Документы и Печать · 8 мин
Как выставить счет в 1С УТ 11
Как создать счет на оплату в 1С Управление торговлей 11: из заказа клиента и с нуля, настройка печатной формы, проверка реквизитов и типичные ошибки.
Счет на оплату в 1С: Управление торговлей 11 — это нефискальный документ, который информирует покупателя о сумме и реквизитах для перечисления денег. Он не формирует проводок и не влияет на остатки, но напрямую связан с заказом клиента и оплатой, поэтому корректное оформление упрощает контроль задолженности.
Выставить счет можно двумя способами: на основании заказа клиента — тогда все позиции и суммы подтянутся автоматически, или создать документ с нуля и заполнить вручную. Первый вариант предпочтительнее: он исключает расхождения между тем, что согласовали с клиентом, и тем, что попало в счет.
Ниже разобраны оба сценария, настройка печатной формы, проверка реквизитов и типичные ошибки, которые приводят к возвратам платежей и разночтениям в учете.
Где находится документ «Счет на оплату»
Журнал счетов расположен в разделе Продажи → Счета на оплату. Если пункта нет в меню, проверьте настройки: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи → Оптовые продажи — должна быть включена опция «Счета на оплату». Без нее документ скрыт из интерфейса.
Также счета доступны из карточки заказа клиента по кнопке «Создать на основании» и из рабочего места «Заказы клиентов». Если работа ведется по соглашениям с клиентами, типовые условия оплаты подставляются автоматически.
Как выставить счет на основании заказа клиента
Это основной и рекомендуемый сценарий. Откройте заказ клиента (Продажи → Заказы клиентов), убедитесь, что он проведен и в нем заполнены товары, цены и график оплаты. Нажмите Создать на основании → Счет на оплату.
Программа предложит выбрать этап оплаты, если в заказе задан график (например, предоплата 30% и оплата после отгрузки). Можно выставить счет на полную сумму или на часть. Все позиции, контрагент, договор, организация и банковский счет подставятся из заказа — вручную останется только проверить данные.
После заполнения нажмите «Провести» и откройте печатную форму кнопкой «Печать → Счет на оплату». Счет можно сразу сохранить в PDF или отправить клиенту через встроенную почту, если она настроена.
- 1Откройте проведенный заказ клиента
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Счет на оплату»
- 3Выберите этап оплаты или укажите сумму вручную
- 4Проверьте контрагента, договор и банковский счет организации
- 5Проведите документ и сформируйте печатную форму
- 6Отправьте PDF клиенту или распечатайте
Как создать счет без заказа
Если продажа разовая и заказ не оформляется, создайте документ напрямую: Продажи → Счета на оплату → Создать. Укажите контрагента — карточка договора и банковский счет подставятся из соглашения или данных партнера.
На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру вручную или через подбор. Укажите количество, цену и ставку НДС. Если цены заполнены в соглашении или виде цен, они подтянутся автоматически; иначе введите их руками. Проверьте итоговую сумму в шапке документа.
Ручной счет не связан с заказом, поэтому контроль оплаты по нему ведется только по факту поступления денег. Для регулярных продаж удобнее работать через заказы — это дает аналитику по этапам и остаткам к оплате.
Настройка реквизитов и печатной формы
Корректность печатной формы зависит от трех источников данных. Первый — карточка организации: проверьте ИНН, КПП, адрес и банковский счет (НСИ и администрирование → Организации). Второй — карточка контрагента: наименование для печати, ИНН, КПП и адрес. Третий — договор: его номер и дата выводятся в назначении платежа.
Если в счете нужно указать назначение платежа, логотип, подписи или факсимиле, настройте это в шаблоне. В типовой УТ 11 доступна команда «Изменить макет» в меню печати — там можно добавить реквизиты, не вмешиваясь в конфигурацию. Для сложных форм используются внешние печатные формы, подключаемые через «Дополнительные отчеты и обработки».
