Документы и Печать · 10 мин
Как вывести акт сверки в 1С Бухгалтерия
Как сформировать акт сверки взаиморасчётов в 1С Бухгалтерия 8.3: настройки, заполнение по данным учёта, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на конкретную дату. В 1С Бухгалтерия 8.3 он формируется автоматически по данным учёта: программа собирает все документы отгрузки, поступления и оплаты по выбранному контрагенту за указанный период и выводит сальдо. Вам остаётся проверить корректность данных и распечатать или отправить документ контрагенту.
Стандартный путь к документу одинаков в большинстве конфигураций: раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов» (иногда пункт называется «Сверка взаиморасчетов»). Документ можно создать с нуля или сформировать на основании договора с контрагентом. Ниже разобран полный цикл работы: от создания акта до исправления расхождений.
Перед формированием акта убедитесь, что в базе введены все первичные документы за сверяемый период и проведены платёжные поручения. Если часть документов не проведена, сальдо в акте будет неверным, и контрагент вернёт сверку с расхождениями.
Где находится акт сверки в 1С Бухгалтерия
Документ «Акт сверки взаиморасчётов» доступен сразу из нескольких разделов программы, что удобно в зависимости от роли контрагента. Для покупателей откройте раздел «Продажи» и найдите подраздел «Расчёты с контрагентами» — там будет пункт «Акты сверки расчетов». Для поставщиков аналогичный пункт находится в разделе «Покупки».
Если вы не нашли документ в меню, воспользуйтесь универсальным способом: откройте «Главное меню» → «Все функции» → «Документы» и найдите в списке «Акт сверки взаиморасчетов». Этот способ работает всегда, даже если интерфейс программы настроен индивидуально и часть пунктов скрыта.
Ещё один быстрый вариант — создать акт из карточки контрагента или договора. Откройте нужный договор, нажмите «Создать на основании» и выберите «Акт сверки взаиморасчетов». Программа автоматически подставит организацию, контрагента и договор — останется указать только период.
Как создать и заполнить акт сверки
Нажмите «Создать» в списке актов сверки. В открывшейся форме заполните ключевые поля: организацию (если в базе их несколько), контрагента и договор. Поле договора важно: если оставить его пустым, программа может собрать данные по всем договорам контрагента, что не всегда нужно — например, при расчётах в разных валютах или по разным проектам.
Укажите период сверки в полях «с» и «по». Обычно сверяют квартал, полугодие или год, но период может быть любым. Обратите внимание на дату окончания: акт формируется по состоянию на конец указанного дня, поэтому документы, проведённые позже, в выборку не попадут.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» → «По данным учёта» (в некоторых версиях — «Заполнить по данным организации»). Программа соберёт все проведённые документы: реализации, поступления, счета-фактуры, платёжные поручения, корректировки — и сформирует табличную часть с оборотами и сальдо.
- 1Откройте «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3Нажмите «Заполнить» → «По данным учёта» и дождитесь формирования таблицы
- 4Проверьте сальдо на конец периода и состав документов
- 5Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов»
Настройки формирования и табличная часть
В табличной части акта отображаются две колонки: «Дебет» и «Кредит» — с точки зрения вашей организации. Отгрузка покупателю увеличивает его задолженность (дебет), оплата от него — уменьшает (кредит). Для поставщика логика зеркальная. Проверьте, что каждая строка соответствует реальному документу: по двойному щелчку можно открыть исходную реализацию или платёжку.
В шапке документа доступны дополнительные настройки. Флажок «Разбить по договорам» полезен, когда с контрагентом несколько договоров и нужна детализация по каждому. Опция вывода счетов-фактур добавляет в акт строки по счетам-фактурам, что бывает важно для сверки НДС. Если сверка идёт по валютному договору, проверьте валюту документа — она подставляется из договора автоматически.
Поле «Представитель организации» и «Представитель контрагента» заполняются для печатной формы: данные подставляются из карточек ответственных лиц. Подпись на акте имеет значение — сверку обычно подписывает руководитель или главный бухгалтер, поэтому проверьте, что в печатную форму выводится правильное лицо.
Как вывести акт сверки на печать
После проверки данных нажмите «Провести» (или «Провести и закрыть»), затем кнопку «Печать» в командной панели документа. В списке печатных форм выберите «Акт сверки взаиморасчетов». Откроется предварительный просмотр: здесь можно масштабировать документ, проверить переносы строк и количество страниц.
Для отправки контрагенту в электронном виде используйте кнопку «Сохранить» в окне предпросмотра и выберите формат PDF — такой файл нельзя случайно изменить, и он одинаково отображается у получателя. Если ваша организация обменивается документами через ЭДО, акт можно отправить напрямую из 1С кнопкой «ЭДО», при условии что с контрагентом настроен электронный документооборот.
