Документы и Печать · 12 мин
Как вывести акты сверок в 1С
Как сформировать и вывести акт сверки взаиморасчётов в 1С:Бухгалтерии 8.3 и Управлении торговлей. Настройка, печать, подписание ЭДО, типичные ошибки и проверка расхождений.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, которым две организации подтверждают состояние взаимных задолженностей на определённую дату. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 8.3, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) он формируется автоматически на основании проведённых документов поступления, реализации и оплаты, поэтому ручной подсчёт оборотов не требуется.
Чтобы акт сверки отражал реальное положение дел, важны два условия: все документы по контрагенту должны быть проведены в базе, а расчёты — корректно разнесены по договорам и счетам учёта. Если в базе есть непроведённые реализации или оплата «повисла» на авансах, акт покажет расхождения, которых нет у контрагента, и сверка затянется.
Ниже разобраны способы вывести акт сверки в разных конфигурациях, настройка периода и договоров, вывод на печать и в файл, отправка контрагенту через ЭДО, а также типичные ошибки, из-за которых данные в акте не совпадают с учётом второй стороны.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ «Акт сверки расчётов с контрагентом» доступен сразу из нескольких мест: раздел «Покупки» → «Акты сверки расчётов», раздел «Продажи» → «Акты сверки расчётов», а также из карточки контрагента — кнопка «Акт сверки» в панели действий. Все пути ведут к одному и тому же документу, различается только удобство входа.
В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации акт сверки находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Сверка взаиморасчётов» / «Акты сверки расчётов». В некоторых версиях документ называется «Сверка взаиморасчётов с контрагентом» и дополнительно позволяет ввести данные контрагента для автоматического сравнения с вашими.
Если в меню нужного пункта нет, проверьте права пользователя и видимость команд: в Бухгалтерии откройте «Главное меню» → «Все функции» и найдите документ «Акт сверки расчётов с контрагентом» в списке документов. Отсутствие пункта в интерфейсе чаще всего означает ограничение прав, а не отсутствие функциональности.
Как сформировать акт сверки в 1С:Бухгалтерия 8.3
Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчётов» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию (если в базе их несколько), контрагента и период сверки — даты «с» и «по». Период обычно соответствует кварталу, полугодию или году, но может быть любым, если стороны договорились о конкретных датах.
На закладке «По данным организации» нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учёта». Программа соберёт обороты по счетам расчётов (60, 62, 76 и другим, указанным в настройках документа) и выведет таблицу: дата, документ, операция, дебет, кредит. Внизу автоматически рассчитается сальдо на начало и конец периода.
Если с контрагентом несколько договоров, на закладке «Договоры» отметьте нужные или оставьте все — тогда акт сформируется сводно. На закладке «Счета учёта расчётов» можно скорректировать перечень счетов: например, исключить счёт 76.АВ (НДС с авансов), чтобы технические обороты не попадали в акт. После заполнения проведите документ — он не делает проводок, но фиксирует факт сверки в базе.
- 1Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчётов» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и период сверки
- 3На закладке «Договоры» отметьте нужные договоры или оставьте все
- 4Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учёта»
- 5Проверьте сальдо на начало и конец периода, при необходимости скорректируйте счета учёта
- 6Проведите документ и выведите его на печать кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчётов»
Формирование акта в Управлении торговлей 11 и ERP
В УТ 11 и КА 2 документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе «Продажи» → «Сверки взаиморасчётов» (для поставщиков — в разделе «Закупки»). Создайте документ, укажите партнёра, контрагента и период, затем нажмите «Заполнить» → «По данным организации». Табличная часть заполнится документами реализации, поступления, оплат и возвратов.
Особенность УТ 11 — возможность ввести данные контрагента в отдельную таблицу (закладка «Данные контрагента») вручную или загрузкой из файла. После этого программа автоматически сопоставит строки и подсветит расхождения количественно и суммово. Это удобно, когда контрагент прислал свой вариант акта в Excel: не нужно сличать документы глазами.
