Документы и Печать · 11 мин
Как выставлять счета в 1С:Розница
Как выставить счёт покупателю в 1С:Розница: создание документа, заполнение реквизитов, печать, оплата и связь с реализацией товаров. Разбор типовых ошибок.
Документ «Счёт на оплату покупателю» в 1С:Розница нужен, когда торговая точка работает не только с розничными покупателями за наличный расчёт, но и с юридическими лицами и ИП, которые оплачивают товар по безналичному расчёту. Счёт фиксирует состав заказа, суммы и реквизиты сторон, а после оплаты на его основании оформляется реализация.
Важно понимать: счёт в Рознице — это нефискальный документ. Он не пробивается на ККТ, не списывает товар со склада и не формирует выручку. Его задача — зафиксировать намерение покупателя и дать основание для оплаты. Движения по учёту появятся только при оформлении реализации товаров или розничной продажи.
Ниже разобран полный цикл работы со счетами: где находится документ, как его заполнить и распечатать, как принять оплату и оформить отгрузку, а также типичные ошибки, из-за которых счета «теряются» или расходятся с фактической оплатой.
Где находится документ «Счёт на оплату» и когда он нужен
В типовой конфигурации 1С:Розница документ расположен в разделе Продажи → Счета на оплату покупателям (в некоторых версиях интерфейса — «Продажи → Оптовые продажи → Счета на оплату»). Если пункта нет в меню, проверьте настройки: возможность оптовых продаж может быть отключена в функциональности программы.
Счёт применяется в ситуациях, когда покупатель — организация или ИП: продажа товара юрлицу с оплатой на расчётный счёт, резервирование партии товара до оплаты, работа по договору с отсрочкой платежа. Для обычной розничной продаже через РМК счёт не нужен — там достаточно чека ККТ.
Проверьте, что функциональность включена: Администрирование → Настройка параметров учёта (или «Настройки → Продажи» в зависимости от версии) — должна быть активна опция оптовых продаж и работы с контрагентами. Без этого документ может быть недоступен или частично урезан.
Подготовка: что проверить перед выставлением счёта
Перед созданием первого счёта убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Во-первых, у организации должны быть указаны реквизиты: ИНН, КПП, юридический адрес и банковский счёт — они подставляются в печатную форму. Проверить можно в разделе НСИ → Организации (или «Справочники → Организации»).
Во-вторых, покупатель должен быть заведён как контрагент с реквизитами: наименование, ИНН, КПП, адрес. Если контрагента нет, его можно создать прямо из документа по кнопке «Создать» в поле выбора. Заполняйте реквизиты внимательно — ошибка в ИНН или номере счёта приведёт к проблемам с оплатой и закрывающими документами.
В-третьих, проверьте цены. Счёт подставляет цены из действующего вида цен (оптового или розничного — в зависимости от настроек магазина). Если цены на дату счёта не установлены, товары добавятся с нулевой ценой, и суммы придётся вбивать вручную.
Что проверить перед выставлением
ИНН, КПП, банковский счёт заполнены и актуальны
Пустые поля — счёт уйдёт покупателю без реквизитов для оплаты
ИНН и наименование совпадают с данными покупателя
Опечатки в ИНН — риск возврата платежа
Цены установлены на дату документа
Нулевые цены в табличной части счёта
Создание счёта: пошаговый порядок
Откройте Продажи → Счета на оплату покупателям и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию (если их несколько), магазин/склад, с которого планируется отгрузка, и контрагента-покупателя. Дата документа обычно ставится текущая, но её можно изменить — от неё зависит, какие цены подставятся.
Перейдите к табличной части «Товары». Добавляйте позиции кнопкой «Добавить», подбором или сканером штрихкода. Для каждой строки укажите количество и при необходимости скорректируйте цену и скидку. Программа автоматически рассчитает сумму по строке и итог по документу, включая НДС.
После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Счёт получает номер автоматически по нумератору документов. Если нужно оставить черновик без проведения — используйте «Записать»: непроведённый счёт не участвует в дальнейших цепочках документов.
- 1Откройте Продажи → Счета на оплату покупателям → Создать
- 2Заполните организацию, магазин и контрагента-покупателя
- 3Добавьте товары, проверьте количество, цены и скидки
- 4Проверьте итоговую сумму и НДС внизу документа
- 5Нажмите «Провести» — документ получит номер
- 6Распечатайте счёт или сохраните в PDF для отправки покупателю
Печать и отправка счёта покупателю
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать → Счёт на оплату» в форме документа. В форму подтягиваются реквизиты организации и покупателя, таблица товаров с ценами, итоговая сумма и сумма прописью. Если у организации несколько банковских счетов, проверьте, какой из них попал в форму.
Для отправки по электронной почте удобнее сохранить счёт в PDF: в окне предварительного просмотра выберите «Файл → Сохранить» и формат PDF. Если в организации настроена почта внутри 1С, счёт можно отправить прямо из программы кнопкой «Отправить».
Стандартная форма счёта не требует подписи и печати для действительности оплаты, но многие бухгалтерии покупателей просят подписанный вариант. Если нужна форма с подписью руководителя и печатью, её дорабатывают через макет печатной формы или используют внешнюю печатную форму — эта работа требует навыков настройки и обычно выполняется специалистом по 1С.
