Как выставить счет в 1С:Управление нашей фирмой

Выставление счета на оплату — одна из самых частых операций в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ). Документ «Счет на оплату покупателю» фиксирует договоренность с клиентом, формирует печатную форму для отправки и служит основанием для последующих документов: заказа, отгрузки и поступления оплаты.

В УНФ счет можно создать несколькими способами: вручную «с нуля», на основании заказа покупателя или коммерческого предложения, а также автоматически — через CRM-раздел. Правильно оформленный счет попадает в список ожидаемых оплат, и программа помогает контролировать дебиторскую задолженность по нему.

Ниже разобран полный цикл работы: от проверки реквизитов организации до печати, отправки клиенту и контроля оплаты. Инструкция актуальна для типовых конфигураций УНФ редакции 3; в более ранних версиях названия разделов могут немного отличаться.

Подготовка: что проверить перед первым счетом

До создания первого счета убедитесь, что в программе корректно заполнены данные вашей организации. Откройте раздел «Компания» → «Организации» и проверьте: наименование, ИНН, КПП, юридический адрес, банковский счет, БИК и название банка. Именно эти данные попадут в печатную форму счета, и ошибка в них сделает документ недействительным для оплаты.

Второй обязательный шаг — проверка данных покупателя. Если клиент уже есть в справочнике «Контрагенты», откройте его карточку и убедитесь, что указаны полное наименование, ИНН и адрес. Для нового клиента карточку можно создать прямо из счета — программа предложит это сделать при вводе наименования.

Также проверьте настройки печати: в разделе «Компания» → «Настройки» → «Печатные формы» можно загрузить логотип, подпись руководителя и печать. Если эти элементы не заданы, счет распечатается без них, и подписывать документ придется вручную.

Создание счета на оплату вручную

Основной путь: раздел «Продажи» → «Счета на оплату» → кнопка «Создать». Откроется форма нового документа. Номер и дата проставляются автоматически; дату можно изменить, если счет нужно выставить задним числом (в пределах открытого периода).

Заполните поля в следующем порядке. Сначала выберите покупателя — начните вводить название, и программа предложит варианты из справочника. Затем укажите организацию, если их в базе несколько. После этого заполните табличную часть: нажмите «Добавить», выберите номенклатуру из справочника, укажите количество и цену. Сумма и НДС рассчитаются автоматически по ставке, заданной в карточке товара.

Если товаров много, удобнее использовать кнопку «Подбор» — она открывает справочник номенклатуры с возможностью множественного выбора. Для услуг в поле «Тип номенклатуры» должно стоять значение «Услуга», иначе программа может потребовать складское оформление при последующей продаже.

После заполнения нажмите «Провести». Проведенный счет попадает в учет: по нему начинает отслеживаться ожидаемая оплата. Кнопка «Провести и закрыть» сохранит документ и вернет вас к списку счетов.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета на оплату» → «Создать»
2. 2
   Выберите покупателя и организацию
3. 3
   Добавьте товары или услуги, проверьте цены, количество и НДС
4. 4
   Укажите срок оплаты и при необходимости комментарий
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Счет на оплату»
6. 6
   Проверьте печатную форму: реквизиты, суммы, подпись

Счет на основании заказа или коммерческого предложения

Если с клиентом уже оформлен заказ покупателя, дублировать ввод не нужно. Откройте заказ, нажмите «Создать на основании» и выберите «Счет на оплату». Программа перенесет покупателя, состав товаров, цены и скидки из заказа. Останется проверить данные и провести документ.

Аналогично счет создается из коммерческого предложения (раздел «CRM» или «Продажи» в зависимости от настроек). Такой подход исключает расхождения между тем, что предлагали клиенту, и тем, что выставили к оплате. Связь документов сохраняется: из счета виден заказ, из заказа — счет и последующие отгрузка с оплатой.

Частичная оплата по заказу

Когда клиент платит частями, счет можно выставить не на всю сумму заказа. Создайте счет на основании заказа и вручную откорректируйте состав или количество позиций, либо используйте механизм оплаты по графику, если он включен в настройках договора. УНФ будет отслеживать остаток неоплаченной суммы по заказу.

Настройка печатной формы и нумерации

Стандартная печатная форма счета вызывается кнопкой «Печать» в документе. Если требуется изменить шаблон — добавить текст об условиях оплаты, скидках или реквизиты для безналичного расчета, — откройте «Компания» → «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» или используйте макеты в настройках УНФ. Типовые макеты редактируются средствами конфигурации; для сложных изменений подключают внешние печатные формы.

