Документы и Печать · 11 мин
Как вывести на печать документ в 1С
Как вывести печать документа в 1С: где найти кнопку «Печать», как выбрать форму, настроить параметры, сохранить в PDF и исправить типичные ошибки печати.
Печать документа в 1С — одна из самых частых операций: счета, накладные, акты, доверенности и приказы формируются из программы ежедневно. Во всех типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом, ERP) механизм устроен одинаково: документ открывается, выбирается печатная форма, выполняется предпросмотр и отправка на принтер или сохранение в файл.
Главное, что нужно понимать: печатная форма — это отдельный макет, привязанный к виду документа. Один и тот же документ «Реализация товаров и услуг» можно распечатать как накладную ТОРГ-12, счёт-фактуру, акт или универсальный передаточный документ (УПД). Поэтому задача сводится не к «нажать кнопку принтера», а к выбору правильной формы и проверке результата до отправки на бумагу.
Ниже разобран полный цикл: от открытия документа до сохранения в PDF, включая настройки страницы, печать без предпросмотра, массовую печать из списка и решение типовых проблем вроде обрезанных полей или пустых строк.
Где находится кнопка печати и какие бывают печатные формы
В интерфейсе «Такси», который используется во всех актуальных конфигурациях, кнопка «Печать» расположена на командной панели формы документа — обычно рядом с кнопками «Провести», «Записать» и «Ещё». Реже она вынесена в выпадающее меню «Ещё» → «Печать». В форме списка документов кнопка печати тоже доступна: она печатает все выделенные строки, что удобно для массового вывода.
При нажатии на стрелку рядом с кнопкой открывается список доступных печатных форм. Их состав зависит от вида документа и конфигурации. Например, для реализации это накладная ТОРГ-12, счёт-фактура, УПД, акт об оказании услуг, товарный чек; для кадрового приказа — унифицированная форма Т-1 или произвольный приказ. Если нужной формы в списке нет, возможны три причины: форма не предусмотрена конфигурацией, она подключена как внешняя печатная форма и не зарегистрирована, либо у пользователя нет прав.
Отдельно стоит упомянуть команду «Комплект печатных форм» — она позволяет одним действием сформировать сразу несколько документов (например, счёт + накладная + счёт-фактура) и отправить их на печать одним пакетом. Состав комплекта настраивается пользователем.
Базовый сценарий: печать одного документа
Стандартная последовательность одинакова для любого вида документа. Откройте журнал (например, «Продажи» → «Реализации (акты, накладные, УПД)»), найдите нужный документ и откройте его двойным щелчком. Убедитесь, что документ проведён: многие печатные формы, особенно регламентированные вроде счёта-фактуры, из непроведённого документа формируются с предупреждением или не формируются вовсе.
Нажмите «Печать» и выберите форму из списка. Программа откроет окно предпросмотра — табличный документ с заполненными данными. Внимательно проверьте номер, дату, наименование сторон, суммы и количество строк. Если всё верно, нажмите кнопку «Печать» на панели предпросмотра (значок принтера) или сочетание клавиш Ctrl+P, выберите принтер и подтвердите вывод.
- 1Откройте документ и убедитесь, что он проведён
- 2Нажмите «Печать» на командной панели и выберите нужную форму
- 3Проверьте данные в окне предпросмотра: номер, дату, суммы, реквизиты сторон
- 4Нажмите значок принтера или Ctrl+P, выберите принтер и число копий
- 5Подтвердите печать и заберите готовый лист из принтера
Настройка параметров печати: поля, ориентация, масштаб
Если документ обрезается по краям, переносится на второй лист или печатается мелко, проблема решается в настройках страницы. В окне предпросмотра откройте меню «Ещё» (или главное меню «Файл») → «Параметры страницы». Здесь задаются поля, ориентация (книжная или альбомная), масштаб и режим «вписать в страницу».
Для широких таблиц, например накладных на много колонок, полезна опция «Разместить не более чем на 1 странице в ширину». В диалоге печати также можно выбрать диапазон страниц, число копий и режим разборки по копиям. Учтите: изменённые параметры страницы сохраняются для конкретной печатной формы и при следующем открытии подставятся автоматически.
Если в форме есть колонтитулы или повторяющаяся шапка таблицы и они отображаются неправильно, это уже признак того, что макет дорабатывался под конкретную организацию — самостоятельно в пользовательском режиме это не исправить, потребуется настройка макета в конфигураторе или через механизм редактирования макетов, если конфигурация его поддерживает.
Как сохранить документ в PDF или Excel вместо печати
Часто документ нужен не на бумаге, а в электронном виде — для отправки контрагенту или архива. В окне предпросмотра нажмите «Файл» → «Сохранить» (или «Сохранить копию») и выберите формат: PDF, XLSX, MXL, ODS, HTML или TIFF. PDF — оптимальный вариант для отправки: он сохраняет внешний вид формы и не редактируется получателем.
В ряде конфигураций есть кнопка «Отправить» прямо в форме предпросмотра — она формирует письмо с вложением через встроенный почтовый клиент 1С, если он настроен. Это быстрее, чем сохранять файл и прикреплять его вручную в отдельной почтовой программе.
При сохранении в Excel учитывайте ограничение: табличный документ переносится с форматированием, но сложные объединённые ячейки и рамки могут отображаться иначе. Если файл нужен для дальнейшей обработки данных, а не для визуального соответствия, иногда удобнее сформировать отчёт или воспользоваться выгрузкой табличной части.
