Как выставить счет покупателю в 1С:Розница

Розничный магазин чаще всего работает за наличный расчет через кассу, но на практике регулярно возникают ситуации, когда покупатель — организация или предприниматель — просит выставить счет на оплату. В 1С:Розница для этого предусмотрен отдельный документ «Счет на оплату покупателю», который позволяет оформить продажу юридическому лицу, принять оплату по безналичному расчету и затем отразить отгрузку товара.

Документ «Счет на оплату покупателю» доступен в конфигурациях 1С:Розница 2.2, 2.3 и 3.0. Он не формирует движений по складу и не списывает товар — его задача зафиксировать намерение покупателя и предоставить ему основание для оплаты. Фактическая продажа оформляется позже документом «Реализация товаров» на основании выставленного счета.

Ниже разобран полный цикл работы со счетом: от подготовки справочников до закрытия сделки, с проверкой результата и разбором типичных ошибок, которые приводят к расхождениям в учете.

Когда в рознице нужен счет на оплату

Документ применяется, когда покупателем выступает юридическое лицо или ИП и оплата проходит по безналичному расчету на расчетный счет магазина. Типовые ситуации: закупка товаров для офиса, приобретение подарков сотрудникам, закупка материалов для производства. В этих случаях покупателю нужны закрывающие документы, а процесс начинается именно со счета.

Если покупатель платит сразу наличными или картой через кассу, счет обычно не нужен — достаточно чека ККМ. Выставление счета без последующей отгрузки тоже не несет учетных последствий: документ информативный, и неоплаченный счет можно просто пометить на удаление.

Что подготовить перед выставлением счета

Перед созданием документа проверьте, что в базе корректно заполнены справочники. В карточке вашей организации (раздел «Администрирование» → «Организации») должны быть указаны ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты — именно они попадут в печатную форму счета. Если реквизиты пустые, счет распечатается без банка и номера расчетного счета, и покупатель не сможет его оплатить.

Покупатель должен существовать в справочнике «Контрагенты». Если компания обращается впервые, создайте новый элемент: укажите наименование, ИНН, КПП и юридический адрес. Для юридических лиц это критично — данные потребуются и в счете, и в товарной накладной при отгрузке.

Также убедитесь, что у пользователя есть права на создание документов продажи. Если кнопка создания счета недоступна, обратитесь к администратору базы — потребуется настроить роль или профиль группы доступа.

Пошаговое создание счета на оплату

Откройте раздел «Продажи» и выберите журнал «Счета на оплату покупателям». Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма нового документа. Номер и дата проставляются автоматически, при необходимости дату можно изменить.

Заполните шапку документа: выберите покупателя из справочника контрагентов, организацию-продавца, магазин (склад), с которого планируется отгрузка. Если ведется учет по нескольким организациям, внимательно проверьте это поле — ошибка приведет к тому, что счет будет выставлен от чужого лица.

Перейдите на вкладку с товарами и добавьте позиции через кнопку «Добавить» или подбор. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и цену. Программа подставит цену из действующего прайса магазина, но ее можно изменить вручную. Проверьте ставку НДС в каждой строке — она влияет на итоговую сумму счета и на состав выделенного налога.

После заполнения нажмите «Провести». Документ сохранится в журнале, а покупателю можно будет передать печатную форму.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните покупателя, организацию и склад
3. 3
   Добавьте товары, проверьте количество, цены и ставки НДС
4. 4
   Проведите документ кнопкой «Провести»
5. 5
   Распечатайте счет через кнопку «Печать» и передайте покупателю
6. 6
   После оплаты оформите реализацию на основании счета

Печать и отправка счета покупателю

В проведенном документе нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Счет на оплату». Откроется предварительный просмотр: проверьте реквизиты продавца и покупателя, номер, дату, состав товаров и итоговую сумму. Если ваша организация работает с НДС, в форме будет выделена сумма налога; при работе без НДС убедитесь, что стоит пометка «НДС не облагается».

Счет можно распечатать на принтере, сохранить в PDF или отправить по электронной почте прямо из программы, если настроена учетная запись почты в разделе «Администрирование». Для отправки по ЭДО потребуется подключенный оператор электронного документооборота — тогда документ уходит контрагенту без печати на бумаге.

Подпись и печать на счете по закону не обязательны, но многие бухгалтерии покупателей привыкли к подписанным документам. В типовой печатной форме предусмотрена строка для подписи руководителя — при необходимости подпишите бумажный экземпляр вручную.