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». Если статус документа установлен «Сверено», в печатной форме появится отметка о согласовании. Учтите, что в УТ расчёты ведутся в разрезе заказов и накладных, поэтому перед сверкой убедитесь, что задолженность корректно распределена по объектам расчётов — иначе акт покажет верную итоговую сумму, но детализация будет отличаться от учёта контрагента.
Сравнение вариантов
Акт строится по счетам бухгалтерского учёта (60, 62, 76). Подходит для сверки сальдо и проводок, но детализация по заказам отсутствует.
Акт строится по документам расчётов, есть ввод данных контрагента и автоматическое сравнение. Подходит для детальной сверки по накладным и заказам.
Документ «Акт сверки взаиморасчётов» формируется по регистрам взаиморасчётов. Функциональность проще, ввод данных контрагента только вручную.
Вывод акта на печать и в файл
После заполнения и проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Акт сверки расчётов». Откроется предварительный просмотр табличного документа. Здесь можно сразу отправить акт на принтер либо сохранить в файл: кнопка «Сохранить» в панели табличного документа позволяет выбрать формат PDF, Excel (MXL, XLSX) или HTML.
Для отправки контрагенту чаще всего используют PDF — он сохраняет оформление и не редактируется. Если контрагент просит акт в Excel для загрузки в свою базу, сохраните в формате XLSX: структура таблицы сохранится, и бухгалтер второй стороны сможет обработать её формулами или загрузить в свою 1С.
Обратите внимание на подписантов: в печатную форму подставляются данные ответственных лиц организации из её карточки. Если подписывает не директор, а уполномоченное лицо, проверьте, что в карточке организации заполнены поля с доверенностью или замените подписанта вручную в макете перед печатью.
Отправка акта сверки через ЭДО
Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (Диадок, СБИС, оператор через встроенный сервис 1С-ЭДО), акт сверки можно отправить прямо из базы. В Бухгалтерии 8.3 в документе акта появится команда «ЭДО» → «Отправить документ контрагенту» либо акт включается в пакет вместе с другими документами.
Для неформализованных документов, к которым относится акт сверки, ЭДО передаёт файл PDF с подписью. Контрагент получает документ, подписывает его своей электронной подписью, и акт возвращается вам со статусом «Подписан обеими сторонами». Такой документ имеет юридическую силу наравне с бумажным.
Если ЭДО не настроен, распечатанный акт подписывается в двух экземплярах и передаётся контрагенту почтой или с курьером. В этом случае зафиксируйте отправку: номер письма или акта передачи укажите в комментарии к документу в 1С, чтобы при повторной сверке было видно, какая версия акта ушла контрагенту.
Перед массовой рассылкой актов по итогам года сформируйте сначала отчёт «Анализ субконто» или оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 62 в разрезе контрагентов. Так вы заранее увидите нулевые и сомнительные сальдо и не будете отправлять акты тем, с кем расчёты закрыты, — это сэкономит время обеих сторон.
Проверка результата и типичные расхождения
Первый контроль — сравните сальдо в акте с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60 и 62 по этому контрагенту на ту же дату. Суммы должны совпасть до копейки. Если акт показывает одно сальдо, а ОСВ другое, чаще всего в настройках акта не отмечен какой-то счёт расчётов (например, 76.05 или счёт расчётов по претензиям) либо выбран неполный перечень договоров.
Типичные причины расхождений с данными контрагента: непроведённые или помеченные на удаление документы, оплата, разнесённая на другой договор, документы, введённые задним числом после формирования акта, и разница в датах признания операций (вы отразили отгрузку в декабре, покупатель — в январе по дате получения). Последний случай — нормальная временная разница, её фиксируют в акте отдельной строкой «непроведённые/неотражённые документы».