Массовая печать нескольких документов
Когда нужно распечатать пачку накладных за день или все счета за месяц, открывать каждый документ не требуется. В форме списка документов выделите нужные строки: с зажатой клавишей Ctrl — произвольные документы, с Shift — диапазон. Затем нажмите «Печать» на командной панели списка и выберите форму — программа сформирует единый табличный документ, где каждая печатная форма начинается с новой страницы.
Для регулярной массовой печати в типовых конфигурациях есть специальные обработки, например «Печать накладных и счетов-фактур» или групповая печать из журнала с отбором по периоду, контрагенту или ответственному. Они позволяют задать фильтр один раз и вывести весь пакет за несколько кликов.
При массовой печати из списка программа формирует один большой табличный документ. Если документов много (сотни), формирование может занять заметное время и потребовать значительной памяти. Разбивайте пакет на части по 50–100 документов — так надёжнее и проще контролировать результат.
Почему печать недоступна или форма выводится с ошибками
Самая частая причина отсутствия кнопки или нужной формы — недостаток прав. Если кнопка «Печать» неактивна или список форм пуст, обратитесь к администратору: ему нужно проверить роли пользователя и доступ к внешним печатным формам. Вторая типовая причина — непроведённый документ: часть форм формируется только по проведённым данным.
Если форма открывается, но в ней пустые поля или нули, проверьте заполненность самого документа: не указан договор, организация, ответственный, не заполнены подписанты в карточке организации. Многие печатные формы берут данные не только из документа, но и из справочников — реквизиты организации, подписи руководителя и главного бухгалтера, адреса. Пустое поле на бумаге почти всегда означает пустое поле в базе.
Отдельный случай — устаревшая внешняя печатная форма после обновления конфигурации. Признак: форма открывается с ошибкой «Поле объекта не обнаружено» или выводит данные не из тех колонок. Решение — обновить внешнюю печатную форму до версии, совместимой с текущим релизом, или вернуться к типовой форме.
Как проверить результат
Совпадают с номером и датой документа в базе
Номер отличается или отсутствует — документ не проведён либо изменён после формирования
Актуальные наименование, ИНН, адрес, банковские данные
Пустые поля или устаревшие реквизиты — нужно править справочники
Сумма по строкам сходится с итогом документа, сумма прописью присутствует
Расхождения или пустая сумма прописью — ошибка заполнения или макета
Все колонки влезают в ширину листа, ничего не обрезано
Часть таблицы переносится на второй лист — настроить масштаб или ориентацию
Когда нужна доработка, а не настройка
Пользовательскими средствами можно изменить параметры страницы, выбрать форму и состав комплекта. Но если требуется изменить сам макет — добавить логотип, дополнительную колонку, строку со скидкой или подпись по электронной подписи — это уже задача для специалиста по 1С. В типовых конфигурациях часть таких правок выполняется через механизм «Изменение макета печатной формы» (в форме предпросмотра: «Ещё» → «Изменить макет»), если он включён администратором.
При самостоятельной правке макета помните о рисках: некорректное изменение областей и параметров может сломать формирование формы для всех пользователей. Перед правками сохраните копию макета, а доработки тестируйте на копии базы или хотя бы на одном пробном документе.
Что важно запомнить
Печать в 1С — это выбор печатной формы из проведённого документа, проверка предпросмотра и вывод на принтер или в PDF. Пустые поля лечатся заполнением справочников, обрезка — настройкой параметров страницы, отсутствие формы — правами или обновлением внешних печатных форм.
Частые вопросы о печати документов в 1С
Почему кнопка «Печать» неактивна или её нет в документе?
Чаще всего не хватает прав у пользователя либо документ не проведён. Проверьте статус проведения и попросите администратора проверить роли доступа. Также кнопка может быть скрыта в меню «Ещё».
Как распечатать документ без предпросмотра?
В большинстве конфигураций предпросмотр открывается всегда — это защита от ошибок. Быстрый путь: в окне предпросмотра сразу нажать Ctrl+P и Enter. Некоторые конфигурации позволяют настроить «быструю печать» на принтер по умолчанию через настройки печатных форм.
Можно ли вывести на печать сразу накладную и счёт-фактуру одним действием?
Да, через команду «Комплект печатных форм» или выбрав формирование нескольких форм из списка печати. Состав комплекта обычно настраивается в том же меню печати.
На форме не выводится подпись руководителя. Что проверить?
Подписи подставляются из данных об ответственных лицах организации. Откройте карточку организации и проверьте, что на дату документа указаны действующие руководитель и главный бухгалтер, а в документе выбрана правильная организация.
Как распечатать документ, если принтер не подключён к компьютеру?
Сохраните печатную форму в PDF через «Файл» → «Сохранить», перенесите файл на компьютер с принтером и распечатайте стандартными средствами. Либо используйте виртуальный принтер PDF, если он установлен в системе.
После обновления 1С печатная форма выдаёт ошибку. Что делать?
Если используется внешняя печатная форма — она устарела и несовместима с новым релизом: обновите её у разработчика или временно пользуйтесь типовой формой. Если ошибка в типовой форме — перезапустите программу, очистите кэш, а при повторении обратитесь к администратору.