Документы и Печать · 10 мин
Как вывести документ из 1С: печать, сохранение и выгрузка
Пошаговая инструкция по выводу документов из 1С: печать на принтер, сохранение в PDF и Excel, выгрузка в файл и передача контрагентам.
Вывести документ из 1С можно несколькими способами: распечатать на принтере, сохранить в PDF или Excel, выгрузить в файл обмена или отправить контрагенту напрямую из программы. Выбор зависит от задачи: для подписания бумажного оригинала нужна печать, для отправки по email — PDF, для передачи в другую базу — выгрузка в формате обмена.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:ЗУП) механика вывода устроена одинаково: документ открывается из журнала, а нужное действие выбирается через кнопку «Печать» или «Ещё». Отличия касаются в основном состава печатных форм и доступных форматов сохранения.
Ниже разобраны все основные сценарии: от печати одного документа до пакетной выгрузки и обмена между базами, а также типичные ошибки и способы проверить результат.
Как распечатать документ на принтере
Откройте нужный документ из журнала (например, «Продажи → Реализация (акты, накладные)») двойным щелчком. В командной панели формы нажмите кнопку «Печать» — программа покажет список доступных печатных форм: накладная, счёт-фактура, ТОРГ-12, УПД и другие, если они предусмотрены конфигурацией.
После выбора формы откроется окно предварительного просмотра. Проверьте, что все данные на месте: реквизиты организации, номер и дата, табличная часть, подписи. Печать запускается кнопкой с изображением принтера или сочетанием клавиш Ctrl+P. В диалоге печати выберите принтер, количество копий и диапазон страниц.
Если нужно распечатать сразу несколько документов, в журнале выделите их с зажатой клавишей Ctrl, нажмите «Печать» и выберите форму — программа сформирует один общий комплект и отправит его на принтер за один раз.
- 1Откройте документ из журнала двойным щелчком
- 2Нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму
- 3Проверьте данные в окне предпросмотра
- 4Нажмите Ctrl+P, выберите принтер и число копий
- 5Сверьте бумажный экземпляр с экраном: номер, суммы, подписи
Как сохранить документ в PDF, Excel или Word
Сохранение в электронный вид нужно, когда документ отправляется контрагенту по email или выгружается в электронный архив. Сформируйте печатную форму через кнопку «Печать», затем в окне табличного документа откройте «Файл → Сохранить» или «Файл → Сохранить как» и выберите формат.
Доступные форматы зависят от версии платформы: чаще всего это PDF, MXL (родной формат 1С), XLSX, HTML, TXT, а в новых релизах — ODS. Для отправки контрагенту оптимален PDF: он не редактируется случайно и одинаково отображается у получателя. Excel удобен, когда получатель должен обработать данные, например сверить позиции накладной.
Во многих типовых конфигурациях есть команда «Отправить по электронной почте» прямо из формы документа — программа сама сформирует PDF и прикрепит его к письму. Для этого должна быть настроена учётная запись почты в разделе администрирования.
Сравнение форматов сохранения
Для отправки контрагентам и архива. Не редактируется, выглядит одинаково везде. Не подходит, если получателю нужно обрабатывать данные
Для обработки данных получателем: сверки, расчёты, импорт. Структуру можно случайно изменить
Родной формат 1С, открывается только в программах 1С. Подходит для передачи между сотрудниками с 1С
Для публикации или просмотра в браузере. Может искажать сложную вёрстку печатных форм
Как выгрузить документ в файл для другой базы
Печатная форма не переносит данные — она нужна человеку. Если документ должен попасть в другую базу 1С (например, из управленческой в бухгалтерскую), используется выгрузка данных. В типовых конфигурациях для этого есть команда «Выгрузить документ» в меню «Ещё» либо обработка «Выгрузка и загрузка данных XML».
Для регулярного обмена между типовыми базами правильнее настроить синхронизацию данных (раздел «Администрирование → Синхронизация данных»): программа сама будет переносить документы по расписанию, а не по одному вручную. Разовая выгрузка оправдана при передаче нескольких документов или при работе с самописной конфигурацией.
При выгрузке учитывайте, что вместе с документом должны перенестись связанные объекты: контрагенты, номенклатура, договоры. Если в базе-приёмнике этих элементов нет, загрузка создаст их по данным из файла, а при несовпадении реквизитов возможны дубли.
Как отправить документ по ЭДО
Если с контрагентом настроен электронный документооборот, бумажная печать вообще не нужна: юридически значимый документ передаётся через оператора ЭДО. В типовых конфигурациях команда называется «Отправить по ЭДО» или находится в подменю «ЭДО» формы документа.
