Как вытащить акт сверки в 1С: пошаговая инструкция

Акт сверки взаиморасчётов в 1С формируется штатным документом «Акт сверки взаиморасчётов» (в «1С:Бухгалтерии 8») или отчётом «Акт сверки взаиморасчётов с контрагентом» в торговых конфигурациях. Документ собирает данные по счетам расчётов с контрагентом за выбранный период и показывает сальдо на начало, обороты по операциям и итоговую задолженность.

Перед формированием акта важно понимать: программа берёт данные из бухгалтерских или управленческих регистров, поэтому качество акта напрямую зависит от того, насколько полно и корректно внесены документы поступления, реализации и оплат. Если первичка в базе неполная, акт покажет не реальную задолженность, а «состояние учёта».

Ниже разобран порядок формирования акта в «1С:Бухгалтерии 8.3», особенности для «1С:Управление торговлей» и «1С:УНФ», способы проверки расхождений и типичные ошибки, из-за которых акт приходится переделывать.

Где в 1С находится акт сверки

В «1С:Бухгалтерии 8.3» документ расположен в двух местах: раздел «Покупки» → «Акты сверки взаиморасчётов» и раздел «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов». Это один и тот же журнал документов, просто доступный из разных подсистем для удобства. Если раздела не видно, проверьте настройку видимости команд в меню панели навигации раздела.

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексная автоматизация» акт сверки чаще формируется как отчёт: «Продажи» → «Отчёты по продажам» → «Акт сверки взаиморасчётов» либо через карточку клиента командой формирования печатной формы. В «1С:УНФ» документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе «Компания» или «Продажи» в зависимости от настроек интерфейса.

Как сформировать акт сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3

Откройте журнал «Акты сверки взаиморасчётов» и нажмите кнопку «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента и период сверки. Поле «Договор» заполняйте, если нужно сверить расчёты по конкретному договору; если оставить пустым, программа соберёт данные по всем договорам контрагента.

На вкладке «Счета учёта расчётов» программа по умолчанию подставляет стандартный набор счетов: 60, 62, 66, 67, 76 и другие. Проверьте этот список: если ваша методология учёта использует дополнительные счета (например, отдельные субсчета для авансов или расчётов в валюте), добавьте их вручную, иначе часть оборотов в акт не попадёт.

Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта». Табличная часть заполнится оборотами: по дебету — отгрузки и возвраты от покупателя, по кредиту — оплаты и поступления от поставщика. После заполнения проверьте сальдо на начало и конец периода — они отображаются в шапке таблицы и должны совпасть с оборотно-сальдовой ведомостью по этим же счетам.

1. 1
   Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов», нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   Проверьте список счетов учёта расчётов на соответствующей вкладке
4. 4
   Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта»
5. 5
   Сверьте сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60/62/76
6. 6
   Проведите документ и выведите печатную форму через кнопку «Печать»

Как распечатать, сохранить и отправить акт

После заполнения и проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Акт сверки взаиморасчётов». Программа сформирует табличный документ с реквизитами сторон, таблицей операций и итоговой задолженностью с расшифровкой «в пользу кого». Перед печатью проверьте, что в настройках печатной формы указаны корректные данные о представителях организации — они подтягиваются из карточки организации.

Для отправки контрагенту акт можно сохранить в PDF: в окне печатной формы выберите «Файл» → «Сохранить» или используйте кнопку «Отправить» → «По электронной почте», если в программе настроена учётная запись почты. При подключённом обмене электронными документами (ЭДО) акт можно отправить напрямую оператором ЭДО — тогда контрагент сможет подписать его электронной подписью, и документ получит юридическую силу без бумажного обмена.

Если контрагент просит акт «подписанный и скан», формируйте PDF сразу после печати из 1С и подписывайте его в электронном виде, если у сторон настроен ЭДО. Это исключает ситуацию, когда бумажная версия и данные в базе разошлись после последующих исправлений учёта.

Особенности формирования в УТ 11, КА и УНФ

В «1С:Управление торговлей 11» акт сверки строится как отчёт по регистрам взаиморасчётов, а не по бухгалтерским счетам. Откройте «Продажи» → «Отчёты по продажам» → «Акт сверки взаиморасчётов», укажите партнёра или контрагента, период и при необходимости детализацию — по документам расчётов или по заказам. Отчёт покажет долг по данным оперативного учёта, который может отличаться от бухгалтерского сальдо, если между подсистемами есть разрывы.

В «1С:УНФ» используйте документ «Сверка взаиморасчётов»: создайте его, укажите контрагента и период, табличная часть заполнится автоматически по кнопке «Заполнить». Удобная особенность УНФ — в акт можно включить данные контрагента о расчётах (вкладка для внесения «их» цифр), и программа автоматически покажет расхождения по строкам. Это ускоряет сверку, когда контрагент прислал свой вариант акта.

