Документы и Печать · 9 мин
Как забить чеки в 1С: пошаговая инструкция
Как забить чеки в 1С: ввод кассовых и авансовых чеков, оформление авансовых отчетов, отражение в Бухгалтерии 8.3, типичные ошибки и проверка результата.
Фраза «забить чеки в 1С» обычно означает ввод первичных документов — кассовых чеков, товарных чеков, БСО — в программу для отражения расходов. Чаще всего такие чеки приходят от сотрудников, потративших подотчетные деньги, либо от поставщиков при розничной покупке. От правильности ввода зависит, примет ли налоговая расходы и корректно ли закроется авансовый отчет.
Порядок действий зависит от того, какая у вас конфигурация (1С:Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) и какой характер имеет чек: подотчетная покупка, приход товара от поставщика или расход через кассу. Ниже разобраны основные сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3 как самой распространенной программы, с уточнениями для других случаев.
Перед началом работы убедитесь, что чек читаемый: на нем должны быть видны дата, ИНН продавца, сумма, признак расчета и фискальный номер. Смазанные или выцветшие чеки лучше сразу отложить и запросить у продавца дубликат или справку о покупке — по нечитаемому документу расходы обосновать сложно.
Определите тип чека и сценарий ввода
Первый шаг — понять, каким документом отражать чек. Один и тот же кассовый чек в разных ситуациях вводится по-разному, и ошибка на этом этапе приводит к зависшим остаткам по подотчету или двойному учету расхода.
Типичные ситуации: сотрудник купил материалы за свои деньги или из выданного аванса — это авансовый отчет; организация купила товар у поставщика, который выдал только чек без накладной — это поступление товаров с ручным вводом; чек подтверждает оплату услуг (гостиница, такси, связь) — чаще всего тоже авансовый отчет, вкладка «Оплата» или «Прочее».
Как выбрать документ
Как забить чек через авансовый отчет
Это самый частый сценарий. Откройте раздел «Покупки» (или «Банк и касса») → «Авансовые отчеты» и создайте новый документ. Укажите сотрудника — он должен быть заведен в справочнике «Сотрудники» и «Физические лица», иначе программа не даст его выбрать.
Перейдите на вкладку «Оплата» и нажмите «Добавить». В строке укажите: дату чека, наименование поставщика (можно создать контрагента по ИНН с чека), номер и дату документа (номер чека или фискальный номер), содержание расхода, сумму и счет затрат. Если в чеке выделен НДС и есть все реквизиты для вычета, заполните счет-фактуру; для большинства розничных чеков НДС включают в стоимость.
Если сотрудник покупал товары или материалы, которые нужно оприходовать на склад, используйте вкладку «Товары» вместо «Оплата» — там указывается номенклатура и количество, и программа сформирует проводки по счету 10 или 41.
- 1Откройте «Покупки» → «Авансовые отчеты» → «Создать»
- 2Выберите сотрудника и дату отчета
- 3На вкладке «Оплата» добавьте строку: поставщик, дата и номер чека, сумма
- 4Укажите счет затрат (например, 26, 44) и статью расходов
- 5Проверьте итоговую сумму по документу — она должна совпадать с суммой чеков
- 6Проведите документ и сформируйте печатную форму АО-1 для подписи
Ввод чека как поступление от поставщика
Если организация купила товар у контрагента, а тот выдал только кассовый чек (типично для розничных закупок у поставщиков без ЭДО), используйте документ «Поступление (акты, накладные)» из раздела «Покупки». Выберите вид операции «Товары (накладная)».
Создайте контрагента по ИНН с чека — программа может подтянуть наименование автоматически, если подключен сервис заполнения реквизитов. В полях номера и даты входящего документа укажите номер и дату чека. Заполните табличную часть номенклатурой, количеством и ценами из чека.
Обратите внимание: если поставщик — плательщик НДС и вы планируете принять налог к вычету, одного чека недостаточно, нужен счет-фактура или УПД. Без этих документов НДС из чека включается в стоимость товара или списывается на расходы.
Отражение чеков при оплате из кассы организации
Когда расход оплачен наличными напрямую из кассы организации (а не сотрудником), оформляется расходный кассовый ордер: раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Расходный кассовый ордер». Выберите подходящий вид операции — например, «Оплата поставщику» или «Прочий расход».
