиций подряд без закрытия формы. Если поставщик присылает накладную в электронном виде, уточните, настроена ли в базе загрузка из файла или обмен по ЭДО: это исключает ручной ввод и ошибки в количестве и ценах.

Почему в накладной не подставляются цены автоматически?

Автоматическое заполнение цен работает, если в базе установлены цены номенклатуры (документом «Установка цен номенклатуры») или ведутся цены по договору с контрагентом. Если цены не заведены, вводите их вручную по данным бумажной накладной — это нормальный рабочий режим.