Как проверить правильность счета перед отправкой
Проверка занимает минуту, но избавляет от возвратов платежей. Сверьте банковский счет организации — ошибка в одном символе отправит деньги не туда или задержит платеж. Убедитесь, что выбрана правильная организация, если их в базе несколько: типичная ошибка — счет от «не той» фирмы.
Проверьте ставку НДС: если организация на ОСНО, а в счете «Без НДС», у клиента возникнут вопросы, и наоборот. Сумма прописью в печатной форме должна совпадать с итогом документа — расхождение означает, что после печати документ изменяли.
Как проверить результат
Совпадают с карточкой расчетного счета организации
Другой счет, банк или БИК — риск потери платежа
Верные ИНН, КПП, наименования обеих сторон
Опечатки или чужая организация в шапке
Ставка соответствует режиму налогообложения, сумма прописью совпадает
«Без НДС» у плательщика НДС или расхождение сумм
Счет виден в структуре подчиненности заказа
Счет «висит» отдельно, оплата не закроет заказ автоматически
Оплата счета и контроль задолженности
Когда деньги поступают, оформляется документ «Поступление безналичных денежных средств» (или приходный кассовый ордер) с указанием того же заказа или счета. Если счет создан на основании заказа, оплата автоматически уменьшит сумму долга по заказу — это видно в отчете «Состояние выполнения заказов» и в карточке заказа на вкладке оплаты.
Для контроля неоплаченных счетов используйте отчеты раздела «Продажи»: «Задолженность клиентов», «Состояние расчетов с клиентами». Они показывают, какие счета выставлены, но не оплачены, и сколько дней прошло с даты выставления.
Ограничения и частные сценарии
Счет можно выставить на частичную оплату, указав сумму вручную или выбрав этап графика. На аванс и постоплату по одному заказу создаются отдельные счета. Если заказ изменился после выставления счета, старый счет помечают на удаление и создают новый — так история остается прозрачной.
Имейте в виду: счет на оплату не заменяет УПД, счет-фактуру или накладную. Это только основание для перечисления денег. Отгрузочные и налоговые документы оформляются отдельно — реализацией товаров и услуг и счетом-фактурой.
Что важно запомнить
Создавайте счет на основании заказа клиента, проверяйте банковские реквизиты, организацию и НДС перед отправкой, а оплату привязывайте к тому же заказу. Счет не двигает учет — задолженность контролируется по заказу и реализации.
Частые вопросы
Почему в меню «Продажи» нет пункта «Счета на оплату»?
Функциональность отключена. Зайдите в «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи → Оптовые продажи» и включите опцию «Счета на оплату». Если пункта нет и там, проверьте права пользователя — возможно, роль не дает доступ к документу.
Можно ли выставить один счет на несколько заказов?
В типовой УТ 11 счет создается по одному заказу. Обходной вариант — создать счет без основания и вручную свести позиции нескольких заказов, но тогда оплата не распределится по заказам автоматически, и контроль расчетов придется вести вручную.
Как отправить счет клиенту по электронной почте из 1С?
Настройте учетную запись почты в «НСИ и администрирование → Органайзер → Настройки системной учетной записи электронной почты». После этого в форме печати появится кнопка отправки — счет уйдет вложением в PDF.
Клиент оплатил счет, но долг по заказу не закрылся. Что делать?
Откройте документ оплаты и проверьте, что в нем указан тот же заказ или счет, что и в счете на оплату. Если основание не заполнено, отредактируйте платеж и перепроведите. Также убедитесь, что счет был создан на основании заказа, а не отдельно.
Как исправить ошибку в уже отправленном счете?
Если оплаты по счету еще не было, отредактируйте документ, перепроведите и отправьте клиенту новую версию с пометкой об обновлении. Если деньги уже пришли по неверным реквизитам, свяжитесь с клиентом и банком для уточнения или возврата платежа, затем выставите корректный счет.
Влияет ли счет на оплату на бухгалтерский учет и отчетность?
Нет. Счет на оплату — информационный документ, он не создает проводок, не меняет остатки и не попадает в регламентированную отчетность. Учетные последствия возникают только при поступлении оплаты и при отгрузке товара.