Если контрагент вернул акт с расхождениями, не редактируйте уже проведённый документ задним числом без необходимости. Создайте новый акт на новую дату после исправления учёта — так сохранится история сверок и не сломаются данные прошлых периодов.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Разница — проверьте перечень счетов и договоров в акте
Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют
Отсутствуют документы — ищите непроведённые или отбор по договору
Равно конечному сальдо предыдущего акта сверки
Скачок сальдо — в прошлом периоде ввели документы задним числом
Указаны действующие уполномоченные лица
Устаревший директор или пустые поля — обновите карточку организации
Частые ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — формирование акта до завершения ввода всех документов периода. Бухгалтер высылает акт, затем вводит опоздавшую накладную, и сальдо «уезжает». Правило простое: сначала закрывается период по контрагенту (все поступления, реализации, оплаты, корректировки), потом формируется акт.
Вторая ошибка — сверка сводно по контрагенту при нескольких договорах с разными условиями. Итоговое сальдо сойдётся, но контрагент не сможет сопоставить суммы со своими договорами и вернёт акт на доработку. Формируйте отдельные акты по каждому договору, если стороны ведут учёт в таком же разрезе.
Ограничение типовых конфигураций: акт сверки строится только по данным вашей базы и не «знает», что отразил контрагент. Автоматическое сравнение с данными второй стороны доступно только в УТ 11/КА/ERP через ввод данных контрагента или через ЭДО, когда контрагент присылает свой файл. В Бухгалтерии сличение выполняется вручную.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
В типовой Бухгалтерии 8.3 массового формирования нет — акт создаётся по каждому контрагенту отдельно. Для массовой рассылки используют внешние обработки или доработку, которые формируют акты пакетом по списку контрагентов с ненулевым сальдо. В УТ 11 и ERP часть задачи решается через регламентные задания и рассылку отчётов.
Почему в акте не отражается какой-то документ оплаты?
Чаще всего документ не проведён, помечен на удаление или относится к другому договору/счёту учёта, который не отмечен в настройках акта. Проверьте закладки «Договоры» и «Счета учёта расчётов» в акте, а также сам документ оплаты — контрагент и договор в нём должны совпадать с параметрами сверки.
Как вывести акт сверки за прошлый год, если период закрыт?
Документ «Акт сверки» не делает проводок, поэтому его можно создать любой датой, даже в закрытом периоде. Ограничение может возникнуть только из-за даты запрета изменения данных — тогда попросите администратора временно разрешить документы этого вида или создайте акт текущей датой, указав период сверки за прошлый год.
Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?
Да, если он подписан обеими сторонами — на бумаге или квалифицированной электронной подписью через ЭДО. Унифицированной формы акта законодательство не устанавливает, поэтому типовой макет 1С допустим. Подписанный акт подтверждает признание задолженности и прерывает течение срока исковой давности.
Что делать, если контрагент прислал свой акт и суммы не совпадают?
Сначала сличите таблицы построчно: найдите документы, которые есть у одной стороны и отсутствуют у другой. Типовые причины — разница дат отражения, неотражённые оплаты, корректировки и возвраты. В УТ 11/ERP введите данные контрагента в документ сверки для автоматического сравнения. Зафиксируйте выявленные разницы в акте отдельным разделом и согласуйте их письменно.
Можно ли изменить печатную форму акта под требования контрагента?
Да. Простые правки (логотип, дополнительные реквизиты, текст) делаются через механизм внешних печатных форм без изменения конфигурации. Существенная переработка макета потребует доработки программистом. Перед изменением согласуйте форму с контрагентом — стороны должны принять одинаковый вид документа.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется автоматически по данным учёта: создайте документ, укажите контрагента, период и договоры, нажмите «Заполнить» и выведите печатную форму. Перед отправкой сверьте сальдо с ОСВ по счетам 60/62, проверьте состав документов и подписантов. Расхождения с контрагентом устраняйте построчным сличением, а исправленный акт оформляйте новым документом, не редактируя старый.