Нумерация счетов ведется автоматически и сквозная в пределах периода. Если нужен префикс (например, по организации или виду документа), он задается в настройках нумерации. Не редактируйте номера вручную без необходимости: при сбитой нумерации программа может начать дублировать номера, что создаст путаницу при сверке с банком и клиентами.

В печатную форму автоматически подставляются подпись руководителя и печать, если они загружены в настройках. Проверьте результат на предпросмотре перед отправкой клиенту — особенно после обновления конфигурации, когда макеты иногда сбрасываются к типовым.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты продавца

Норма

ИНН, КПП, расчетный счет и БИК совпадают с карточкой организации

Тревожный признак

Пустые поля, старый счет или чужой банк в печатной форме

Суммы и НДС

Норма

Итоговая сумма совпадает с договоренностью, НДС выделен или указано «без НДС»

Тревожный признак

Расхождение в копейках, неверная ставка НДС

Нумерация

Норма

Номер уникален и следует по порядку

Тревожный признак

Дубли номеров или разрывы после ручного редактирования

Отправка счета клиенту

Готовый счет можно распечатать, сохранить в PDF или отправить по электронной почте прямо из программы. Для отправки из УНФ нажмите кнопку «Отправить» (конверт) в форме документа — потребуется настроенная учетная запись почты в разделе «Компания» → «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройки электронной почты».

При отправке программа прикрепит печатную форму в PDF и сформирует письмо по шаблону. Шаблоны писем редактируются в настройках — полезно один раз настроить вежливый текст с указанием срока оплаты и реквизитов, чтобы не писать его каждый раз вручную.

Обратите внимание: счет на оплату — не первичный учетный документ и не счет-фактура. Для НДС-отчетности после отгрузки отдельно оформляется счет-фактура (или УПД), который в УНФ создается на основании расходной накладной или акта.

Контроль оплаты по выставленным счетам

После проведения счет появляется в списке ожидаемых оплат. Откройте «Продажи» → «Счета на оплату» и настройте отображение статуса оплаты: УНФ автоматически сопоставляет поступления на расчетный счет со счетами по контрагенту и сумме. Оплаченные счета подсвечиваются, частично оплаченные показывают остаток.

Для общей картины используйте отчеты: «Дебиторская задолженность» и «Оплата счетов» в разделе «Деньги» или «Продажи». Они покажут, какие клиенты задерживают оплату и на какие суммы. Если счет не будет оплачен, его можно отменить или пометить на удаление — при этом связанные документы (заказ) останутся в базе.

При загрузке выписки из банка (раздел «Деньги» → «Банк» → «Поступление на счет») программа пытается автоматически привязать платеж к счету. Проверяйте корректность привязки: если у клиента несколько открытых счетов на похожие суммы, автоматика может ошибиться, и задолженность «повиснет» не на том документе.

Частые вопросы

Чем счет на оплату отличается от счета-фактуры в УНФ?

Счет на оплату — это предложение оплатить товары или услуги, он не влияет на налоговый учет. Счет-фактура — документ для НДС, оформляется после отгрузки на основании расходной накладной или акта. Оба документа существуют в УНФ независимо и решают разные задачи.

Можно ли выставить счет без НДС?

Да. Ставка НДС подтягивается из карточки номенклатуры или настроек организации. Если организация работает без НДС (например, на УСН), установите в карточке товара ставку «Без НДС» — в печатной форме появится соответствующая пометка вместо суммы налога.

Как изменить уже проведенный счет?

Откройте документ, внесите изменения и снова нажмите «Провести». Если по счету уже зарегистрирована оплата, программа предупредит о связи — сначала оцените, не нарушит ли изменение суммы соответствие с платежом. При существенных изменениях клиенту нужно отправить новую версию счета.

Почему в печатной форме нет подписи и печати?

Изображения подписи и печати задаются в настройках печатных форм организации. Откройте карточку организации или раздел настроек печати, загрузите файлы изображений и повторно сформируйте печатную форму. После обновлений конфигурации проверяйте, не сбросились ли настройки.

Как выставить счет в валюте?

В карточке договора с контрагентом укажите валюту расчетов, после чего в счете появится возможность выбрать валюту и курс. Программа пересчитает рублевый эквивалент по курсу на дату документа. Учтите, что оплата от клиента должна приходить в той же валюте, иначе возникнут курсовые разницы.

Клиент оплатил, но счет висит как неоплаченный. Что делать?

Откройте документ поступления на счет и проверьте, к какому счету привязан платеж. Если привязки нет или она неверна, укажите нужный счет вручную в поле «Счет на оплату» платежного документа и перепроведите его. После этого статус счета обновится.