Как вывести доверенность в 1С 8

Доверенность в 1С 8 оформляется как отдельный документ или печатная форма — в зависимости от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» это документ «Доверенность» в разделе покупок или продаж, в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» — аналогичный документ, привязанный к контрагенту и сотруднику. Во всех случаях результат один: заполненная печатная форма, которую можно вывести на принтер или сохранить в PDF.

Главная сложность обычно не в самой печати, а в корректном заполнении реквизитов: паспортных данных сотрудника, срока действия, перечня получаемых ценностей и реквизитов поставщика. Ошибки в этих полях делают доверенность недействительной на практике — склад поставщика просто не отпустит товар.

Ниже разобран полный цикл: где находится документ в типовых конфигурациях, как его заполнить, как вывести на печать, что делать, если форма не подходит, и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находится доверенность в типовых конфигурациях 1С

В «1С:Бухгалтерии 8.3» документ «Доверенность» расположен в разделе «Покупки» → «Доверенности». Если доверенность выдаётся для получения ценностей по документу поступления или счёту на оплату, её удобно создать на основании этого документа: откройте счёт или поступление и используйте кнопку «Создать на основании». Тогда поставщик и перечень ценностей подставятся автоматически.

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» доверенности находятся в разделе «Закупки» → «Доверенности на получение ТМЦ». Там документ называется «Доверенность на получение товаров» и имеет более развёрнутую табличную часть с привязкой к заказу поставщику или накладной.

В «1С:Зарплате и управлении персоналом» отдельного документа «Доверенность» нет — там оформляются только кадровые документы. Если доверенность нужна для получения ценностей, она создаётся в учётной программе (Бухгалтерии, УТ, ERP), а сотрудник подтягивается из справочника физических лиц.

Как создать и заполнить доверенность пошагово

Откройте список доверенностей и нажмите «Создать». Форма документа в типовых конфигурациях содержит шапку с реквизитами и табличную часть с перечнем получаемых ценностей. Заполните поля последовательно, сверху вниз — так программа корректно подставит связанные данные.

Ключевые поля: организация (от чьего имени выдаётся доверенность), контрагент-поставщик, сотрудник (физическое лицо, которому выдана доверенность), срок действия и документ-основание (счёт, договор или заказ). Паспортные данные сотрудника подтягиваются из карточки физического лица — если они не заполнены, программа выведет пустую строку в печатной форме.

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать» (или создайте на основании счёта/поступления)
2. 2
   Выберите организацию и контрагента-поставщика
3. 3
   Укажите сотрудника и проверьте его паспортные данные в карточке физлица
4. 4
   Задайте срок действия доверенности и реквизиты документа-основания
5. 5
   Заполните табличную часть: наименования и количество получаемых ценностей
6. 6
   Запишите документ и нажмите «Печать» → «Доверенность»
7. 7
   Проверьте предпросмотр и отправьте на принтер или сохраните в PDF

Заполнение табличной части

В табличной части укажите наименования товарно-материальных ценностей так, как они записаны в документах поставщика, — расхождения в формулировках частая причина отказа в отпуске товара. Если доверенность создана на основании счёта или заказа, строки заполнятся автоматически, но проверьте единицы измерения и количество.

Допустимо указывать ценности обобщённо («материалы по счёту №… от …»), если поставщик принимает такую форму. Уточните требования склада заранее: одни контрагенты требуют построчного перечня, другим достаточно ссылки на счёт.

Как вывести доверенность на печать

После записи документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы и выберите «Доверенность». Откроется предварительный просмотр табличного документа. Проверьте все поля: ФИО и паспортные данные сотрудника, наименование организации, срок действия, перечень ценностей, подписи руководителя и главного бухгалтера.

Из окна предпросмотра документ можно отправить на принтер (Ctrl+P), сохранить в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить как», либо отправить по электронной почте кнопкой с конвертом. Для отправки по почте в 1С должна быть настроена учётная запись электронной почты в разделе администрирования.

