Как выставить счет в 1С Управление торговлей 11

Счет на оплату в 1С:Управление торговлей 11 — это документ, который фиксирует намерение покупателя оплатить товары или услуги и содержит реквизиты для платежа. Сам по себе счет не формирует проводок и не влияет на взаиморасчеты: это печатная форма и основание для последующих документов — реализации или поступления оплаты. Поэтому ошибка в счете не испортит учет, но может привести к оплате по неверным реквизитам.

В типовой конфигурации УТ 11 счет создается двумя способами: вручную из раздела «Продажи» или на основании заказа клиента. Второй вариант предпочтительнее при работе по схеме «заказ → счет → оплата → отгрузка», так как данные подтягиваются автоматически и сохраняется связь документов в цепочке. Ниже разобраны оба сценария, проверка печатной формы и типичные проблемы.

Где находится документ «Счет на оплату»

Журнал счетов расположен в разделе Продажи → Счета на оплату покупателям (в некоторых релизах — «Счета на оплату»). Если раздел «Продажи» не виден, проверьте, что у пользователя есть права менеджера по продажам, а в настройках функциональности включены нужные опции: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи.

В журнале доступны стандартные отборы по контрагенту, организации, периоду и состоянию оплаты. УТ 11 умеет автоматически отслеживать состояние счета — «Не оплачен», «Оплачен частично», «Оплачен полностью» — если включен контроль оплаты по счетам. Это удобно для менеджеров: статус виден прямо в списке без открытия отчетов.

Создание счета вручную

Ручное создание подходит для разовых продаж, когда заказ клиента не оформляется. Откройте журнал счетов и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: контрагент, договор (если ведется учет по договорам), организация, банковский счет организации для получения оплаты. Поле «Соглашение с клиентом» определяет условия продажи — валюту, цены, порядок оплаты — и подставляет их автоматически.

На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру кнопкой «Добавить» или через подбор. Укажите количество, проверьте цену — она подставляется из соглашения или вида цен, но ее можно изменить вручную при наличии прав. Ставка НДС подтягивается из карточки номенклатуры; при необходимости скорректируйте ее в строке.

Проверьте итоговую сумму внизу документа и нажмите «Провести». После проведения счету присваивается номер по нумератору организации, и он становится доступен для оплаты и печати.

1. 1
   Откройте «Продажи → Счета на оплату покупателям» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните контрагента, организацию, соглашение и банковский счет
3. 3
   Добавьте товары, проверьте цены, количество и ставку НДС
4. 4
   Укажите этап и срок оплаты на вкладке «Расчеты» при необходимости
5. 5
   Проведите документ и проверьте печатную форму
6. 6
   Отправьте счет покупателю: печать, сохранение в PDF или отправка по почте из 1С

Счет на основании заказа клиента

Если продажа оформлена заказом клиента, счет создается из него: откройте заказ и нажмите Создать на основании → Счет на оплату. Программа перенесет контрагента, соглашение, табличную часть и суммы. Это исключает расхождения между тем, что заказал клиент, и тем, что ему выставили к оплате.

Такой способ обязателен, если в соглашении включен порядок расчетов «По заказам» или «По накладным»: тогда счет без заказа-основания может не связаться с расчетами, и состояние оплаты будет отслеживаться некорректно. Связь документов видна по кнопке «Структура подчиненности» — через нее удобно проверять всю цепочку от заказа до оплаты и отгрузки.

Настройка оплаты и реквизитов

На вкладке «Расчеты» (или «Этапы оплаты» в зависимости от релиза) задается график оплаты: предоплата в процентах или сумме, кредит, отсрочка в днях. Если в соглашении настроен типовой график, он подставится автоматически. Для счета с частичной предоплатой укажите вариант «Предоплата» и процент — программа рассчитает сумму аванса.