Перед отправкой программа сформирует электронный документ по утверждённому формату (например, УПД в формате ФНС) и предложит подписать его электронной подписью. Статус отправки отслеживается в журнале обмена электронными документами: «Отправлен», «Доставлен», «Подтверждён получателем».
ЭДО требует действующей настройки: подключённого оператора, действующего сертификата подписи и приглашения контрагента к обмену. Если контрагент не подключён к ЭДО, документ придётся выводить классическим способом — PDF по почте или бумага.
Как вывести документ из 1С:ЗУП и других специализированных конфигураций
В 1С:Зарплата и управление персоналом вывод кадровых документов (приказы о приёме, отпусках, увольнении) работает по той же схеме: открыть документ → «Печать» → выбрать форму, например Т-1, Т-6 или Т-8. Особенность в том, что часть форм доступна только после проведения документа, а некоторые справки формируются из карточки сотрудника, а не из журнала документов.
В 1С:Рознице и 1С:Управление торговлей для ценников, этикеток и чеков используются отдельные механизмы: «Печать этикеток и ценников» и подключение принтеров этикеток через драйверы оборудования. Обычная офисная печать там не подойдёт — нужна настройка торгового оборудования.
Как выбрать способ вывода
Частые ошибки при выводе документов
Самая распространённая проблема — в списке печатных форм нет нужной. Причины: документ не проведён (часть форм доступна только для проведённых), у пользователя не хватает прав, либо форма добавлена как внешняя печатная форма и не подключена в текущей базе. Проверьте статус документа и раздел «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки».
Вторая типичная ситуация — при сохранении в Excel «разваливается» вёрстка: съезжают колонки, пропадают объединённые ячейки. Это ограничение конвертации табличных документов; для передачи внешнему получателю надёжнее PDF, а Excel использовать только для внутренней обработки.
Как проверить, что документ выведен корректно
После печати сверьте бумажный экземпляр с документом в программе: номер и дата, наименование сторон, итоговая сумма, количество позиций. Особое внимание — подписывающим лицам: они должны совпадать с данными, указанными в карточке организации.
После сохранения в PDF откройте полученный файл и убедитесь, что все страницы на месте и текст не обрезан по краям. После выгрузки в другую базу проверьте документ в приёмнике: проведён ли он, совпадают ли суммы и заполнены ли ссылки на контрагента и договор.
Как проверить результат
Номер, дата, суммы и подписи совпадают с документом в базе
Пустые поля, старый номер, отсутствует подписант
Открывается, все страницы читаемы, вёрстка не обрезана
Пустой файл, обрезанные колонки, нечитаемый шрифт
Документ проведён, контрагент и договор заполнены без дублей
Документ не проведён, появились дубли контрагентов
Ответы на частые вопросы
Почему кнопка «Печать» неактивна или список форм пуст?
Чаще всего документ не проведён или у пользователя нет прав на печать. Проверьте статус документа и обратитесь к администратору для настройки ролей. Также внешние печатные формы могут быть не подключены в разделе «Печатные формы, отчёты и обработки».
Можно ли распечатать документ, не открывая его?
Да. В журнале документов выделите одну или несколько строк и нажмите «Печать» в командной панели журнала — программа сформирует формы для всех выделенных документов и отправит их на печать одним комплектом.
Как изменить макет печатной формы, если стандартный не подходит?
Если включён режим редактирования макетов, форму можно поправить прямо в окне предпросмотра через «Ещё → Изменить макет». Для сложных доработок (новые поля, логотип, другая структура) потребуется изменение макета в конфигураторе или подключение внешней печатной формы — это работа для специалиста по 1С.
Что делать, если при печати текст не помещается на страницу?
В окне предварительного просмотра настройте масштаб, ориентацию листа и поля через параметры страницы. Также помогает включение автомасштаба или перенос табличной части на отдельный лист.
Можно ли выгрузить сразу все документы за период?
Да, через обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» с отбором по периоду и видам документов, либо настроив план обмена. Для бухгалтерских документов также есть выгрузка в форматах для налоговых органов и программ отчётности.
PDF из 1С получается слишком большим по размеру. Что делать?
Размер растёт из-за встроенных шрифтов и логотипов высокого разрешения. Уберите из макета тяжёлые изображения или сохраните документ в Excel и конвертируйте в PDF сторонними средствами с настройкой сжатия.
Что важно запомнить
Вывод документа из 1С начинается с кнопки «Печать»: дальше форму можно распечатать, сохранить в PDF или Excel, отправить по почте или по ЭДО. Для передачи в другую базу используйте выгрузку данных, а перед массовой загрузкой обязательно делайте резервную копию приёмника.