Если нужно напечатать сразу несколько доверенностей, откройте список документов, выделите нужные строки (с зажатой Ctrl) и нажмите «Печать» — программа сформирует печатные формы для всех выбранных документов пакетно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Паспортные данные сотрудника в печатной форме

Норма

Серия, номер, кем и когда выдан — заполнены полностью

Тревожный признак

Пустые строки или надпись об отсутствии данных

Срок действия

Норма

Дата окончания позже даты получения ценностей

Тревожный признак

Срок истёк или дата окончания раньше даты выдачи

Перечень ценностей

Норма

Наименования совпадают с документами поставщика

Тревожный признак

Пустая табличная часть или расхождения в названиях

Подписи и реквизиты организации

Норма

Руководитель и главбух подставлены, ИНН и наименование верны

Тревожный признак

Пустые поля подписантов или устаревшие реквизиты

Настройка и изменение печатной формы

Типовая печатная форма доверенности в 1С соответствует общепринятому шаблону, но организации вправе использовать собственную форму, если она содержит обязательные реквизиты. Для незначительных правок — например, добавления логотипа или изменения шапки — используйте механизм внешних печатных форм: «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки».

Создание внешней печатной формы требует навыков работы в конфигураторе и макетах табличных документов. Если таких навыков нет, безопасный вариант — выгрузить печатную форму в Excel или Word из предпросмотра и отредактировать её там для разового использования. Для постоянного применения изменённой формы привлеките специалиста по 1С.

Доверенность в разных конфигурациях: отличия

Логика документа в конфигурациях схожа, но расположение и состав полей различаются. В таблице ниже — основные отличия по типовым решениям.

В нетиповых и отраслевых конфигурациях расположение документа может отличаться. Используйте поиск по меню «Все функции» (если включён) или строку поиска в панели навигации: введите «доверенность» — программа покажет соответствующий документ.

Если доверенности оформляются регулярно одним и тем же сотрудникам одним поставщикам, сохраняйте заполненный документ как шаблон (кнопка «Ещё» → «Сохранить как шаблон» в ряде конфигураций) или просто копируйте предыдущий документ клавишей F9 — это сокращает время оформления до полуминуты.

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего проблемы возникают не с печатью, а с содержимым. Пустые паспортные данные означают, что в карточке физического лица не заполнен документ, удостоверяющий личность: откройте справочник «Физические лица», найдите сотрудника и заполните данные паспорта на соответствующей вкладке. После этого перезаполните доверенность или перевыберите сотрудника в документе.

Вторая частая ситуация — в печатной форме отсутствуют подписи руководителя или главного бухгалтера. Эти данные берутся из сведений об организации и ответственных лицах. Проверьте карточку организации: раздел «Подписи» или «Ответственные лица» должен содержать действующие записи на дату доверенности.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Самостоятельно в типовой конфигурации безопасно выполнять: создание и заполнение документа, печать, сохранение в PDF, настройку видимости разделов и регистрацию внешних печатных форм через стандартный механизм. Эти операции не затрагивают структуру данных и легко отменяются.

К специалисту по 1С стоит обращаться, если требуется: разработка собственной печатной формы с нуля, доработка документа (добавление реквизитов, автоматическая нумерация по своим правилам), интеграция с электронным документооборотом или исправление ошибок после неудачной правки конфигурации. Перед любыми доработками сделайте резервную копию базы.

Частые вопросы

Можно ли распечатать доверенность без документа-основания?

Да. Документ «Доверенность» можно создать напрямую из списка доверенностей без счёта или заказа — просто заполните контрагента и табличную часть вручную. Основание нужно для автозаполнения и прослеживаемости, но не является обязательным.

Почему в печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?

Данные берутся из карточки физического лица в справочнике «Физические лица». Откройте карточку, заполните документ, удостоверяющий личность (серия, номер, кем и когда выдан), затем перевыберите сотрудника в доверенности и сформируйте печатную форму заново.

Как напечатать сразу несколько доверенностей?

В списке документов выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl или Shift и нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка. 1С сформирует печатные формы для всех выбранных документов в одном окне предпросмотра.

Можно ли сохранить доверенность в PDF и отправить по почте?

Да. В окне предварительного просмотра используйте «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат PDF. Для отправки прямо из 1С нажмите кнопку отправки по почте — предварительно в разделе администрирования должна быть настроена учётная запись электронной почты организации.

Что делать, если пункта «Доверенности» нет в меню?

Проверьте три вещи: права пользователя (нужна роль с доступом к документам доверенностей), настройки видимости разделов в панели навигации и наличие документа через поиск в меню «Все функции». В нетиповых конфигурациях документ может называться иначе или находиться в другом разделе.

Обязательна ли унифицированная форма доверенности?

Нет, организация вправе использовать собственную форму, если в ней присутствуют обязательные реквизиты: наименование и реквизиты организации, данные доверенного лица, перечень полномочий и ценностей, срок действия, дата выдачи и подписи. Типовая форма 1С эти требования учитывает, но её можно заменить внешней печатной формой.