Как выставить счет на оплату в 1С

Счет на оплату — документ, который продавец направляет покупателю для перечисления денег по договору. В программах 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия) он создается за пару минут, если справочники контрагентов и номенклатуры уже заполнены. Документ не формирует бухгалтерских проводок — это лишь предложение оплатить, поэтому ошибка в нем не испортит учет, но может задержать поступление денег.

Дальше разобраны типовые действия на примере конфигураций «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия». Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика везде одинаковая: создать документ, заполнить шапку и табличную часть, проверить печатную форму и отправить контрагенту.

Где находится документ «Счет на оплату» в разных конфигурациях

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» путь такой: раздел Продажи → Счета на оплату покупателям. Если рабочий стол настроен под оптовые продажи, журнал счетов доступен также из раздела «CRM и маркетинг» или «Оптовые продажи» в старых релизах.

В «1С:Бухгалтерии» документ расположен в разделе Продажи → Счета покупателям. В «1С:Управление нашей фирмой» — в разделе «Продажи» с аналогичным названием журнала. Если пункта меню нет, проверьте функциональность: в некоторых конфигурациях счета отключаются настройками (НСИ и администрирование → Продажи).

Как создать и заполнить счет пошагово

Откройте журнал счетов и нажмите кнопку «Создать». Программа предложит заполнить форму документа. Дата проставляется автоматически текущая, номер присваивается при записи — вручную их менять не требуется, кроме случаев особой нумерации по договору с клиентом.

Заполните поля в следующем порядке: организация (если в базе их несколько), контрагент-покупатель, договор. После выбора договора программа подставит валюту, условия оплаты и банковский счет организации из настроек. Убедитесь, что договор действующий и вид договора — «С покупателем».

1. 1
   Откройте Продажи → Счета на оплату покупателям и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию, контрагента и договор
3. 3
   Добавьте товары или услуги в табличную часть, укажите количество и цены
4. 4
   Проверьте ставку НДС и итоговую сумму документа
5. 5
   Запишите документ и откройте печатную форму «Счет на оплату»
6. 6
   Отправьте PDF покупателю по почте или через ЭДО

Заполнение табличной части: товары, цены и НДС

Нажмите «Добавить» или «Подбор» в табличной части. Подбор удобнее при большом списке: откроется форма выбора номенклатуры с остатками и ценами. После выбора позиции укажите количество — цена подставится из установленного вида цен (если он задан в договоре или соглашении с клиентом) либо из последней цены продажи.

Ставка НДС подтягивается из карточки номенклатуры и настроек налогообложения организации. Если организация на УСН без НДС, проверьте, что в документе стоит «Без НДС», иначе покупатель получит счет с неверной суммой налога. Итоговая сумма считается автоматически внизу табличной части.

Для услуг вместо товара выбирайте номенклатуру с типом «Услуга» — в печатной форме она отобразится корректно, без граф складского учета. Если нужно указать скидку, используйте колонку «Скидка %» или установите ручную скидку по строке, если это разрешено настройками.

Как выставить счет на основании заказа или реализации

Если продажа оформляется по цепочке «заказ → счет → оплата → отгрузка», создавайте счет на основании заказа покупателя. Откройте заказ и нажмите «Создать на основании → Счет на оплату». Все позиции, цены, скидки и реквизиты перенесутся автоматически — останется проверить данные и записать документ.

Такой способ исключает расхождения между тем, что согласовал клиент, и тем, что он оплатит. Кроме того, документы окажутся связанными, и в отчетах по заказу будет видно состояние оплаты. В «1С:Бухгалтерии» счет аналогично создается на основании документа «Реализация (акты, накладные)», когда счет требуется после отгрузки.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Клиент согласовал состав через заказ покупателяСоздавайте счет на основании заказа — данные перенесутся без ручного ввода

Разовая продажа без заказаСоздайте счет вручную из журнала счетов

Нужен счет на частичную оплату (предоплату)Создайте счет на основании заказа и скорректируйте сумму или оставьте часть позиций

Печатная форма, подпись и отправка покупателю

После записи документа нажмите кнопку «Печать → Счет на оплату». Откроется предварительный просмотр типовой формы с реквизитами продавца и покупателя, таблицей товаров и итоговой суммой прописью. Проверьте ИНН, КПП, банк, БИК и номер расчетного счета — именно по ним покупатель будет платить.

Если в программе настроены логотип, факсимиле и печать организации (раздел с реквизитами организации), они подставятся в форму автоматически. Для отправки используйте кнопку «Отправить по электронной почте» прямо из формы печати либо сохраните файл в PDF. При подключенном ЭДО счет можно отправить оператором вместе с комплектом закрывающих документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты продавца в печатной форме

Норма

Банк, БИК и расчетный счет совпадают с актуальными реквизитами организации

Тревожный признак

Указан старый или чужой расчетный счет

Сумма и НДС

Норма

Итог совпадает с согласованной с клиентом суммой, ставка НДС верная

Тревожный признак

Расхождение с коммерческим предложением или заказом

Данные покупателя

Норма

Наименование, ИНН и адрес соответствуют карточке контрагента

Тревожный признак

Опечатки в названии компании или неверный ИНН

Как отследить оплату счета и что делать дальше

После поступления денег оплата регистрируется документом «Поступление безналичных денежных средств» (в Бухгалтерии — «Поступление на расчетный счет»), который при загрузке выписки из банка распределяется по счетам автоматически или вручную. В журнале счетов у документа появится статус оплаты — частично оплачен или оплачен полностью.

Для контроля дебиторки по выставленным счетам используйте отчеты «Оплата счетов», «Задолженность клиентов» или «Анализ оплат» в зависимости от конфигурации. Если счет не оплачен в срок, его можно аннулировать или оставить — на учет он не влияет, но для чистоты аналитики просроченные счета лучше помечать на удаление или закрывать.

На основании оплаченного счета оформляется отгрузка: «Реализация товаров и услуг» или акт. Создавайте ее кнопкой «Создать на основании» из счета — тогда связь «счет → оплата → реализация» сохранится, и сверка с клиентом пройдет без расхождений.

Удобно настроить автоматическую подстановку основного банковского счета и договора в карточке контрагента. Тогда при создании счета 80% полей заполнятся сами, а менеджеру останется только добавить товары — это заметно сокращает число ошибок в реквизитах.

Частые вопросы

Можно ли изменить счет после отправки покупателю?

Технически да — документ не проводится и не влияет на учет. Но если покупатель уже получил счет, корректнее аннулировать старый и выставить новый с актуальным номером и датой, чтобы у клиента не было двух версий одного документа.

Почему в печатной форме нет печати и подписи?

Факсимиле и печать подставляются только если они загружены в реквизиты организации (карточка организации, блок с изображениями). После добавления картинок пересоздайте печатную форму — документ перезаписывать не нужно.

Как выставить счет в валюте?

Выберите договор с расчетами в валюте — программа пересчитает суммы по курсу на дату документа. Убедитесь, что курсы валют загружены, иначе сумма в рублях будет некорректной.

Что делать, если счет оплачен частично?

Ничего специально делать не нужно: программа покажет статус «Частично оплачен». После поступления остатка статус обновится автоматически при распределении платежа на этот счет. Отгрузку можно оформлять по условиям договора — после полной или частичной предоплаты.

Нужно ли выставлять счет, если есть договор и счет-фактура?

Счет на оплату — необязательный документ, он нужен только как основание для платежа покупателя. Счет-фактура (или УПД) оформляется отдельно по факту отгрузки и не заменяет счет на оплату.