Как принять оплату и оформить отгрузку

Когда деньги поступят на расчетный счет, зафиксируйте оплату. Если настроен обмен с банком (клиент-банк или ДиректБанк), платежное поручение загрузится автоматически и свяжется со счетом по сумме и контрагенту. При ручном учете создайте документ поступления оплаты и укажите счет как основание.

Отгрузка оформляется документом «Реализация товаров», созданным на основании счета: откройте счет и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров». Табличная часть заполнится автоматически из счета. Проверьте склад, дату и фактическое наличие товара, затем проведите документ — именно в этот момент товар спишется со склада и сформируется выручка.

По результатам реализации распечатайте покупателю товарную накладную (ТОРГ-12) или универсальный передаточный документ (УПД), если выставляете счета-фактуры. Комплект закрывающих документов зависит от вашей системы налогообложения.

Проверка результата и контроль взаиморасчетов

После завершения цепочки убедитесь, что сделка закрыта полностью. Основной инструмент — отчеты по взаиморасчетам с контрагентами в разделе «Продажи» или «Финансы». Откройте отчет по расчетам с покупателями и отфильтруйте по контрагенту: по завершенной сделке сальдо должно быть нулевым.

Если счет выставлен, но не оплачен, он будет висеть как дебиторская задолженность только после отгрузки. Сам по себе неоплаченный счет без реализации задолженности не создает — это просто ожидание оплаты. Периодически просматривайте журнал счетов и помечайте на удаление те, по которым покупатель отказался от покупки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус счета в журнале

Норма

Счет проведен, по нему создана реализация и поступила оплата

Тревожный признак

Счет проведен давно, но отгрузки и оплаты нет

Остаток товара на складе

Норма

После реализации остаток уменьшился на отгруженное количество

Тревожный признак

Появились отрицательные остатки по позициям из счета

Взаиморасчеты с контрагентом

Норма

Сальдо по покупателю равно нулю

Тревожный признак

Висит дебиторская задолженность после закрытия сделки

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — попытка оформить продажу юридическому лицу через обычный чек ККМ без счета и накладной. Формально такая продажа возможна, но покупатель не получит корректных закрывающих документов, а у продавца могут возникнуть вопросы при проверке безналичных расчетов с организациями.

Вторая ошибка — ручное дублирование товаров: пользователь создает реализацию не на основании счета, а отдельным документом, и заполняет его заново. В результате в базе появляются расхождения между счетом и отгрузкой, а связь документов теряется, что усложняет контроль оплаты.

Учтите ограничение: «Счет на оплату покупателю» в рознице не резервирует товар на складе в типовой поставке. Если товар ходовой, между выставлением счета и отгрузкой его могут продать через кассу — перед реализацией всегда сверяйте остатки.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выставить счет физическому лицу в 1С:Розница?

Да, в поле покупателя можно выбрать физическое лицо из справочника. Это удобно, когда частный клиент хочет оплатить покупку переводом на расчетный счет. Порядок оформления тот же: счет, оплата, реализация на основании счета.

Списывается ли товар со склада при проведении счета?

Нет. Счет на оплату не делает складских движений и не резервирует товар. Списание происходит только при проведении документа «Реализация товаров». Поэтому перед отгрузкой обязательно проверяйте фактические остатки.

Что делать, если покупатель оплатил счет частично?

Зафиксируйте поступившую сумму документом оплаты со ссылкой на счет. Отгрузку можно оформить на оплаченную часть, скорректировав количество в реализации, либо дождаться полной оплаты — это зависит от договоренности с покупателем. Остаток долга будет виден в отчете по взаиморасчетам.

Как изменить счет после того, как он отправлен покупателю?

Если оплаты еще не было, распроведите документ, внесите изменения и проведите снова, затем отправьте покупателю актуальную версию. Если счет уже оплачен, безопаснее отменить его и выставить новый, чтобы не нарушить связь оплаты с документом-основанием.

Можно ли выставить счет из рабочего места кассира (РМК)?

В типовой конфигурации счет создается из журнала документов в разделе «Продажи», а не из интерфейса РМК. Кассиру нужны соответствующие права, либо счет оформляет менеджер или администратор магазина вне кассового интерфейса.

Нужен ли счет, если покупатель платит картой через терминал?

Нет, при оплате картой или наличными через кассу достаточно чека ККМ. Счет нужен для безналичной оплаты на расчетный счет, когда покупателю требуется документ-основание для банковского платежа.