Как проверить акт перед отправкой контрагенту

Главный контрольный инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счёту (например, 62.01) с отбором по контрагенту за тот же период. Сформируйте её и сравните: сальдо на начало, суммы оборотов по дебету и кредиту и конечное сальдо должны до копейки совпасть с актом. Если цифры расходятся, акт заполнен не по всем счетам или в периоде есть непроведённые документы.

Дополнительно пройдите по строкам акта и убедитесь, что каждая операция подкреплена документом: реализацией, поступлением, платёжным поручением. Если в акте видны «лишние» суммы — проверьте, нет ли ручных операций по счетам расчётов, которые попали в выборку, но не относятся к данному контрагенту по смыслу договора.

Контрольные точки

Как проверить результат

Конечное сальдо в акте против ОСВ по счетам 60/62/76 с отбором по контрагенту

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Есть разница — не все счета включены в акт или есть непроведённые документы

Состав операций в табличной части

Норма

Каждая строка — это реальный документ реализации, поступления или оплаты

Тревожный признак

Присутствуют ручные операции или документы другого договора

Сальдо на начало периода

Норма

Совпадает с конечным сальдо предыдущего акта сверки

Тревожный признак

Начальное сальдо «прыгает» — в прошлых периодах делали исправления задним числом

Частые ошибки и как их исправить

Самая распространённая проблема — пустой акт при наличии оборотов. Причины: неверно выбрана организация или контрагент, период сверки не пересекается с датами документов, либо в базе несколько карточек одного контрагента (дубли), и документы заведены на другую карточку. Проверьте дубли через поиск по ИНН и при необходимости объедините карточки штатной обработкой.

Вторая типичная ситуация — акт не сходится с данными контрагента на фиксированную сумму. Обычно это незачтённый аванс, оплата, проведённая не по тому договору, или документ, введённый задним числом после прошлой сверки. Используйте отчёт «Анализ субконто» по контрагенту с детализацией по документам, чтобы найти расхождение построчно.

Что делать, если акт не сходится с данными контрагента

Запросите у контрагента его версию акта с расшифровкой по документам и сравните построчно. Расхождения почти всегда сводятся к нескольким типам: документ есть у вас, но отсутствует у них (не дошла накладная или платёж), документ есть у них, но не введён у вас, либо сумма/дата документа различается. Каждое расхождение фиксируйте и закрывайте первичным документом или исправлением.

Если расхождение накопилось за длительный период, сверяйтесь поэтапно: сначала найдите период, где сальдо сходится, и двигайтесь вперёд кварталами. Это существенно быстрее, чем искать ошибку сразу за год. После согласования итогов сформируйте финальный акт, подпишите его обеими сторонами — он станет базой для дальнейших сверок и при необходимости доказательством задолженности.

Частые вопросы

Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?

Штатного массового формирования в типовой «1С:Бухгалтерии» нет — акт создаётся по одному контрагенту. Для массовой рассылки используют внешние обработки или доработки. Альтернатива — сформировать ОСВ по счетам расчётов по всем контрагентам, чтобы определить, с кем сверка вообще нужна, и формировать акты точечно.

Почему в акте сверки пусто, хотя документы по контрагенту есть?

Проверьте три вещи: совпадает ли организация в акте с организацией в документах, не заведён ли контрагент дубликатом (поищите по ИНН), и проведены ли сами документы. Также убедитесь, что счета, на которых отражены расчёты, включены в список на вкладке «Счета учёта расчётов».

Как включить в акт сверки данные контрагента для сравнения?

В «1С:Бухгалтерии» табличная часть акта позволяет вручную ввести суммы «по данным контрагента» рядом с данными вашего учёта — тогда печатная форма покажет обе колонки и расхождения. В «1С:УНФ» для этого есть отдельная вкладка в документе «Сверка взаиморасчётов», где расхождения подсвечиваются автоматически.

Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?

Акт сверки не является первичным учётным документом, но подписанный обеими сторонами акт признаётся судами доказательством задолженности и может прерывать срок исковой давности. Для юридической силы акт должны подписать уполномоченные лица обеих сторон — на бумаге или электронной подписью через ЭДО.

Как выгрузить акт сверки в Excel?

Откройте печатную форму акта, затем используйте «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат «Лист Microsoft Excel». Табличный документ сохранится с сохранением структуры строк и колонок. Учтите, что формулы в таком файле не пересчитываются — это статичный снимок данных.

Чем акт сверки отличается от отчёта «Задолженность контрагентов»?

Отчёт по задолженности показывает только итоговые суммы долга на дату и нужен для внутреннего контроля. Акт сверки — двусторонний документ с детализацией по каждой операции, который направляется контрагенту для подтверждения расчётов. Для сверки с партнёром нужен именно акт, а не внутренний отчёт.