Банковский счет организации выбирается из справочника «Банковские счета организаций». Именно его реквизиты попадут в печатную форму счета, поэтому перед выставлением убедитесь, что счет актуален: банк, БИК, корреспондентский и расчетный счета. Реквизиты покупателя подтягиваются из карточки контрагента — при смене юридического адреса или ИНН обновите карточку до выставления счета.

Печать и отправка счета

Печатная форма вызывается кнопкой Печать → Счет на оплату из документа или из журнала (выделите нужные счета и распечатайте пакетно). Типовая форма содержит шапку с реквизитами обеих сторон, таблицу товаров с НДС и итоговую сумму прописью. Если в организации используется собственный макет — с логотипом, подписью, печатью или дополнительными условиями — он подключается через «Дополнительные отчеты и обработки».

Для отправки электронно используйте «Сохранить» в PDF или кнопку «Отправить по электронной почте» — при настроенной учетной записи почты в 1С счет уйдет вложением прямо из программы. Для работы по ЭДО счет можно передать через оператора, если настроен обмен электронными документами с контрагентом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты в печатной форме

Норма

Верные ИНН, КПП, банк и расчетный счет обеих сторон

Тревожный признак

Пустые поля, старый банк или чужая организация

Суммы и НДС

Норма

Итог совпадает с таблицей товаров, НДС выделен корректно

Тревожный признак

Расхождение итога, неверная ставка НДС

Статус оплаты в журнале

Норма

После поступления денег статус меняется на «Оплачен»

Тревожный признак

Оплата есть, а статус не меняется — проверьте связь счета с оплатой

Типичные ошибки и ограничения

Частая проблема — счет не проводится с сообщением о незаполненном соглашении или договоре. Причина в настройках учета: если для контрагента включено ведение расчетов по договорам, поле договора обязательно. Заполните его или создайте новый договор прямо из документа.

Вторая типичная ситуация — счет выставлен, но состояние оплаты не отслеживается. Это происходит, когда документ оплаты (поступление безналичных денежных средств) не содержит ссылки на счет или заказ. Укажите основание в платежном документе вручную или используйте автоматическое распределение оплаты по заказам — тогда статусы будут обновляться корректно.

Учтите ограничение: счет нельзя использовать как отгрузочный документ. Даже полностью оплаченный счет не списывает товар со склада и не формирует задолженность — для этого нужна «Реализация товаров и услуг», которую удобно создать на основании того же заказа.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выставить счет, если товара нет на остатке?

Да, счет не контролирует остатки — это не отгрузочный документ. Контроль остатков сработает при проведении реализации товаров и услуг, если в настройках включен запрет отрицательных остатков.

Как выставить счет с частичной предоплатой?

В документе на вкладке «Расчеты» выберите вариант оплаты «Предоплата (до отгрузки)» и укажите процент или сумму аванса. Программа рассчитает сумму к оплате и будет отслеживать ее поступление отдельно от остатка долга.

Почему в печатной форме нет подписи и печати?

Типовая форма счета не содержит изображений подписи и печати. Если они нужны, подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки» или настройте факсимиле в параметрах организации, если такая возможность предусмотрена релизом.

Как исправить уже выставленный счет?

Если оплата еще не поступала, откройте счет, отмените проведение, внесите изменения и проведите снова. Если счет уже частично оплачен, лучше согласовать изменения с покупателем и перевыставить документ, чтобы суммы в цепочке «счет — оплата — реализация» совпадали.

Чем счет на оплату отличается от счета-фактуры?

Счет на оплату — коммерческий документ для оплаты, он не участвует в учете НДС. Счет-фактура — налоговый документ, который формируется на основании реализации или поступления аванса и влияет на книгу продаж и декларацию по НДС.

Можно ли выставить счет в валюте?

Да, если в соглашении с клиентом указана валюта расчетов, отличная от рубля, и в карточке организации настроен соответствующий порядок. Сумма в счете будет в валюте соглашения, а взаиморасчеты программа переоценит по курсу на дату документов.