Если печатная форма не устраивает — например, нужно добавить колонку с номерами счетов или изменить шапку — доступна внешняя печатная форма. Её подключают через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Для разработки такой формы обычно привлекают специалиста по 1С.
Проверка сальдо и работа с расхождениями
Главный контрольный показатель — строка «Сальдо на конец периода» внизу акта. Сверьте его с данными бухгалтерского учёта: сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (60 для поставщиков, 62 для покупателей) по этому контрагенту и договору за тот же период. Суммы должны совпадать до копейки.
Если акт не сходится с ОСВ, причина почти всегда в одном из трёх: непроведённый документ, документ с неверной датой (попал в другой период) или ручная операция по счёту расчётов, которая не отображается в акте как документ. Операции, введённые вручную, в акт сверки выводятся, но без детализации первички — это частый источник вопросов от контрагента.
Когда контрагент присылает свою версию акта с расхождениями, сравните документы построчно. Типичные причины разногласий: оплата прошла в последний день периода и не дошла до получателя, разные даты отгрузки в учёте сторон, неучтённая корректировка или возврат. В акте предусмотрено поле «По данным контрагента» — его можно заполнить вручную, чтобы зафиксировать расхождение в самом документе.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Разница есть — ищите непроведённые или ручные документы
Все реализации и оплаты периода присутствуют
Документов не хватает или есть лишние строки
Все даты внутри периода сверки
Документ с датой за пределами периода попал в акт
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — сверка по всем договорам сразу, когда контрагент ожидает акт по конкретному договору. Валютные и рублёвые расчёты смешиваются, сальдо становится нечитаемым, и акт приходится переделывать. Всегда уточняйте, по какому договору запрошена сверка.
Вторая частая проблема — формирование акта до закрытия периода. Если бухгалтерия ещё вводит документы задним числом, акт, отправленный сегодня, завтра перестанет совпадать с учётом. Правильная последовательность: сначала завершить ввод первички за период, потом формировать сверку.
Ограничение стандартной сверки — она не заменяет инвентаризацию расчётов. Акт фиксирует документальное состояние расчётов, но не подтверждает реальность задолженности: для безнадёжных долгов и резервов требуется отдельная процедура инвентаризации с приказом и инвентаризационной описью.
Альтернативные способы сверки
Помимо документа «Акт сверки», для оперативной проверки расчётов используют отчёты. «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» показывает сальдо по контрагенту в разрезе договоров и документов расчётов. Отчёт «Анализ субконто» по виду субконто «Контрагенты» даёт похожую картину с гибкими отборами. Эти отчёты не имеют утверждённой печатной формы акта, но удобны для внутренней проверки перед сверкой.
Для массовой рассылки актов в конце квартала удобно создавать документы групповой обработкой или через рассылку отчётов, если она настроена. Это экономит время, когда контрагентов десятки, но требует предварительной проверки корректности данных по каждому из них.
Сравнение вариантов
Официальная печатная форма для подписания с контрагентом; требует проверки данных перед отправкой
Быстрая внутренняя проверка сальдо; не является документом для контрагента
Юридически значимый обмен без бумаги; работает только при настроенном ЭДО с контрагентом
Частые вопросы
Почему в акт сверки не попал документ оплаты?
Чаще всего платёжное поручение не проведено или проведено датой позже окончания периода сверки. Откройте список документов по контрагенту, проверьте статус проведения и дату. Также убедитесь, что в платёжке указан тот же договор, что и в акте.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Штатный документ создаётся по одному контрагенту. Для массовой сверки используют групповое создание документов через обработки или формируют ОСВ по счетам 60/62 с детализацией по контрагентам для внутреннего контроля.
Что делать, если сальдо в акте не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?
Проверьте три момента: наличие непроведённых документов, ручные операции по счетам расчётов и отбор по договору — в ОСВ могут попасть все договоры, а в акте указан один. Сформируйте ОСВ с отбором по тому же договору и сравните повторно.
Как изменить подписанта в печатной форме акта?
Подписант выводится из поля «Представитель организации» в документе. Измените его вручную перед печатью или настройте ответственных лиц организации в разделе «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи», чтобы данные подставлялись автоматически.
Можно ли отправить акт сверки контрагенту прямо из 1С?
Да, двумя способами: сохранить печатную форму в PDF и отправить по почте, либо использовать встроенный обмен электронными документами (кнопка «ЭДО»), если с контрагентом настроен электронный документооборот. Второй вариант даёт юридически значимый документ без бумажного оригинала.
Что важно запомнить
Акт сверки создаётся через «Продажи»/«Покупки» → «Акты сверки расчетов»: заполните контрагента, договор и период, нажмите «Заполнить по данным учёта», сверьте сальдо с ОСВ по счетам 60/62 и только после проверки выводите на печать или отправляйте через ЭДО.