В поле основания укажите реквизиты чека. Сам чек подшивается к кассовым документам дня. Проверьте, что после проведения РКО остаток по кассе не ушел в минус — программа обычно контролирует это, но при ручном вводе задним числом отрицательный остаток возможен.
Массовый ввод и электронные чеки
Если чеков много, ручной ввод занимает время. Несколько способов ускорить процесс: используйте копирование строк внутри авансового отчета для однотипных расходов, группируйте чеки одного сотрудника в один авансовый отчет за период, а не создавайте отдельный документ на каждый чек.
Электронные чеки, приходящие от онлайн-касс на email, вводятся так же, как бумажные, — по данным из чека. Часть сервисов и расширений позволяет распознавать чеки по QR-коду и загружать их в 1С автоматически, но такие решения нужно отдельно подключать и проверять на корректность распознавания сумм и реквизитов.
Проверка результата после ввода
После проведения документов обязательно проверьте результат, а не ограничивайтесь отсутствием ошибок при записи. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»: по каждому сотруднику не должно быть зависших остатков, которым уже несколько месяцев.
Проверьте проводки самого документа (кнопка «Дт/Кт»): счета затрат и аналитика должны соответствовать характеру расхода. Типичная проблема — расход попал не на тот счет или не на то подразделение, что искажает себестоимость и управленческую отчетность.
Как проверить результат
Остаток отсутствует или равен выданному, но не израсходованному авансу
Дебетовый остаток висит месяцами — авансовые отчеты не закрыты
Совпадает с суммой бумажных чеков, приложенных к отчету
Расхождение — где-то чек введен дважды или пропущен
Корректные счета затрат, статья и подразделение
Расход на неподходящем счете или без аналитики
Остаток положительный
Отрицательный остаток по кассе на дату документа
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — ввод одного чека дважды: сначала в авансовом отчете, потом как поступление от поставщика. Вторая по частоте — отражение в расходах чеков без подтверждения производственного характера покупки: по чеку из продуктового магазина без пояснительной и служебной записки налоговая расход, скорее всего, не примет.
Еще одна проблема — нарушение сроков. Авансовый отчет сотрудник обязан представить в установленный в организации срок после израсходования аванса, а новый аванс нельзя выдавать, пока сотрудник не отчитался по предыдущему. Контролируйте это через ОСВ по счету 71.
Частые вопросы
Можно ли забить в 1С чек без ИНН продавца?
Да, если чек подтверждает подотчетный расход сотрудника — в авансовом отчете поставщика можно указать произвольным наименованием или завести обобщенного контрагента для розничных покупок. Но для вычета НДС и поступления товаров от поставщика полные реквизиты обязательны.
Что делать, если чек выцвел и не читается?
Термобумага выцветает быстро, поэтому чеки на значимые суммы стоит сразу копировать или сканировать. Если чек уже нечитаем, запросите у продавца дубликат — по данным фискального накопителя магазин может восстановить чек. Без читаемого документа расход обосновать сложно.
Как отразить чек, если сотрудник платил своей картой?
Так же, как при оплате наличными из подотчетных средств: через авансовый отчет. Организация затем компенсирует сотруднику потраченную сумму — через кассу или перечислением на карту. Основание компенсации — утвержденный авансовый отчет.
Нужно ли пробивать чеки сотрудника по датам покупки?
Дату чека указывайте фактическую — она важна для отнесения расхода к правильному периоду. Сам авансовый отчет датируется днем его утверждения. Если чек относится к прошлому кварталу, а отчет утвержден сейчас, расход обычно признается на дату утверждения отчета.
Можно ли загрузить чеки в 1С автоматически?
Да, существуют сервисы и расширения, которые распознают чеки по QR-коду или фото и создают документы в 1С. Их нужно подключать отдельно, а результат обязательно проверять: автоматическое распознавание иногда ошибается в суммах и реквизитах.
Что важно запомнить
Подотчетные чеки вводите через авансовый отчет, закупки у поставщика — через поступление, расход из кассы — через РКО. После ввода проверяйте ОСВ по счету 71, проводки и совпадение сумм с бумажными чеками. Не принимайте НДС к вычету по одному чеку без счета-фактуры и не допускайте двойного ввода одного документа.