Оплата счёта и оформление отгрузки
Когда деньги поступили на расчётный счёт, оплату отражают документом «Поступление безналичных денежных средств» (в разделе «Финансы») с указанием контрагента и суммы. Если настроена загрузка выписок из банка (обмен с клиент-банком или через сервис 1С:ДиректБанк), платёж создаётся автоматически из выписки.
Отгрузку товара оформляют документом «Реализация товаров». Самый надёжный способ — создать реализацию на основании счёта: откройте счёт, нажмите «Создать на основании → Реализация товаров». Тогда контрагент, товары и цены перенесутся автоматически, а документы будут связаны — это упрощает сверку и поиск цепочки.
Именно реализация списывает товар со склада и формирует выручку. Если товар продаётся через РМК юридическому лицу, возможна и отгрузка чеком ККТ с указанием контрагента — тогда чек выполняет роль документа продажи, а счёт остаётся основанием оплаты.
Контроль оплат и работа с долгами
Проверить, какие счета оплачены, а какие висят, помогает сверка взаиморасчётов с контрагентом. Откройте карточку контрагента и посмотрите задолженность, либо используйте отчёты по взаиморасчётам (раздел «Продажи» или «Финансы» — отчёты по расчётам с покупателями). Долг по контрагенту после отгрузки означает, что реализация проведена, а оплата не отражена.
Если покупатель оплатил частично, отразите фактическую сумму поступления — программа покажет остаток долга. При отказе покупателя от счёта просто не оформляйте реализацию; сам счёт можно пометить на удаление, если он не участвовал в цепочке документов, или оставить в базе как неактивный.
Для регулярной работы с безналичными продажами полезно раз в неделю сверять: непроведённые счета, счета без реализаций старше установленного срока, реализации без оплат. Такая сверка занимает несколько минут и предотвращает накопление «зависших» документов.
Ограничения и особенности Розницы
1С:Розница — конфигурация для розничной торговли, и её оптовый блок проще, чем в 1С:Управление торговлей или Комплексной автоматизации. Здесь нет развитого управления заказами покупателей, статусами согласования счетов и резервированием товара под счёт на складе в полном объёме. Если доля оптовых продаж растёт и нужны резервы, этапы оплаты и состояния заказов, рассмотрите переход на Управление торговлей.
Обмен с ЭДО в Рознице ограничен: для полноценного документооборота с юрлицами (УПД, акты) часто требуется доработка или использование смежных конфигураций. Уточняйте возможности вашей версии в документации — состав функций зависит от редакции и релиза.
Работа со счетами ведётся в головном узле или в узле РИБ, где доступны оптовые продажи. В распределённой сети магазинов убедитесь, что документы корректно мигрируют между узлами, иначе счёт, выставленный в одном узле, может не отобразиться в отчётах центральной базы вовремя.
Где выставлять счета: варианты
Подходит при небольшой доле безналичных продаж юрлицам: счёт, реализация, простые взаиморасчёты. Ограничение — нет развитого резервирования и статусов заказов.
Подходит при регулярной оптовой торговле: заказы покупателей, резервы, этапы оплаты, ЭДО. Ограничение — сложнее в настройке и дороже в сопровождении.
Подходит, когда вместе с торговлей нужен полный учёт: бухгалтерия, зарплата, производство. Избыточна для небольшого магазина.
FAQ
Можно ли выставить счёт физическому лицу в Рознице?
Да, в поле контрагента можно выбрать или создать физическое лицо. На практике для физлиц счёт используют редко — обычно продажа оформляется сразу чеком через РМК. Счёт физлицу имеет смысл, если оплата идёт переводом на расчётный счёт организации.
Списывается ли товар со склада при проведении счёта?
Нет. Счёт на оплату не делает движений по складским регистрам. Товар списывается только при проведении реализации товаров или пробитии чека ККТ. Поэтому по одному счёту теоретически можно случайно оформить две реализации — контролируйте цепочку документов.
Как исправить ошибку в уже проведённом счёте?
Откройте документ, внесите изменения и перепроведите его. Если на основании счёта уже создана реализация, сначала скорректируйте её (или удалите, если она ещё не отражена фактически), затем исправьте счёт и создайте реализацию заново. Покупателю отправьте исправленную версию счёта.
Почему в печатной форме счёта нет банковских реквизитов?
Чаще всего у организации не заполнен банковский счёт. Откройте карточку организации, добавьте банковский счёт с БИК и номером, затем пересформируйте печатную форму. Также проверьте, что в документе выбрана правильная организация, если их в базе несколько.
Можно ли выставить счёт с частичной предоплатой?
Сам счёт формируется на полную сумму. Частичную оплату отражают фактическим поступлением денег на меньшую сумму — остаток будет виден как задолженность контрагента в отчётах по взаиморасчётам. Отдельного механизма этапов оплаты в счёте Розницы нет.
Что делать, если покупатель отказался от счёта?
Если по счёту не создано связанных документов, пометьте его на удаление или просто оставьте без движения — на учёт он не влияет. Если реализация уже оформлена, сначала распроведите или удалите её, затем работайте со счётом.
Что важно запомнить
Счёт в 1С:Розница создаётся в разделе «Продажи», фиксирует состав и сумму заказа, но не списывает товар и не формирует выручку. После поступления оплаты оформляйте реализацию на основании счёта — это сохраняет связь документов и упрощает сверку взаиморасчётов. Перед выставлением проверяйте реквизиты организации, контрагента и установленные цены.